邮件抄送,密送的区别是什么?
在电子邮件中,抄送与密送的区别如下:
1、抄送:意味着只是让被抄送人知晓此事;被抄送的人没有义务对邮件予以响应,当然如果被抄送的人有建议,当然可以回邮件。
2、密送:即收信人是不知道邮件发给了密送的人了的。
另外,被发送的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应的。
发送、抄送中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。
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邮件回复技巧:
1、及时回复E-mail。收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是必不可少的,这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时。
如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时的回复说“收到了,我们正在处理,一旦有结果就会及时回复,云云”。不要让对方苦苦等待,记住:及时作出响应,哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。
2、进行针对性回复。当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。不要用简单的,那样太生硬了,应该进行必要的阐述,让对方一次性理解,避免再反复交流,浪费资源。
3、回复不得少于10个字。对方给你发来一大段邮件,你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字,显示出你的尊重。
4、不要就同一问题多次回复讨论,不要盖高楼。如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越RE越高,这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结,删减瘦身,突出有用信息。
5、要区分Reply和Reply All(区分单独回复和回复全体)。如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行了;如果你对发件人提出的要求作出结论响应,应该replayall,让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人的提出的问题不清楚,或有不同的意见,应该与发件人单独沟通,不要当着所有人的面,不停的RE来RE去,与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
点击“回复全部”前,要三思而行!
6、主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复,浪费资源,可在文中指定部分收件人给出回复,或在文末添上以下语句:“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考,无需回复”。