Question

如何组织一次好的会议？（干货）

Answer 1

怎么的会议才算好？个人理解，能够解决问题，达到会议目的的会议就是好的，那些带来难题、浪费时间的会议是不好的，低效的，甚至是无效的。

怎样组织一次高效地会议？

必须是会前有准备，会中有效率，会后有执行。

首先，会前准备。

一、确定会议时间。事前咨询与会决策领导时间，尽量选择一个大部分领导都能参加的时间。或者由大领导拍板会议时间。

二、确定会议地点。一般选在单位正规会议室，或者相应会议规模需求选择的酒店会场。

三、确定会议主题和议题。根据会议类型来确定。比如纯总结类，布置工作类会议，可直接咨询大领导意见。比如日常办公会议，可收集各部门的意见，收集议题和上会材料。比如专题会议，直接根据发起者意见确定。

四、发布通知。通知上必须明确会议时间、地点、会议主题、会议议程、参会人员以及对参会人员提出的要求。如果涉及费用，也需明确费用标准等。如果因各种原因，无法一次发布信息明确的通知，也可以提前发预通知。

五、会场准备。

(一)根据需求，摆放桌椅，有U字型，回字型，课桌型……

(二)摆好席签。

1.会议席签和用餐席签摆放不一致，用餐时，左手比右手大；开会时，右手比左手大。

2.一般情况下，有显示屏或PPT的，主要领导以面对大屏展开排位。如果无，一般大领导座位位于面对进门口的会场位置的中间。如果有其他单位贵宾参会，一般贵宾列坐面对进门口的会场位置，我方根据大领导坐于贵宾对面中间位置先右后左排开。

(三)提前在位置上布置上会材料、纸笔、水等。

(四)提前准备好并测试好话筒、PPT、投影、宣传片等。

(五)大型会议，需准备好领导发言稿和主持词。若有对外宣传需求，需提前联系媒体，准备好会议通稿。

(六)大型会议需在外召开的，要联系好酒店，做好用车、住宿和用餐安排。

其次，会中注意（ 随机应变 ）。

(一)主持人了解会议议程，掌握并控制会议时间。无特殊需求，遵循会议议程安排进行。

(二)做好会议录音和摄像。如果系重要大型会议，可安排全程录像。

(三)如需对外宣传，安排专人对接媒体需求。一般会议快结束时发布新闻通稿。

(四)茶歇或会中休息时可安排播放音乐。（一般大型会议安排。）

(五)会议进行期间，要尽量保持好会场环境。时刻关注周围噪音，光线。若含有机密内容，要有专人在会场外把门。

(六)若会上播放宣传片，要及时关灯，确保效果。

再次，会后执行。

(一)做好会议记录，发布会议纪要。以文件形式明确会议精神，成果和各方职责。

(二)若有新媒体平台，根据会议机密情况明确是否发布会议信息。需对外宣传的会议，需及时跟进与会记者，确认媒体发布信息是否有负面信息。

(三)专门部门和专人督促会议明确事项的落实。