Question

SAP关于采购申请转采购订单/采购合同的数量控制

依据采购申请创建采购订单：如果一张申请对应多个采购订单时，每次创建时数量会默认显示为当前采购申请未清的数量（即为 申请数量-已创建采购订单数量）。
依据采购申请创建采购合同：如果一张申请对应多个采购合同时， 如何控制 每次创建时的数量默认为 未清数量（申请数量 - 已创建采购合同数量） ？

Answer 1

1.我们公司自2010年就上了你说的SAP系统，依据使用部门报的预算申请，采购人员创建采购订单；你下次再采用一个未使用完的预算创建采购订单的时候系统会自动默认未清预算数量。

2.合同的创建是根根系统中的供应商代码进行设置的，一个供应商采购对应一份合同（一个供公司名称在系统中只可以是一个供应商代码，即使这个供应商可以供应多个单品），所以申请再多，你创建订单时不是一个供应商是不可能创建到一个订单上，因而订单的创建不需要对采购合同进行默认的。

不知道我这样的解释你能够明白吗。

追问

NO , 我说的情况你没有理解。
业务部门下达采购申请PR是没有指定供应商的，
1、采购部门会依据申请数量来按比例分配给多个供应商下达采购订单。 即一个PR会对应创建多个采购订单，每次参考PR创建采购订单的时候，其采购订单数量字段默认为未清数量‘系统会默认扣减此PR已分配给之前创建的采购订单的数量得到未清数量’

追答

不好意思，也许是我们对一些术语的叫法不太一致，造成沟通有些不畅。
一、先区别几个概念。
1.首先是使用部门提报的需求，在得到使用部门领导审批后到达采购，我们称之为预算“申请”；
2.其次是我们按照使用部门审批后的预算申请一次分配给一个供应商，或者是分给多个供应商，并相应的在系统中处理，输出的我们称之为“订单”；
3.在将供应商纳入系统前，我们对供应商的考察，审核，纳入合格供应商体系后与供应商签订的物资供货书面资料称之为“合同”。
二、处理预算
使用部分报过来的预算无论你采用几次（可以一次全部下给一个供应商，或者是下给多个供应商都是可以的），只要是没有分配完，下次你采用预算是，系统自动显示的就是未处理完的预算数量。
所以一个供应商只对应一份合同，当然合同既可以是单次的也可以是年度框架合同，但是在系统中只有一个与之对应的代码。

追问

你好 ，关于（二、处理预算）此点描述，即相当于预算（采购申请）分配给订单（采购订单）的过程，sap标准功能是会自动显示未处理完的预算数量。

但是 目前由于我们有个特殊业务场景，是需要将预算分配给多个合同（采购合同）：多次分配时，系统不会自动显示未处理完的预算数量 。我想咨询的是此场景下如何控制数量呢？

追答

亲，这个问题确实依旧存在。不过在创建订单时，一旦采用的时候系统自动就变成实际未处理的数量，没有采用前显示的数量确实是初始的数量。