有效沟通的技巧
有效的沟通是要在适当的时候向适当的人传达适当的信息,对方理解后做出期望中的回应。 如果接收者没有收到发出的信息,或者没能按照发送者的期望理解和接收信息,那沟通是无效的。 “沟”是手段,是方法;“通”是目的,是结果。 为了达到有效沟通的目的,在沟通过程中要注意以下原则:
(1)态度真诚。 “沟通从心开始”,沟通不仅是信息的交流,也是心灵的交换,双方都必须是积极的和真诚的,只有真诚地进行沟通,才能取得最佳效果。
(2)找准立场。 要知道,人在任何场合说话都不能是随心所欲的。 沟通不仅要明确目的,也要清楚自己的“位置”。 找准立场就是要在明确沟通目的和自己在沟通中所处地位的前提下,角色定位准确,说话得体。如面对长者、上级或资历比自己深的人,表达自己的想法时,应该尽量低调,不可过于张扬;面对下级、资历比自己浅的人,应该把姿态放低些,以拉近心理距离,切不可高高在上,盛气凌人。不论在什么场合,表达自己的观点时都不要过于强调自我,应该更多地站在对方的立场考虑问题。
(3)顺应风格。 不同性格的人在沟通中的表现各不相同;不同的组织文化、不同的业务部门,沟通风格都会有所不同。一家欧美的IT公司员工与生产重型机械的日本公司员工的沟通风格肯定大相径庭。同一个企业的HR(人力资源)部门的沟通方式与工程现场的沟通方式也会不同。 沟通要注意组织成员的沟通风格,注意留心对方表达观点的方式。 假如大家都是开诚布公,那么就可以有话直说;倘若大家都喜欢含蓄委婉,那么就要注意一下说话的方式。 总之,要尽量采取大家习惯和认可的方式,避免特立独行,招来非议。
(4)及时沟通。 绝大部分信息都是有时效性的,因此沟通的有效性与时机密切相关。例如,在组织管理中,上级对下级的工作任务部署安排,下级对上级的工作请示汇报,同级之间的工作协调配合,等等,都是有时间要求的,即使是领导对下属的表扬与批评,也必须是在适当的时机才能获得期望的效果。所以信息沟通应该遵守及时性原则。
二、有效沟通的技巧
1.牢记说话的三要素
在沟通中,说话要牢记三个要素, 即主体的修养性、信息的全面性、客体的针对性。
(1)主体的修养性包括一个人的思想境界和观念立场、心理素质(如坚定的意志品质、积极稳定的情绪、敏捷的思维等)、文化知识以及语言艺术等。
(2)信息的全面性是指表达要不遗漏,没有多余。 在面对面的口头沟通中,信息的载体分为三类,即 措辞、语气和非语言。 研究者认为, 一般情况下,措辞(说什么)约占信息量的10%,语气(怎么说)约占30%,各种非语言信息约占60%。 可见,沟通中这三个方面都应该加以注意。说什么虽然从量上只占很小的比例,但它是最显性的,是基础。措辞使用的原则是:应该说的必须说,如必要的文明礼貌用语等; 禁止说的不能说,如否定语、蔑视语、烦躁语、斗气语等,这类语言不仅说了无益,而且会产生负面作用; 可以说的尽量说。怎么说指说话的音量大小、语速快慢以及语气的抑扬顿挫等,这些对沟通效果都会产生影响。沟通中的非语言信息包括说话人的面部表情、手势和体态等诉诸听者视觉的各种无声语言。虽然是无声的,但却是重要的,首先,非语言信息不仅包括主动传递的信息,也有很多无意识的流露;其次,非语言信息传递的准确性差,容易产生误解。
(3)客体的针对性强调沟通中的发送者发出的信息要适合于接收者,即要分析受众 ,如我的受众是谁?我与受众之间的关系如何?受众当时的态度如何?受众已对这类信息知道多少?我的建议是否为了受众的利益吗?等等,都必须弄清楚。
2.学会有效的倾听
真正的沟通高手首先是一个热衷于聆听的人。 西方学者认为,聆听是建立信任最有效的方法,“倾听”名列20项重要经营技巧之首,倾听占了管理人员全部时间的30%~40%。 人都有倾诉的愿望,作为管理者,对下属、对客户都要善于“倾听”才行。
懂得倾听的人才会获得朋友,因为你分担了他的烦恼;懂得倾听的人才能够在听的过程中摸清大意,从他人言语中得到一个人内心的意图,才能想出合适的办法应对不同的人,不同的事 ;认真倾听他人言语,代表你对他人的尊重,同时也赢得了别人的尊重;认真倾听领导的讲话或谈话,反映了你的角色意识和对待领导的态度;是否能够耐心倾听下级的心声,是领导者个人修养和领导素质的反映;懂得并善于倾听,才能更深刻地了解他人,客观、辨证地看待自己。总之,倾听是有效沟通的必要手段。
创造了5项吉尼斯世界汽车零售纪录,被誉为当今世界最伟大的推销员的乔·吉拉德,在回忆往事时,常讲述如下一则令其终身难忘的故事。在一次推销中,乔·吉拉德与客户洽谈顺利,快要签约成交时,对方却突然变了卦,快进笼子的鸟飞走了。当天晚上,按照客户留下的地址,乔·吉拉德找上门去求教。客户见他满脸真诚,就实话实说:“你的失败是由于你没有自始至终听我讲话。就在我准备签约前,我提到我的独生子即将上大学,而且还提到他的运动成绩和他将来的抱负。我是以他为荣的,但是你当时却没有任何反应,而且还转过头去用手机和别人讲电话,我一恼火就改变主意了!” 此一番话重重提醒了乔·吉拉德,使他领悟到“听”的重要性,让他认识到如果不能自始至终倾听对方讲话的内容,认同顾客的心理感受,难免会失去自己的顾客。这个故事虽然简短,听起来却意味深长。
