Word表格中实现序列的自动填充

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Word表格中实现序列的自动填充

  Word表格中实现序列的自动填充。

  编辑Excel工作表时,其提供的自动填充柄可以实现序列的自动填充,其实巧用Word提供的“编号”功能,也可以在Word表格中实现序列的自动填充。

   一、简单序号的填充

  如果只是想对表格中的单元格从1开始进行编号,比如在图1所示的表格中,“序号”列自动填充的实现方法是:

  1.选择需要编号的单元格。

  2.单击“格式”工具栏上的“编号”按钮。

   二、复杂序号的填充

  在图1所示的表格“编号”列中,要实现从20031开始进行编号,方法如下:

  1.选择需要编号的单元格。

  2.在“插入”菜单中,单击“项目符号和编号”命令。

  3.单击“编号”选项卡,单击“自定义”按钮。如果“自定义”按钮显示为灰色即不可用,请先单击除“无”以外的任意一种编号样式。

  4.在“编号格式”框中键入“2003”,然后在“编号样式”框中选择“1,2,3,…”(如图2)。

  5.单击“确定”按钮。

   三、相同文本的填充

  在图1所示的表格“工种”列中,要实现批量填充,方法如下:

  1.选择需要填充的单元格。

  2.在“插入”菜单中,单击“项目符号和编号”命令。

  3.单击“编号”选项卡,单击“自定义”按钮。

  4.在“编号格式”框中键入“设计师”,然后在“编号样式”框中选择“无”。

  5.单击“确定”按钮

  “样式与格式”在排版中的妙用

  相信好多朋友都见到过Word的“样式与格式”功能,如图1所示。但是,大多数朋友可能还是更习惯于使用格式刷来批量设置文本格式,每次询问他们时,都会得到“Word的默认样式太简陋,也不及格式刷用起来方便……”这样的答复。

  其实,笔者认为这都是由于大家对Word样式的功能了解不深所致。所以,今天笔者就来给大家介绍一下这个“样式与格式”在长篇文档的排版里究竟有什么妙用?

   好处一.快速同步同级标题的格式

  好多朋友都对编排长篇文档比较犯怵,原因大体有两个,首先是手工在长篇文档中查找同级标题并设置好标题格式,本身就是个麻烦的事情。试想要在几十页、上百页的文件里找出所有同级标题来,恐怕没有几十分钟是下不来的。两者,如果文件排好后交到领导手里,领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换,那么刚才那份“折磨”恐怕又得重来一次了,整体效率很低。其实,如果我们事先使用了“格式与样式”功能,这些问题就能轻松地迎刃而解了。

  一.快速套用现有标题样式

  1.编辑完成后套用样式

  这种方法非常类似于平时的格式刷使用,需要先将标题选中,然后再点击“样式与格式”窗格中的相应样式即可。虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级标题格式,但要将所有同级标题从偌大的`文章中找出也要花费大量的时间。那么下面要介绍的第二种方法就显得实用多了。

  2.编写文件时套用样式

  这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式,为了加快操作效率,可以给每个样式设置一个快捷键

  1)点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮,执行“修改”命令,

  2)然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮→“快捷键”命令,

  3)将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏,为它设置一个快捷键后点击“指定”按钮即可,

  4)以此类推,为其他样式也设置好相应的快捷键

  去除word中多余的空格及空行

   一、去掉表格和格式

  为了版面的整齐,网页文档都是以表格的形式存在的,只是一般情况下表格的颜色被设为无色或表格宽度被设为0,所以我们在网页上看不到表格。另外,网页文档中换行用的都是手动换行符,还有对字体等格式的设置。如果把从网页上复制的文字直接粘贴到Word中,那么它们也都粘贴进来了,这给重新排版带来了很大的麻烦。

  从“编辑”菜单中单击“全选”,然后单击“剪切”,再单击“选择性粘贴”。在打开的的“选择性粘贴”对话框中选择“形式”为“无格式文本”,确定。这样表格和各种格式都没了,手动换行符也变成了回车符(段落标记)。另外还可以从“文件”菜单中选择“另存为”,把文档保存为纯文本文件,再用Word打开,效果和上面的方法完全一样。

