Question

如何做好时间管理，制定工作计划

Answer 1

一、制定一个合理的工作计划
许多管理者常以“没时间”作为不做计划的借口.但是,越不做计划的人越没有时间.时间只给那些合理安排工作的人.“乱成一锅粥”就是那些不作计划的人的工作写照.因此,有一个概念可以引入,将做计划的“时间”当作一种节省时间的投资.
在无意外发生或无正当理由的情况下,最好不要修改计划,应尊重已订立的计划,否则就是浪费时间做计划了.
二、做好完善的工作记录
忘记上司交代给我们的事情,忘记下属向自己汇报的市场情况,约客户的时间和你要参加一个重要会议的时间竟然是相同的.每天总是要重复听那些已经听过的事情,干已经干过的事情,所有这些都是因为你没有一个好的工作记录.
工作记录可以让我们每天合理地安排自己的时间,提高工作效率,从而达到节约时间的目的.因此,一个习惯随时记录工作的人当然是一个高效的人.
三、确立目标
我们在工作中经常遇到各种各样的事情,自己的事情、别人的事情、紧急的事情、重要的事情、或者是闲散的事情,我们该怎样分配自己的时间,有效地完成这些工作呢?以下几点原则可供参考：
1.要事永远放在第一位
现实生活当中,许多事情并不是独立的,往往是交叉重复的.当制定了计划和目标,合理地将时间分类后,这时出现了一个矛盾,许多事情都需要在同一时间完成,而你又分身乏术,例如：你正要去和客户谈生意,秘书却告诉你一个重要客户投诉需要你亲自处理…….类似这些事情总是在干扰着每一个人的计划和目标,那么该怎么处理这些矛盾呢?
首先将事物以紧急性和重要性为标准分为四大类,如下图.
紧急而且重要的事情：危机、紧急的问题、有限期的任务、有限期的准备事项、有限期的会议.
重要而不紧急的事情：准备事项、预防工作、价值观的澄清、计划、关系的建立、真正的休闲充电.
紧急而不重要的事情：干扰、信件报告、突发事件,许多凑热闹的活动.
不重要不紧急的事情：细小而忙碌的工作、一些电话、浪费时间的事、逃避性的活动、无关紧要的信件、邮件、party、聚会.
高效能的人士在处理工作中掌握了一个基本原则：要事第一原则.他们总是先处理右上象限的“重要而紧急的事情”.在工作生活当中,他们处理问题的焦点是要事,尽可能处理那些“重要而紧急的事情”和在左上象限上的“重要而不紧急的事情”,从而减少右下象限的“紧急不重要的事情”的发生.他们知道不要被那些琐碎的小事所牵绊,不能把宝贵的时间花在“灭火”的工作上.所以高效能人士总是有充足的时间做更多的事情.
2.确立正确的目标
孔乙己知道“茴”字有四种写法,可见其当初对学习何其努力,但是这种学问在现实生活中没有一点意义.这说明他错误地订立了学习目标,事倍功半.
3.确立切合实际的目标
一个不切合实际、凭空想象、好高骛远的工作目标,惟一的作用就是浪费制定者、执行者的时间.
4.目标必须书面列明
我们应把书面列明目标当作一个协议,一个与自己签订的协议,上面规定了自己应尽的各项义务,必须很努力地工作才能确保遵守协议,这是提高工作效率的动力源泉.
5．目标必须有时限
给自己一个工作完成时限往往是提高效率的好办法,它能避免将大量的时间用于内因消耗上,时刻提醒你现在已经是该做事情的时候了.很多销售人员都有这样的经验,自己需要完成的工作总是在最后半小时或者是最后一个晚上熬到半夜才做完,而在开始做这项工作之前的许多时间里,虽然无所事事,却不断安慰自己还有很多时间去做它.我们需要切实可行地给自己安排一个目标时限,确保按照计划执行.
四、选择完成工作目标的途径
1.合理分配自己的工作
将自己的工作分门别类列出明细,然后再按照一定的属性归纳：如：A.必须自己完成的工作；B.可以交给别人完成的工作；C.需要和同事协同才可完成的工作……,然后再分别判断这些工作的重要紧急程度,一项一项去完成.为提高自身的工作效率和工作质量,笔者建议在同等重要和紧急的工作当中,先集中精力去完成“必须由自己才可完成”的A类工作,然后再完成C类“需要和同事协同才可完成的工作”,至于B类工作,最好交与别人去完成,这样就会有时间去完成更多自己应该做的工作.
很多管理者在这一点容易糊涂,将自己大量时间消耗在那些谁都能干的日常事务当中,而没有时间对核心工作多做一些.从这个角度来说,“授权”是一个节省时间,提高工作效率的好办法.
2.寻找最佳完成途径
将每一项工作的完成途径逐一列明,从中找到最佳完成途径亦是一个好办法.
3.提前列出工作日程表
实践表明,《工作日程表》可使工作有更多的计划性,保证我们准确无误地按照“要事第一”的原则做事情,避免那些不重要的突发事情、社交应酬等对你的干扰.工作日程表的形式各种各样,最常见的如上表.
时间对任何人都是公平的,不以人类意志转移而改变,只有那些合理安排时间、运用时间的人,才有可能取得更高的工作效率!

Answer 2

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