办公自动化系统的应用
关于办公自动化系统的应用
随着互连网络的不断发展，信息技术的不断进步，办公自动化系统在企事业单位的管理、经营活动中发挥着越来越重要的作用。下面是我为大家搜索整理的关于办公自动化系统的应用，欢迎参考阅读，希望对大家有所帮助!想了解更多相关信息请持续关注我们应届毕业生培训网!
办公自动化系统的目的是实现网上办公自动化，流程规范化，公文流转的程序化和网上资信息资源的共享化，从而提高工作效率。本文以青岛理工大学办公自动化实际项目的开发和实施为背景，研究了支持流程再造的办公自动化系统平台设计。
一、青岛理工大学办公自动化系统需求分析
青岛理工大学办公自动化系统功能需求主要包括：办公中心、系统管理、临时档案、个人事务、公共信息等。在实际工作中，办公中心是学校整个办公自动化系统的核心。其主要包括：发文管理、内收文管理、外收文管理。还包括：流程监控、传阅文件、文件查询、日常业务、延时申请等。
我们主要实现内部公文起草，审批，会签，签发，传阅，承办和归档等功能。同时实现外部收文的传阅，承办，归档等功能。通过身份认证和密码管理，不论领导和承办人在学校还是出差在外，都能够及时地处理学校的公文，起到了随时随地处理公文的目的。
发文管理主要包括：新建、待办、已办、退回、办结等。
外收文管理：主要指国家省市等上级部门的来文管理。主要包括：新建、待阅、已阅、办结。
1、公文管理
公文管理是该办公自动化软件的核心。它包括自产文和上级来文两个部分。
(1)校内公文(自产文)
流程定义：首先进行公文流程定义。如：校党字的文件，由党委办公室秘书起草，党委办公室主任进行部门审批，校领导签发，行文下发，归档等环节。不同的公文定义不同的流程，方便用户的使用和管理。
公文起草：有权限的人起草文件，这时的文件是word格式，允许进行方便的修改。
部门审批：本部门负责人对起草的公文进行审阅、批示。
校办秘书科阅文：起草的公文经过部门审批后在流程上递交给秘书科阅文。实际上这个环节是秘书科对校办主任在文字上进行把关，只有秘书科和校办主任能够看到，是一个隐含的环节。
校办审阅：校办主任审批。需要说明的是本文以高校为例，而大部分高校党办、校办都是合二为一。如果不是一个部门可以在流程定义中将党政文件分开经由党办和校办处理。
校领导签批：校领导对公文进行签批。
归档管理：包括行文下发，这时文件的格式由.doc转换成.pdf格式，不可以再进行修改，最后将成型的公文归档。
(2)外收文管理(上级发文，下发文)
登记：文件到达之后，有关部门对文件进行登记，一般是指机要科，登记内容包括收文日期，收文字号，来文机关，题目等等。
拟办：拟订工作流的开端，需要谁批示或者谁办理等，决定了文件所走的方向。
批示：由拟办决定，是否需要批示，如果需要的话，走这里，否则跳过。
责任部门：按照下发文的处理结果处理公文。
传阅：内部人员传阅。
2、文档管理
个人文件夹：相当于一个网络存储器，用户可上传、下载个人的文件，并且可以在此建立下一级目录。每个用户未经允许只能进自己的个人文件夹。上传的文件大小有规定。
部门文件夹：显示用户所在部门的公用文件夹，公用文件可修改。在此使用X锁和S锁，避免因为同时修改文件导致冲突。
公用文件夹：放置一些公用的文件。用户可以上传一些公用文件，但是用户的详细信息在后面有详细说明。
3、系统管理
参数设置：管理员在此管理用户的个人资料，包括用户所在的部门，民族等一些重要的信息。用户申请注册的信息在此显示。管理员统一分配用户名，以及初始密码。
用户管理：管理员可以增删用户、可以修改用户基本联系资料、可以修改用户所属部门、可以修改用户角色、可以禁用某一用户等关于用户操作的所有权限。用户可以隶属与不同部门，并且也可以不止担任一个角色。
部门管理：管理员可以增删部门。某部门需要删除，其下属部门必须先删除后才可以执行，要删除该部门前，隶属于该部门的用户必须进行删除或更改到其他部门。
角色管理：角色可以增删，管理员可以赋予角色不同权限。如某角色删除后，隶属于该角色的用户可以采用手动更改的办法修改。
日志管理：可以自动记录本系统的使用日志，用户登陆系统后所做的所有重要操作都会被记录在案，比如发布信息，以供系统管理员查看。
数据备份：随时对数据库备份，以防备数据丢失。
(1)办公自动化系统的权限管理
