Question

如何才能提高律师事务所办公效率

Answer 1

一．信息化应用背景 律师事业发展的规模化和专业化，对律师的管理提出了现代化的要求。随着IT产业的迅猛发展，实行网络化管理，已成为实现律师业现代化管理的重要途径。相比其它行业，律师行业的专业性、独立性很强，事务所中的各个律师除共同合作办理的案件之外，彼此之间的工作很少有交叉的地方。实践中总是根据不同案件的需要，几名律师及助理进行组合，分工负责、共同承办一个案件。律师事务所中，尤其是有一定规模的事务所，每名律师都根据自身的优势有其专攻的方向，例如负责知识产权的，不会涉及到刑事案件；负责诉讼案件的，不会干涉到非诉的部分；专门负责涉外部分的，很少涉及国内的案件。律师不是“万金油”，他们在纷繁复杂的案件中各司其职，共同合作以最优的方式实现案件的办理。因此，实践中的情况常常是，每名律师的手中有多个不同的案件，每个案件互不相关，并且当事人、合作对象也不一样，然而每个案件却又都同时进行着。在复杂的合作办案过程中，某位律师分别牵扯到了与多个不同合作伙伴的关系，再加上他们很可能不在同一个地方办案，因此他们之间共享联系人、互换文件、数据、彼此之间的无障碍沟通协作十分重要。另外，律师行业十分注重证据的保持，因此，文档、电子邮件在日常工作中占有很大比重，其往来证据与数据的安全保密性总是摆在首要位置。目前，在律师事务所中，局域网和广域网接入已经得到较为广泛的应用。此类应用主要表现在两个方面：内部主要应用为网络会议、案件讨论、信息发布、资源共享、人员管理、财务管理、业务管理和事务所内各机构之间的沟通协作等；在对外方面主要体现为事务所之间的业务交流、事务所与主管部门之间的工作联络以及事务所与社会之间的公众监督等。OA系统应用的特点 目前律师行业的信息化建设距离律师行业自身的特殊要求尚有较大距离。主要表现在以下几个方面：■ 集成化问题：使用多种通讯工具和不同的电子邮件客户端工具造成信息分别存储于各种不同的媒介和档案中，无法进行快速查询；大量电子邮件中的正文与附件都自成体系，查找某一文件时常出现混淆；众多的常用文档充斥，其导入、存储、检索、修改与维护的方式各不相同，应用起来费时费力；■ 协作性问题：网络会议由于各律师对于案件了解程度不一，准备不足，经常流于形式；无法共享其他律师掌握的案件和联系人资料，相互之间会出现重复工作的现象；无法及时知晓其他合作律师的日程安排，很难及时召集合作办案人员开会、讨论案情，以致协作办案过程出现困难，工作被延误；■ 动态化问题：一份文件常必须由多个律师经手，但每人侧重的点及权限各不相同，在文件的流转过程中常会出现交叉与失误；由于律师经常外出办案取证，信息快速变化，难以实现对于案件进程的动态化监控；涉案人员，包括律师、助理、委托人和证人在案件进行中都有一定的动态变化，造成沟通困难；■ 移动性问题：外出办案时常脱离局域网环境，无法与事务所及时进行资料、案情互动；长时间处于车辆、飞机上，大量时间碎片不能得到良好的应用，工作效率低下；■ 保密性问题：由于律师事务所工作的特殊性，如果大量机密信息与文件只能通过外部电子邮件或者外部通讯工具进行传递，很容易被监听获取，安全性缺乏保障；二． 景尚科技OA解决方案经过对律师行业的深入研究，景尚科技总结过去的实战经验，采用国际上先进的协同应用管理思想作为主要理论依据，提出如下观点：律师行业要想解决现阶段所面临的管理问题，满足律师行业发展需求，就必须引入先进的协同应用管理理念和律师事务所协同应用系统。推行协同应用系统后会给律师事务所带来什么好处？针对律师行业的需求特点，通过景尚科技OA构建的协同应用平台将给律师事务所带来一个完美的诠释并且协助律师事务所达到一切随需而变的目标。通过景尚科技在律师行业解决方案，律师事务所可获得专门针对律师行业设计的各类管理工具和业务流程，并提高律师事务所的竞争力，最终获得盈利。景尚科技OA能将当今最先进的协同技术与景尚科技对律师行业的深入理解全面地结合起来，为律师事务所提供最佳的技术服务，最终解决信息资源即时传递、流程配置、流程管理、跟踪和分析用户行为等跨组织流程核心的问题。系统能让用户能够真正享受到由协同软件所带来的商业利益：如直接与律师事务所分散在各地的委托人或业务伙伴进行沟通，进行信息共享，有效提高办案效率、规避行业风险等。系统帮助律师事务所对各类业务关系进行日程计划和安排，以便更好地维系客户和协作关系。系统支持手机、PAD使用。为经常移动办公的律师提供了良好的工具和手段。在律师进行实地调查和取证时，帮助分散在各地的律师迅速、有效地发现案件中存在的问题，发出取证信息、现场需求以及要求获得相关的法律法规支持等，达到及时、高效地与组织交换信息的目的。同时，系统通同Intel倡导的移动计算的完美结合帮助律师在旅途中充分利用时间碎片进行办公和交流，大幅度提高工作效率。在系统中建立律师业务协作区，既可以满足律师机构内部协同工作的应用，又能够实现律师机构与客户之间的交流、沟通。协作区能帮助律师事务所管理、追踪及控制分散在各地的办案人员和客户、以及整个案件受理周期，从而对各类成本和业绩均能了如指掌，同时也能让委托人能更有效地进行案件受理进度了解，使律师事务所和委托人之间能完全打破信息孤岛，全方位交流案件状况。协作区还能够向律师事务所提供决策所必须的来自各方面的准确、实时的信息。通过这个协作平台，律师事务所可以改善与竞争对手之间的关系，可以共同交流办案经验，提高客户成长率，实现共赢；也可以进一步巩固和已有客户的关系，聆听客户心声，拓展业务分类，完善服务质量，实现双赢；也可以实现事务所内部的信息共享和传达，使律师行业用户与不同时区、地区、不同系统的各业务伙伴组成动态的合作关系以适应多变的市场需求，提高敏捷的市场响应能力。而对于固定流程中的问题，律师机构能够通过系统工作流引擎针对行业的特点进行流程定制，使律师业务处理的流程更加自动化和更有效率，从而全面提高运作效率。以此提升律师机构的市场反应速度、应变能力和市场竞争力。

