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急求 办公室人员管理制度

私企，员工人数不多，男员工多，没有制度的话很乱，需要管理，不如吸烟方面 着装方面等都需要明细制定管理制度，请高人求教~
liangsheng412@yahoo.cn

Answer 1

　　办公室管理规章制度
　　第一章 总则
　　第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。
　　第二章 细则
　　第一条 服务规范
　　1. 仪表：公司职员应仪表整洁、大方。
　　2. 微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。
　　3. 用语：在任何场合应用语规范，使用普通话，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。
　　4. 现场接待：遇有客人进入工作场所应礼貌问、答，热情接待。
　　5. 电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动代接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。
　　第二条 办公秩序
　　1. 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。
　　2. 职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。
　　3. 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁、整齐。
　　4. 部门、个人专用的设备由部门指定专人和个人定期清洁，公司公共设施则由公司保洁员负责定期的清洁保养工作。
　　5. 发现办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时，职员应立即向办公室报修，以便及时解决问题。
　　6. 吸烟应到规定的区域范围内（如接待室、会客室等），禁止在办公室（办公坐位上）吸烟。
　　8.不准用公司电话打私人电话或信息电话，不准占用本部电话谈论与工作无关的事,除业务有关人员需上网外,其余正常上班时间不得利用本部电脑上网聊天、打游戏。

　　第三章 办公礼仪规范
　　第一条 职员必须仪表端庄、整洁。具体要求如下：
　　1、头发：职员头发要经常清洗，保持清洁；男性职员头发不宜过长。
　　2、指甲：职员指甲不能太长，应经常注意修剪；女性职员涂指甲油应尽量用淡色。
　　3、胡须：男性职员胡须不宜留长，应注意经常修剪。
　　4、女性职员化妆应尽量给人以清新健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。
　　第二条 办公室职员上班服装应穿整洁、大方，不宜穿奇装异服，具体要求如下：
　　1、衬衫：无论什么颜色，衬衫的领子和袖口都不能污秽。
　　2、女性职员应保持服装淡雅得体，不得穿着过分华丽或低胸、暴露的服装。
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Answer 2

公司办公室管理制度

为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。
文件收发规定
一、董事会和公司的文件由办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发，属党内的由党支部书记签发。
业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或总工程师审核、签发。
属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
二、已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。
文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。
三、董事会和公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。
秘密文件由专人按核定的范围报送。
四、经签发的文件原稿送办公室存档。
五、外来的文件由办公室文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办；属急件的，应在接件后即时报送。
六、文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。
文印管理规定
七、所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。
八、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，送信息中心打印。各部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打印。打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。
九、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。
十、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。
十一、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。
办公用品购置领用规定
十二、公司领导及未实行经济责任制考核部门所需的办公用品，由办公室填写《资金使用审批表》，报总经理审批后购置。实行经济责任制考核的部门所需购置办公用品，到办公室领用，办理出入库手续，明确金额。需购置的，由部门负责人填写《资金使用审批表》，报总经理审批后由办公室购置。大额资金的使用，由总经理审核并报董事长批准后办理。
十三、办公用品购置后，须持总经理审批的《资金使用审批表》和购货发票、清单，到办理出入库手续。未办理出入库手续的，财务部不予报销。
十四、各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报总经理审批后，由办公室统一印制。
十五、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。
十六、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。
电话使用规定
十七、公司各部门电话费均按月包干使用。具体标准如下：办公室120元/月，投资发展部100元/月，财务部60元/月，城建资产部100元/月，市场营销部200元/月，项目技术部130元/月，会议中心50元/月。
十八、若有超出当月包干标准的，从超额部门的工资中扣出。当月节余部分累计到本部门下月话费中使用。