在沟通中,善于倾听是一种修养,也是一门艺术。有效的倾听必须做到以下几点:
(1)专注。 防止走神,集中精力于说话人,保持适当的目光接触,这样不仅可以改善“听”的效果,也是对对方的尊重。
(2)兴趣。 向对方表示你想聆听,这不仅可以改善听话气氛,对说话者也是一种鼓励。
(3)耐心。 对方说的话未必都是你想听的,但可能是对你有用的,或者后面还有有用的信息。所以表现出不耐烦、中途叫停或岔开话题都是不明智的。
(4)适当的插话。 与说话者一起融入他的话中,适当插话,必要时引导对方说下去。
(5)同理心。 要设身处地以对方的立场思考问题。
(6)不要随便做出判断——给对方充分的讲话余地。
(7)避免过早的评价。 不妄加批评和争论,有利于谈话一步一步深入下去。
(8)停止说话。
3.上级要主动积极沟通
与下级相比,上级在身份地位、权力、信息等诸多方面都处于优势地位,在沟通中大多数情况下双方不是处在对等或平等的位置,因而上下级沟通时心态是不一样的,往往领导者心态放松,说话随意,而被领导者往往会比较拘谨,说话谨慎。所以,作为领导者或上级,应该主动地创造沟通机会,在沟通中应该以积极的心态营造宽松、平等的气氛。
4.正确对待传言
传言属非正式沟通方式,通用形式是口头传播。具有速度快、范围广、易失真,且信息的发送者与接收者没有固定的结构和位置等特点。传言具有两重性。有利的一面,可以对正式沟通起补充作用,如上级领导可以从传言中获得一些正式沟通中无法获取的信息,因为有些下级出于某些目的,可能存在报喜不报忧的现象。这说明“小道消息”并非都是“空穴来风”。不利的一面在于其扰乱作用,传言失真、添油加醋、挑拨离间、恶语中伤、造谣惑众等现象也是十分常见的。因此,对待传言,既不能全盘否定、禁止,也不可放任自流、听之任之,而应该一分为二、正确对待。
(1)明辨传言性质。 对有利于改善和提高组织运行机制、运行效果的传言,不妨广开言路,言者无罪,比如设立意见箱、建议箱、接待室等方式加以收集。而对于会影响工作正常进行,甚至影响安定团结等方面的传言,应引起高度重视,查根寻源,采取有效措施进行消除。
(2)辟谣。 很多情况下,小道消息之所以不胫而走,传播甚广,主要原因是正式沟通不足,给人可乘之机。对于谣言,应通过正式沟通渠道发送消息,使之真相大白,那么,谣言也就不攻自破了。当然,对于影响甚小的传言,不妨置之不理,让其自生自灭。
(3)正确对待传言者。 对于一般的传言者,应加强引导、教育,增强他们明辨是非、分析真伪的能力。对于可能引起严重后果的传言,应予以重视,要视情节轻重和造成的后果加以处理。对于有意制造谣言并大肆传播者,应严加处理。
2024-08-21 广告
有效沟通的技巧:
第一、沟通需要一种安全感
互相沟通、对话需要双方自由表达各自的意见和见解,在职场中,老板怕员工不支持自己的决定,而强加给员工公司的意愿。而另一种是老板担心员工会反对,从而做出很多的让步。其实这两种行为都是不妥当的,进攻和退缩都是情绪所驱动的。
另一方面,如果你能自信地说话,你说些什么其他人都会倾听,如果不担心自己会受到攻击,也可以听到一切,不需要进行 提 防,并尊重他人的意见,因为相信他人的动机,所以对沟通和沟通的艺术感到安全,不需要自己做出防备。
第二、找到对话的共同目标
共同的目标和相互尊重可以建立起沟通的安全感,有一个共同的目标,就意味着所有人都认识到,在谈话中,是朝着共同的目标,并重视他们的个人目标,即利益和价值观。
因此,共同的目标是开始对话的进入条件,找到一个公认的目标,有充分的理由和良好的对话氛围。如果没有共同的目标时,沟通会在辩论中结束,当别人强迫自己发表意见时,通常是因为他们认为已经说服了对方,让对方来进行表态。而共同目标才是有效沟通的基础。
第三、在沟通过程中要相互尊重
在此过程中,要保持相互尊重,如果没有共同的目标,就没有理由开始对话,如果没有相互尊重就不可能继续谈话。相互尊重是继续对话的先决条件。当人们意识到别人不尊重自己时,对话的气氛会立即变得不安全,而且会停止。尊重和空气一样有必要,如果没有,则沟通会无法继续,谈话中的人很快就会发现对方不尊重自己,那么就无法继续进一步的沟通了。
总之,要想有效的沟通,必须要营造一种安全的气氛,并且有一个共同的沟通目标,这是有效沟通的基础。在沟通的过程中,要注意互相尊重,这样才能达到有效沟通的目的。