Question

【ERP平台】外贸企业如何在SAP环境下提高业务成本数据质量

Answer 1

首先，外贸业务中涉及的成本项目种类繁多，并且每种成本的结算方式都不同，财务人员很难准确地对每笔成本进行核定。其次，由于财务与业务的高度集成，与成本相关的会计凭证都不是由财务人员制作的，而大多是由业务部门操作人员来完成的。因此，如何运用SAP系统提高成本数据质量，就成为公司财务管理人员最关注的问题。
一、SAP系统中采购收货和发票校验的处理逻辑
采购收货和发票校验是执行采购订单的两个重要环节，与业务成本数据质量密切相关。采购收货属于采购部门和物流管理部门的职责范围，通过采购收货产生库存商品。收到发票后，通过发票校验实现应付账款挂账。采购收货和发票校验动作完成后，系统按照预先配置设定的科目自动生成会计凭证。商品采购科目在SAP系统中设置为“GR/IR”,主要用于采购收货和发票校验时的过渡科目。
按照采购收货和发票校验的先后顺序，可分为以下两种情况：
1. 先收货，后收发票（以下简称“先货后票”）：在执行采购收货操作时，系统按照采购订单中的货款和其他成本项目的单价预估该批库存商品的总价值。在结转成本时，系统按照当时的库存商品价值计算业务成本。在做发票校验时，若发票与收货存在价格差异(以下简称“价差”)，系统自动调整与该批货物相对应的库存商品价值或业务成本。
2. 先收发票，后收货（以下简称“先票后货”）：在做发票校验操作时，系统确定货款和其他成本项目的最终价格，执行采购收货操作时根据发票校验的价格计算该批货物的总价值。若收货数量多于发票数量，则多出部分的数量仍然按照采购订单中的货款和其他成本项目的单价计算库存商品的价值。
当然，对于分批收货、分批收发票的业务，可能会出现上述两种方式穿插发生的可能，上面所讲的系统处理逻辑仍然成立。若采购收货和发票校验数量存在数量差异(以下简称“量差”)，可以通过“维护GR/IR清算科目”对差异进行处理，差异部分调增或调减对应的库存商品价值或业务成本。
二、SAP系统运行环境假定
以外贸企业的进口业务为例，该业务涉及的成本项目种类较多，各种成本的价值量变化较大，因而其成本数据的质量管理更具有代表性。公司采购部门负责商品采购业务，采购订单输入和发票校验是其主要的SAP操作；物流管理部门作为采购收货的执行部门，主要负责收货、控货和发货等物流环节的管理；财务部门负责业务成本的总体监控，并据此进行成本分析和成本预测、决策。
从公司成本核算明细到采购订单，所有成本均归集到对应的采购订单中。根据业务的实际情况，可能是“先货后票”、“先票后货”等。
三、提高成本数据质量的基础工作
首先，应夯实管理基础。我国外贸企业由于所有制和体制的多样化，管理方法与管理水平相差较大。大部分企业属于粗放式管理，缺少规范化和量化，难以适应精细化管理的要求。为提高企业管理水平和适应现代市场竞争的需要，当前最迫切的是要转变管理理念、重构组织架构、进行流程优化、转变业务运营方式和管理方式、营造良好的企业文化，等等。
其次，加强SAP操作人员的基础知识培训。一方面，业务人员除了具备必要的外贸业务知识外，还要掌握一定的财务知识，同时财务人员也要对外贸业务有一定程度的了解。另一方面，要让所有SAP系统的操作人员明白自己是会计信息的产生人员，会计信息的准确与否很大程度上依赖于其准确完整的业务操作。例如，关税是进口商品成本的重要组成部分，若业务人员采购订单中没有录入关税，在此情况下库存商品的价值中就不会包括关税；如果发票又不能及时收到，会导致成本核算偏差较大，不能反映出真实的成本水平。财务部门要发挥主导管理的作用，从财务的角度帮助操作人员规范业务操作。