Answer 3

办公区域管理规定
1.目的：
规范办公室的工作秩序，营造良好的办公环境，以提高办公质量与效率。
2.职责/权限：
行政人事部：负责办公室的整体日常监管与处理突发事件；办公室人员及财产安全的监管。
其他部门负责人：所属办公室日常事务的管理，协助处理各种异常情况。
3.工作要求：
办公室职员工作纪律：
1. 办公室人员须保持仪容仪表整洁，一律按规定穿工衣（周六除外）。
2. 文明礼貌待人，严禁大声喧哗。
3. 夏天室温25℃以上方可开启空调，温度调节不得低于18℃（含）以下。
4. 保持个人办公台面整洁。
5. 做好日常清洁维护，不可随地吐痰，垃圾、纸屑丢入纸篓内。
6. 原则上办公室内严禁吸烟，需要吸烟请到吸烟区。
7. 非客户接洽、会议召开、集体讨论，任何人不得私自占用会议室与洽谈室。
8. 在使用公共场所（如会议室）完毕后，使用人员应当恢复原状并做好清洁整理工作。
9. 除工作需要外，办公室人员不准利用公司电脑上网。
10. 接打电话应言简意赅、长话短说，严禁在电话中刻意闲聊，更不允许在办公室接打私人电话。
11. 上班时间严禁聚众闲聊或影响、妨碍他人工作，有必要进行集体讨论时，在会议室内进行。
12. 公司内部集会与会议，除特殊情况（需提前向会议主持人请假）外，皆须准时参加。
13. 前台文员要负责整个前台区、入门大厅的管理。前台禁止无关人员闲坐。
14. 下班前，办公室人员须各自整理好工作台面。最后下班人员要关闭水、灯、空调、电脑、传真机、复印机、门窗等。
15. 上班时间，公司内部通用性语言为普通话，除业务上来往之外，一律不讲其他方言。
办公室职员着装要求：
1. 为树立和保持公司良好的社会形象，实现规范化管理，本公司职员应按要求着装。
2. 办公室职员上班时间要保持仪容仪表整洁、大方、得体。
3. 头发梳理须整齐，男职员头发不过耳，不得留长胡须，保持面部清洁；女职员上班提倡化淡妆。
4. 各部门负责人应认真配合， 督促属下职员共同遵照执行。
具体日常工作管理
复印管理
1. 公司行政部人员负责复印机的维护与保养，任何人必须听从安排，不得有故意损坏机器的行为。
2. 复印机发生故障应立即关机，行政部人员须做好标识注明，并第一时间通知维修公司前来维修，待复印机完全修好后方可作业。
3. 行政人员应担保复印纸张供应及碳粉补充以使复印工作得以顺利进行。
4. 节约用纸，复印完后，注意保持复印区域整洁。
5. 各部门复印用纸由行政部门统一申购，复印时行政部要监督复印人员节约。
6. 非公司人员严禁私自使用公司复印机，禁止帮非公司人员复印文件资料。
7. 行政部人员上下班时应检查复印机的开关情况。
电话管理
1. 公司电话是公司与外界、内部部门之间交流信息，联络工作的重要工具。原则上不得打私人电话，特殊情况需用电话要经部门负责人同意后方可使用。
2. 正常工作联络应长话短说，提高效率。通话时间应控制在3分钟以内，特殊情况不超过5分钟。
3. 公司对长途电话进行严格控管，一般分机电话只可拔打市话。
4. 电话铃响3声内就要接听电话，且使用文明礼貌语言。
5. 接听电话须认真仔细听取对方讲述的内容，必要时可礼貌要求对方重复，重要事项要做出书面记录，并及时知会相关人员。
管理人员手机使用管理
1. 对于公司已给予手机和电话费补助的人员（包括特殊职位人员），其手机必须24小时开机。
2. 休假时，其手机也必须正常开机；跨区域无网络的，须公布备用号码。
3. 管理人员不应频繁更换手机号码，如因特殊原因需要更换号码的，须将新号码及时通知行政人事部更新后公布。
4. 参加会议或培训时，手机一侓调为振动，中途需要打电话须向会议主持或培训讲师举手请假，同意后方可外出接打电话。
5. 手机补助话费按公司的规定标准执行，详见《手机话费报销范围》。
办公室职员接待访客技能与礼仪
1. 前台负责回答访客的询问，了解来访目的，协助作好访客登记，通知相关部门人员到前台接待。
2. 部门会议及访客接待由部门文员跟进，公司例会接待由行政人事部负责跟进。
3. 访客接待基本技能：既要机敏，又要有礼貌。要殷勤恳切，只要访客一走进办公室或办公桌前，就该面带笑容地打招呼。要替事先不曾约定的访客着想，仔细倾听这种没预约的访客解释他的来意与理由。如果不能安排当时会见，就表示遗憾，并为他安排以扣会见。按顺序请访客进去，可按事先安排次序或以到达先后为次序。要做好访客登记，记上时间、姓名、职务、来访目的和业务关系，以及联系方式等。
4. 访客接待基本礼仪：
前台管理
1. 前台为公司形象，前台文员负责访客接待、办公室人员/大件物品进出监管。
2. 前台总机接听电话时应使用甜美标准的普通话讲：“您好！……公司”或“……公司，您好！”。
3. 前台人员未经允许严禁离岗。有资料/物品转递，须尽快返回。
4. 前台对公司员工或外访客要礼貌大方、热情周到。对找高层管理的客人，问清事先有无预约并立即电话通知文员或秘书安排接待。必要时可以引领至部门。
5. 部门访客由必须至前台登记，严禁未经登记私闯办公室现象。
6. 应聘人员由前台通知行政人事部招聘人员专职接待。
办公设施/设备管理
1. 办公室设施/设备（单价在300元以上的物品）的日常管理由行政部负责。
2. 行政部与财务部对公司所有办公设施/设备建立清册，每半年做一次盘点。
3. 公司所有设施/设备上都须有小档案标贴。
4. 所有办公设施/设备的购置、调配、更新、报损必须有行政部审核后方可执行。
5. 办公设施/设备一旦建立清册，部门负责人负责监管责任，未经批准严禁擅自调动。
6. 办公室布置一经确定，未经总经理批准，严禁私自调动。
办公室卫生管理
1. 公司公共区域及独立办公室的卫生统一由行政部负责，员工个人办公桌及座位周边的卫生由员工个人负责。
2. 凡新入职职员，必须了解清洁卫生的重要性与必要的卫生知识。
3. 各工作场所内均须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。
4. 各工作场所内走道及阶梯，至少每日清扫两次。
5. 各工作场所内，严禁随地吐痰。
6. 饮水机及周围必须保持清洁。
7. 整容镜、洗手池、洗手间及其它卫生设施，必须保持清洁。
8. 下水道口应经常清除污秽，保持清洁畅通。
9. 凡可能产生寄生传染菌的区域，每月到少应一次消毒。
10. 各工作场所须充分保持空气流通。
11. 垃圾、废弃物、污物的清除应符合卫生的要求，放置于指定的范围内。