认识Excel

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2020-01-19 · 技术研发知识服务融合发展。

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一、启动Excel 2003

启动Excel 2003，常用的方法有以下三种：

方法一：单击Windows任务栏的“开始”按钮，单击“程序（P）”菜单中的“Microsoft office”下的“Microsoft office Excel2003”程序项（图5-1）。

图5-1

方法二：双击Windows桌面上Excel的快捷图标

。

方法三：打开一个已经存在的Excel2003工作簿文件。

Excel启动成功后，系统自动创建一个包含有三个工作表的工作簿，其工作界面如图5-2所示。

图5-2

1.窗口简介

Excel窗口的结构与其姊妹软件Word的窗口结构相似，主要由标题栏、菜单栏、工具栏、滚动条、工作表、工作表标签、状态栏任务栏等组成，此外，Excel窗口中还有一些带有自身特点的界面元素。

在“工作表标签”处单击鼠标右键，可以插入新工作表、设定工作表的名称、标签颜色、删除工作表、排列顺序等。

名称栏：显示当前编辑的单元格的名称。

编辑栏：显示当前单元格中编辑的内容。

单元格：工作表中的每一个方格称为单元格，它是Excel的最小工作单元。在图5-2所示的工作表中，有一个单元格A1与众不同，它的边框被加黑加粗，像这样的单元格称为活动单元格。

单元格的默认名称由“列标”和“行号”组成，用以标明单元格在工作表中的位置。如果一个单元格位于B列第7行，则该单元格的名字为“B7”。

工作表窗口：用于显示当前工作表的内容。在Excel中，工作表以表格的形式出现，由65535行和256列组成。行号用阿拉伯数码来标识，范围是1-65536，列标用大写的英文字母及其组合来标识，范围是A-IV。工作表窗口是输入、计算数据及编辑、排版的地方。单击工作表窗口右侧和底部的滚动条，可以浏览工作表上未显示出来的数据。

工作表标签：Excel编辑的文件称为工作簿。工作簿是由若干张工作表组成的，一个工作簿文件最多可以有255张工作表。工作表的名称就是工作表标签，用户可以根据实际需要增加、删除工作表，或者给工作表重新命名。单击工作表标签可以切换当前工作表。

标签滚动按钮：单击标签滚动按钮，可以选中需要操作的工作表，在标签滚动按钮栏中，单击鼠标右键，可以弹出工作表标签列表，移动鼠标，指向需要的工作表，单击鼠标左键，可以选中该工作表。

2.鼠标指针

空心十字：移动鼠标到工作表窗口中，鼠标指针呈空心十字形。此时单击鼠标，可以选中行、列、单元格区域。

左箭头：移动鼠标，指向活动单元格的边框，鼠标指针呈带有移动标志的左箭头形，此时拖动鼠标可以移动单元格中的内容；移动鼠标，指向菜单栏、工具栏，鼠标指针呈左箭头形，单击鼠标，可以执行菜单命令或执行各种工具栏按钮的功能。

带加号的左箭头：移动鼠标，指向活动单元格的边框，按住Ctrl键，鼠标指针呈带加号的左箭头形，此时移动鼠标，可以复制活动单元格中的内容到目标处。

双向箭头：移动鼠标，指向行标（或列标）间的分隔线，鼠标指针呈双向箭头状。拖动鼠标，可以改变行的高度（或列的宽度）。双击分隔线，可以自动调整行的高度（或列的宽度）。

小黑十字：移动鼠标，指向活动单元格的右下角，鼠标指针呈现小黑十字状，称为填充柄。此时拖动鼠标可以将单元格中的数据自动按序列或公式填充到拖过的行或列中，填充结果与单元格中的数据类型有关。