第三，强化流程意识。业务人员不能单纯地认为做好自己或自己部门的工作就万事大吉了。SAP系统的实施已打破了过去职能部门间的工作界限，一项工作任务需要流程中的所有部门参与合作才能完成。例如，一个采购订单的成本核算需要采购部门、物流管理部门和财务部门共同来完成，任何一个部门操作出现问题，整个成本核算工作就不可能有效完成。因此，需要从思想上打破部门间的壁垒，实现实时地沟通协商。
第四，编制基于业务流程的SAP岗位操作手册。由于SAP系统适用于许多行业，因此功能界面信息庞杂，有些字段的名称不太直观，操作难度较大。SAP项目组应将每个操作岗位的具体操作步骤用图表、文字相结合的形式详细列明，并注明每个操作环节的注意事项以及可能带来的后果，以有效避免因操作错误带来的数据不准确的后果。
四、提高业务成本数据质量的途径
一是采购订单输入时应注意的事项。在采购订单中应尽可能准确预估所有将要发生的成本类型，如货款、进口运费、保险费、进口关税、报关费、商检费、仓储费和国内运费等。若采购订单中的成本类型与业务执行过程中实际发生的成本类型存在差异，就会对成本数据造成影响，需要事后对这些差异做清理。对于每个成本类型，如果价格已确定，应把确定的价格作为该成本类型的价格。如果价格尚未确定，应综合考虑影响价格的相关因素，按照会计准则中最佳估计数的确定方法，把最佳估计数作为该项目的价格。对于以外币结算的成本项目，如果对该项目所涉及的外汇进行了套期保值，应把套期保值的汇率作为该成本项目的汇率。如果没有进行套期保值，应按照预计付款日银行的远期外汇牌价作为该成本项目的汇率。
二是发票与收货差异部分应注意的事项。为解决“价差”问题，应要求业务部门（主要是采购部门）每月及时取得购货发票，以避免采购订单价格偏差太大造成商品成本失实，尤其是销售周期较短的企业。对于当月确实无法取得发票的商品，如果价值量较大，需要在月底结账前由采购部门和财务部门共同确定商品估价，以确保价格相对准确；价值量较小的，因月底结账时间较短，可能无法完全采用上述方式，直接由采购部门相关业务人员确认估价即可。对于发票和收货的“量差”问题，可能是因业务过程中的实际损耗或过磅等原因造成的，也可能是操作人员失误造成的、虚假的量差，无论什么原因，公司均应落实到具体责任人员，由采购部门、物流管理部门和财务部门共同分析问题产生的根源并努力解决，确保企业严格按照实际业务情况进行系统操作，如实反映成本水平。对于真正的“量差”，应该在月底通过“维护GR/IR清算科目”功能对差异部分进行清理。最后，对于上述工作要落实到位，采购部门、物流管理部门和财务部门必须有一套相应的管理机制来指导和约束，并作为固定的流程确定下来。
三是发票校验操作部分应注意的事项。在SAP系统中做发票校验时，输入的数量必须准确，否则会造成成本数据失真。在做外币的发票校验时，若此时已付汇，则应把实际付汇的汇率录入系统，否则会造成业务成本数据与实际结果出现差异（虽然这部分差异与对应的汇兑损益可以相抵，不影响总体损益）。若此时尚未付汇，则应按照采购订单中汇率的确定原则输入汇率。对于已做发票校验的成本项目，若需要对上次的发票进行调整，可以通过事后借记和贷记凭证功能对成本进行增减调整。另外，不同的成本项目在发票校验中不能混淆，尤其是对于价格相差较大的成本项目。对于以外币结算并需要预付款的进口业务，在资产负债表日对往来账进行外汇评估时，按照款项的业务实质分析，不应对此预付款进行评估。
(作者单位：中国五矿股份有限公司)