办公自动化系统的权限管理，是利用规则来管理用户的权限。如图2所示。可以为用户、角色定义不同的规则。规则对象可以有不同的结构，可被用来进行以下的控制：
① 菜单的动态构造;
② 确定对哪些对象的哪些属性进行哪些活动;
③ 确定访问Workspace和Vault的权限;
④ 确定文件或索引表的存放地点;
⑤ 信息的分配。
每一条规则包括了一个或多个必须满足的条件，通过规则的定义，权限管理系统就能分配不同的用户权限。规则中的条件与一般程序设计语言里所使用的逻辑表达式相似。通常情况下，由系统管理员定义规则对象并将其分配给有关人员。在执行过程中，规则处理器对规则中的条件进行判断，若条件成立，则系统执行用户所要求的活动;若条件不成立，则由系统输出一条出错信息。在定义规则时不能自相矛盾，即当定义某一条规则时，不能与其它已定义的规则相冲突。当取消某一个用户权限时，应该对与其有关的规则或条件进行更改。
二、角色网络理论模型
1、角色网络理论
在OA系统中，任何一种流程都是以角色为基本单元来完成的。所以，OA系统在进行工作时，首先要通过角色定义各种各样的流程。使每一个角色按照分配的流程进行工作。角色之间在OA中发生着各种各样的联系(如协作、冲突、继承和排斥等)。
2、 角色网络模型
可以将角色网络模型(Role Network Model,简记RNM)定义为一个三元组，其中E表示角色网络模型的元素集合，R为元素之间的关系，E,R组成角色网络结构RNA，P可表示为 ，P为在RNA上扩充的用于解决各类OA流程上的.规则、方法和关系等。
构成角色网络模型的基本元素集合和关系描述：
定义1 基本集合
成员集合：USR;角色集合：ROL;业务对象集合：TOB;操作算子集合：OPT;任务集合：TSK;许可集合：PRM;目标集合：TGT;时间集合：TIM.
定义2 基本关系
(1)操作关系 是一个映射，它描述了施加到业务对象的操作对应的操作算子集合。
(2)任务组合关系 是一个映射，它描述了一个任务对应的算子集合。
(3)任务分配关系 是一个映射它描述了一个角色对应的任务集合。
(4)实时任务分配关系 是一个映射，某时刻下的特定角色活动为 ，特定角色的活动子集为 ，实施任务分配关系描述了角色从某一时刻开始的任务。
(5)任务结构关系 是一个三元组，分别表示依赖、泛化、关联。 是一个映射，描述了任务之间较确切的关系。
(6)目标任务关系 是一个映射，它描述了完成特定目标所要进行的任务。
(7)角色指派关系 是一个映射，它描述了一个用户对应的角色集合。
三、支持流程再造的OA系统软件体系结构
青岛理工大学的OA系统从逻辑上讲采用三层结构，具有B/S结构的特点，支持流程再造。
首先要确定任务，分析任务，然后由任务建立相关的工作业务流程，从而建立角色和它们之间的关系。研究角色的属性和功能，明确角色的权利、义务、资格和技能等。
其次在分析了角色之间的关系之后，结合它们所承担的业务对象，运用各种数学工具角色网络进行研究。由于角色网络与图、网络有着天然的关系，且本身也有其相似性。所以我们可以借助于图论、网络分析、矩阵分析和数理统计等数学工具，建立基本的方法库和模型库，来对OA办公自动化系统流程再造进行决策支持。
四、OA系统实例应用
以青岛理工大学办公自动化系统为例，介绍流程再造的办公自动化系统的实际应用情况。
发文管理和收文管理是校内公文(自产文)的处理过程，发文包括起草审批行文等过程，收文是已经成文的文件下发或公示供大家传看。
外收文管理是上级来文的处理流程。
角色管理结合权限管理是本系统的主要部分。用户只有赋予一定的权限和角色，才能作为一个正常用户加入到办公自动化系统中来。不同角色的用户拥有的权限不同，所以无论公文处理还是公共信息发布与查看都取决于角色和权限。而这部分在系统管理中体现出来。
五、结论
通过角色网络理论以及相应的模型建立，本文建立了相应的办公自动化系统体系结构，并通过它完成了青岛建筑工程学院(现改为青岛理工大学)的OA系统，应用效果较好。
该系统通过对办公自动化系统业务的深入分析，对OA 业务流程根据需要，通过角色管理进行流程再造，为建立基于网络的分布式信息化校园平台打下基础。同理，因为支持流程再造，所以对于企事业单位而言都是可以适用的。因此该系统也适合于企事业单位的无纸化办公。
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