Answer 2

　　提高律师事务所的办公效率，需要从以下几个方面来做：

1. 完善机制，简化管理流程。律师事务所应根据业务范围和自身的实际情况来设置内部机构架构，部门不应设置过多，也不应过少。部门设置过多，就可能造成部门间的职能或职责有重叠，容易滋生部门相互推诿，大大增加部门之间的协调时间；部门设置过少，就可能造成部门职能或职责覆盖范围不到位，容易造成管理空洞。要明确、规范领导出差或不在公司期间，事务所的日常事务授权或设有专人代行处理，不能因领导不在而让许多事情无法进展下去。

2. 领导应勇于担当，作出表率作用要提高事务所的工作效率，关键在于提高领导层的工作效率。因为很多事情都需要征得上级领导的同意后，才可由一般人员去具体办理和执行。

3. 转变观念，充分利用办公自动化。过去传统的管理方法和手段，已日益显得不能完全适企业发展的需要。随着通信、网络技术的迅速发展和广泛运用，办公自动化已成为企业管理的一种新工具。

Answer 3

流程化的数据处理平台（武汉一格空间科技有限公司）

为协助企业工作，节约运营成本，本公司研发出一款流程化的商业智能编辑器，使用者通过编辑器利用拖拽方式选择数据及其他一系列处理流程，从而使数据可以自动进行流程化处理，全方面提高工作效率。

 

一、整体介绍

 

上部：工具栏（撤销、重做、粘贴、删除、放大、缩小保存、运行按钮）

左侧：数据选择控件和常用分析方法以及可视化方法

中间：工作环境，所有数据和操作均拖拽此处并使用箭头连接

右侧：各个节点的配置及数据预览。支持配置计算所需的相关参数以及配置节点名称等，可在底部预览数据源及各个计算节点的数据详情。

 