  如果刚从网页上复制了文字,那么在Word中可以直接执行“选择性粘贴”的步骤,这样将省事得多。

  二、删除空格

  网页文字中会有许多的空段和空格,在Word中排版时也需要清除。那么为什么这一步要删除空格,而不是先删除空段呢?道理是:有些看起来什么也没有的段落中可能存在空格,而有空格的段落并不是真正的空段,在Word中没法对它们批量执行删除操作。

  首先,从“编辑”菜单中打开“替换”对话框(打开后暂时不要关闭,后面的操作都要在这里完成)。把光标定位到“查找内容”文本框中,按一下空格键输入一个空格(默认情况下是半角空格),“替换为”文本框中什么都不填。单击“全部替换”,Word将删除所有的空格。你可能会说怎么我这还有许多空格呀?别急,如果这样的话,那是因为这个文档中还有另外两种空格:全角空格和制表符空格。对这两种空格,半角空格是不会把它们当一家人的,所以替换时对它们置之不理。打开中文输入法,按Shift+空格键,切换到全角状态,然后按空格键在“查找内容”框里输入一全角空格,“替换为”为空,再按“全部替换”,所有的全角空格也都删除了。再单击对话框中的“高级”按钮,然后单击“特殊字符”,选择“制表符”,在“查找内容”框中会出现“^t”(当然也可以手工输入),“替换为”为空,再单击“全部替换”,制表符空格也都没了。

   三、删除空段

  删除空段的时机终于成熟了。在“查找和替换”对话框的“高级”模式下,两次单击“特殊字符”中的“段落标记”,“查找内容”框中将出现两个“^p”(也可以手工输入^p^p),再把光标定位到“替换为”框中,单击“段落标记”输入一个“^p”,再单击“全部替换”,文档中所有的空段全部消失。

  其中的道理是什么呢?请想一下,没有空格的空段是怎样产生的?不正是我们连打了两次回车之后才有的么?现在把两个连续的回车替换成一个,正好消除了那个空段。

  如果有连续的空段的话,一次替换不完,你可以多按几次“全部替换”,直到提示找不到替换的对象为止。

  这样,你从网上复制的资料肯定会减肥,让你十分满意了。

  如何把Word文件变成JPG图片

  如果要保存的内容只有一屏,可以用屏幕拷贝工具进行转换。

  打开word文件,按键盘上的PrintScreen键。然后打开图象编辑软件如Fireworks,按Ctrl+N新建一个文件,再用Ctrl+V把刚才截获的图片粘贴上去,保存成jpg文件就可以了。如果文件是多页的,您可以使用一个叫SnagIt的抓图软件进行屏幕滚动抓图。这个软件的工具栏上就有一个滚动抓图的选择按钮,按下之后,抓图操作时就启动了滚动抓图功能。

  另外一种方法:用Word新建一文档,然后用“插入/对象”,选择“从文件创建”,找到你的文章,插入后选中文档,点右键,选择“转换”,转换成图片格式,然后把它复制到“画图”中,存为JPG格式即可。

  让Word的输入法提示条不自动消失

  当用Word2000/2002输入中文时,输入空格后字体会变成“TimesNewRoman”格式,如果连续输入几个空格,再将光标移动到前面的空格,会发现输入法提示条自动消失,得按热键激活才能继续输入中文输入法,很不方便。要让输入法提示条不消失,只要在Word中打开“工具”菜单,然后单击“选项”,进入“编辑”标签页下,去掉“‘自动键盘’切换”选项前面的小钩即可。

  在Word中快速输入带圈数字

  Word2000/2002中提供的带圈数字,其实就是一种域,利用更新域的方法快速输入带圈数字时,先单击菜单中的“插入/数字”项,在弹出的“数字”项下输入要插入的数字(如“1”),在“数字类型”中选择带圈数字样式,单击确定即可。随后选中该带圈数字,按下Ctrl键,同时拖动鼠标至需要插入下一个带圈数字的地方,这时此处又被复制了一个“①”,选中该带圈数字,单击右键选择“切换代码”命令,这时我们看到该“①”被变成了“{=1*GB3}”代码(此代码手工输入无效)。随后将代码中的1改为2,选中该代码,单击右键菜单中的“更新域”命令,这时我们看到该代码己经变成②,按照此方法我们可以插入其他的带圈数字。

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博思aippt
2024-07-20 广告
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