I型光标：双击某个单元格或左键单击编辑栏，鼠标指针呈现I型光标状，此时可以向单元格中输入数据。

3.Office助手

启动Excel时，屏幕上往往会显示“Office助手”图标，单击这个图标，在它旁边会显示出一个黄色的矩形框，单击框中的某个选项，屏幕上会显示出有关的帮助信息。

右击Office助手图标，再单击“隐藏”选项，可以关闭Office助手图标；单击常用工具栏中的Office助手按钮

，可以出现Office助手图标。

4.工作簿与工作表

Excel中，工作簿类似一本“书”，而工作表就是这本书的“页”。默认情况下，打开一个工作簿时会同时打开三个工作表，分别称为Sheet1、Sheet2、Sheet3。一个工作簿最多可以打开255个工作表。工作簿中除了可以存放工作表外，还可以存放宏表、图表等。

5.单元格、单元地址及活动单元格

（1）单元格长方形的“存储单元”。

（2）单元地址列号+行号，如“A4”表示“A”列第“4”行；Sheet3！A5表示Sheet3工作表中的第A列，第5行。特别提示：“！”表示引用工作表。

（3）活动单元格指正在使用的单元格，在其外有一个黑色的方框，这时输入的数据会被保存在该单元格中。

任务1：建立如图5-3所示的新生入学统计表。

操作步骤如下：

1.创建工作簿

启动Excel成功后，系统自动创建含有3个工作表的工作簿。

2.输入数据

在Excel中，所有存储在工作簿中的信息都是数据，Excel将所有的数据归纳为字符型数据（文本）、数值型数据（数值）、公式三种类型，不同类型的数据有不同的操作方法。

图5-3 新生入学统计表

字符数据：包括中文、西文或与数字的混合。在默认的方式下字符型数据（文本）靠左对齐。

数值数据：可参与运算的数据，如学生的各科考试成绩等。在默认的方式下数值型数据（数值）靠右对齐。

（1）输入文本

①单击选中A1单元格，输入文本型数据“编号”、单击B1单元格（或单击Tab键），输入文本型数据“姓名”，按此方法分别在C1、D1、E1、F1单元格中依次输入“身高”、“出生年月”、“语文”、“数学”。在输入文本型数据时，如果单元格列宽容不下所输入的文本字符串，可占用相邻的单元格。如果相邻单元格中已有数据，则截断显示。

依此分别向B列各单元格中输入数据至B6单元格。

②输入以数字“0”开头的文本字符时，先输入一个半角的英文“’”号后再输入以数字“0”开头的文本字符。

单击A2单元格，先输入一个半角的英文“’”号后，输入001并回车，便在A2单元格中输入了“001”并靠左对齐。单击A3单元格，输入“’002”并回车。

③输入日期或时间。选择单元格，键入日期或时间数据并按Enter或Tab键。输入日期和时间时，用斜杠（/）或减号分隔日期的年、月、日部分。例如，2007/01/27或27Jan-07。输入当前日期用“Ctrl+；”，输入当前时间用“Ctrl+Shift+：”。

单击D2单元格，输入1992-4后回车，在D2单元格中出现了“Apr-92”并靠右对齐。原因是单元格默认的日期格式造成的。为了适应中国人的习惯，我们要对单元格的日期格式进行设置。

首先，选定D列矩形分布的连续单元格区域。当鼠标指针呈空心十字时，单击起始单元格D2，拖动鼠标到结束单元格D6，释放鼠标，则以D2与D6为顶点的矩形区域（D2：D6）的连续单元格被选中，它们四周的边框被加黑加粗，并反相显示。

然后，在“格式（

）”菜单中单击“单元格（

）”，选择“数字”选项卡，选中“日期”及用户所需的格式如图5-4所示，单击“确定”，D2单元格中的日期变为“1992年4月”。此后，可依此向D列各单元格中输入数据至D6单元格。其中的格式是统一的。

图5-4

（2）输入数值在C2单元格中输入数值“157”按回车键，然后在C3单元格中输入“169”。依此分别向C列、E列、F列各单元格中输入数据至C6、E6、F6单元格。

3.填充有序数据