该编辑器目前支持 Excel、CSV、TXT 等常用文本文件，用户只需将所需处理数据数据上传即可进行操作，支持十几种常用分析方法（两个数据连接、数据两个字段计算、字段格式化等；支持折线图、柱状图等）的自动绘制，计算结果可以直接生成图表。选择好数据源和相应计算后点击运行按钮即可实现整体运行，并可预览计算结果或结果图表。

 

二、支持地理信息数据和计算

 

目前该版本主要针对常用的文本格式，其实文本格式也是时空数据的一种，如传感器观测数据等，其基本分析方法也有雷同之处，如判断空值、数据过滤等分析操作。

 

同时本项目已在后台支持其他常用时空数据的处理，如 SHP 等矢量数据、 TIF 等栅格数据，并实现了诸如缓冲区分析、数据空间切割、 NDVI、坡度、坡向等常用 GIS 分析方法。将这些空间数据和空间分析方法配置成流程后，即可实现空间数据的流程化分析。

 

三、功能扩展

 

除可以进行常用的商业智能分析以及 GIS 业务分析外，还可进行诸如数据质量控制，数据生产等操作。

 

如：用户可以配置一个数据质量控制流程，对所有待入库的数据执行同样的流程，即可实现数据入库的质量控制，自动的分析哪些数据是达到质量标准的，哪些数据是未达到质量标准的，从而实现自动化的质量控制。

 

用户可以配置一个数据生产流程，通过使用系统中的某个数据配合其他数据和分析方法，实现新数据的生产，当有大批量的数据需要进行生产时 ，只需要对此系列数据执行此生产流程，即可实现数据的批量自动化生产。

 

四、说明

 

这是本公司对数据处理以及空间数据处理的一次全新探索，旨在让用户使用最简单的方式和最少的操作实现对已有数据价值的分析和挖掘，并能够产生诸如质量控制和数据生产等附加价值。

 

注：目前仍为内测版本，待稳定后在此处放出试用地址。欢迎留言或 EMAIL：support@phitrellis.com

Answer 4

OA系统为律所行业打造的标准化案件管理体系，以项目管理贯穿案件整个服务过程，通过统一的电子业务流程整合上下游资源，快速规范审批、智能记录办案文件，全面简化律师办公、服务过程。

1、以“职能”为标准，统一律所办公

为了促进协作，OA集成各类专项业务系统，统一律所工作台，打通律所与律师、律师与客户及案件之间信息渠道，实现集监管、执行、查询、沟通于一体的案件管理体系。

2、以“案件”为核心，统一律所业务

为了提升律所业务管理效率，整套系统的搭建完全依照律所业务规律，围绕办案过程中的“案件—工时—客户”三大版块一一拓展场景，查询、执行、审核更方便。

案件规范管理，提效率：标准电子化案件管理体系，可以通过事前审核、事中监管、事后核查减少案件管理麻烦。

工时精准统计，控成本：律师可以每天通过OA系统定时上报工时、注明工作内容，为了防止遗忘OA还可以智能提醒；通过和其它业务系统集成，每位律师的工费只要提前设置结算条件，就能精准核算出具体收入情况。

客户全程跟踪，优服务：OA集成CRM客户系统，可以为律所形成自己的客户资源库，客户、相关人员信息一一存档。

数据智能分析，强判断：与智能报表的集成可以借助大屏数据分析功能为律所直观呈现结果。

（大数据分析看板：以上数据全属虚拟）

分析业务：通过分析业务收入比例了解律所核心业务变化；了解哪类案件数量接办最多，知道自己最擅长案件。

分析律师：了解每位律师办理过哪些类型案件，通过创收比例分析哪些律师业务能力较强，方便合理调配工作。

分析客户：对全面每个时段进行客流分析，掌握市场需求变化，未来及时调整战略。

分析收款：从不同收款金额的比例、了解营收组成情况，清楚律所大小案件比重。

分析成本：从不同维度呈现律所费用投入情况，哪些项目费用成本高，及时合理调控。

规范业务、打通信息壁垒，用智能协作的办公体系重塑律所业务管理质量。