Question

如何安排好工作人员分配，不仅仅是减少任务量那么简单

Answer 1

俗话说：“计划没有变化快！”

下个星期正好是我的白班，一个月就那么一次，一次就一个星期。正好呢，我们公司安排职工体检，时间是下个星期。

这两个事件有了冲突，上班是必须的，体检时间又定好了的。不去体检，有的项目又是必须的，关系到一些职业病。

本来这很简单，上报领导，领导和早班需要对接的部门沟通，把工作任务在下个星期的某一天提前，或者分散到其他几天做，然后这一天去体检。

很完美，对吧。问题来了，为了不影响工作，上早班的其他同事出了个主意，就是下个星期每天去一半的人体检，剩下一半的人完成工作任务，到另外一天对调。

如果只能有一半的人工作的话，肯定会影响工作效率，工作时长必然会延长。这也是预料之中的，但效率下降只是其中表面上的一个因素，还有一个更重要的因素在于，在配合的时机上会出现偏差，也就是人们常说的：“抓打不开”。

一个人所能面对的同时处理的任务数量是有限的，再加上不同人的能力不同，擅长领域不一样。

有的人擅长多任务同时处理，而且逻辑关系处理恰当，即便是速度上起不来，但也不会影响工作进度，时间上也不会出现空档；

那有的人呢，只擅长单任务处理，再加一个任务，大概率会混乱，不止是脑子混乱，还有手脚不协调，进而焦虑，效率上不去已经是小事了，灾难性的是根本动不了，或者一团糟；

上面是最常见的两种人。最擅长多任务处理的人可以同时处理的任务数量也有限，超过了也会变成第二种人。这里又会分出一种人，处理多任务的时候，注意力集中，容不得多加一件事，特别是紧急任务。比如：必须把手上的事停一下，优先处理刚刚从其他部门接到的，必须马上二次加工的产品，客户等着要。无疑这也是灾难性质的。

接下来，在人员安排的计划中，总得有一些缓冲，也就是说即便出现那么一个人有紧急情况，比如最简单的，拉肚子，体力不支，即便人来了，战力也仅仅算是半个人。那么，工作人员在完成当天任务的计划安排中，就必须要有人补位。

一下子不见了半数的人，综合了以上几方面的原因。效率下降和工作时长延长已经算是小事，更大的事情在于，工作无法开展，或者开个头，进行到中间被迫停下，解决出现的问题，比如抓打不开的问题。

更有甚者，因为精神高度紧张出现有的细节无法关注到而出现的差错。虽然在正常工作中，这些也是无法预料的，但在互为后盾的工作人员缺乏的情况下，差错概率会大大增加，优先处理差错还是继续流程，不管怎么选，工作整体已经无法再和一般流程相比了。

看上去是有点危言耸听吧。

实际上，我的经验告诉我，多一个人和少一个人，情况完全就是两回事，仅工作时长来说，多一个人的时长可以缩短将近三分之一。更不要说在差错发生的概率方面了。

所以，这样的工作安排出现了和临时安排冲突的情况。如何修正，领导方面不应该仅仅考虑减少任务量了事，而是应该整体考虑，多方考虑。

毕竟还有一个关键环节是我们无法控制的，那就是其他部门，我们无法让其他部门听我们如何安排。我们所能做的仅仅是沟通，别的部门如果有心和我们配合还好，如果还是公事公办，出了什么问题，人家就会怪我们自己内部没有协调好。