Question

史上最全的office办公软件使用技巧(3)

Answer 1

史上最全的office办公软件使用技巧

　　在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂，这时你可求助于Word2000/2002的中英/英中词典，即可在Word中进行动态互译了。

　　1.从“工具”菜单中选择“语言”，然后单击“词典”命令，也可按“Alt+Shift+F7”组合键启动词典，这时出现“词典”对话框;

　　2.键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词;

　　3.单击“插入”按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击“翻译”按钮，可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等;

　　4.在“查阅”列表框内单击其中单词，右边会自动显出相应的翻译结果。

　　62.巧用表格制作作文纸

　　在小学语文试卷中经常要插入一段作文纸，且往往和其他基础知识题混排在一张试卷上，故无法直接以稿纸方式打印，笔者在实践中发现，巧用Word的表格功能可以轻松达到这一要求。例如要在8开的试卷中插入15行、每行20格，共300字的作文纸，操作步骤如下：

　　1.激活“表格”菜单，单击“插入表格”，在对话框中的列数输入“20”，行数输入“1”，按确定后返回。

　　2.以上操作得到一行20格的虚框表格，选中这一行，用边框按钮把它变成实线表格。

　　3.在这个表格行下面放置一个空行，复制时选中表格行和下面的空行，再在空行下面行粘贴，即得到两行。选中两行即可复制出4行，直至复制出15行。

　　4.调整行间距，方法是设定空行的字体大小，一般用5号字即可。

　　63.快速设置不同工作簿的表间引用公式

　　不同工作簿的工作表之间的数据引用公式设置，通过键盘手工直接录入很麻烦，也很容易出错，利用Excel提供的鼠标操作方法，比较方便快捷。操作过程是：打开“数据来源”和“数据处理”两个工作簿，在“数据处理”工作簿的某个工作表的某个单元中输入一个等号;通过菜单上的“窗口”选项，从当前工作簿切换到“数据来源”工作簿;选中“数据来源”工作簿中的某工作表中某单元或区域;按回车键，回到“数据处理”工作簿的编辑工作表，发现编辑的单元出现了公式。公式中的单元或区域是绝对引用，可以把$删除，改为相对引用，以方便其他单元公式的复制。

　　64.用Word为日语中的汉字标注假名

　　用Word自带的日语输入法输入完日语后，选取要标注假名的汉字，然后依次点击“格式”→“中文版式”→“拼音指南”，弹出一个对话框，在“基准文字”里列出来的就是刚才你选取的汉字，在相对应的“拼音文字”一栏里输入假名，再调一下字号(经笔者实践，发现选8磅字比较适宜)，按“确定”即可实现为汉字标注假名。

　　65.快速将网页中的图片插入到Word文档中

　　在编辑Word文档时，需要将一张网页中正在显示的图片插入到文档中，一般的方法是把网页另存为“Web页，全部(*.htm;*.html)”格式，然后通过Word的“插入/图片/来自文件..”菜单把图片插入到文档中，这种方法虽然可行，但操作有些麻烦。现在告诉你一种简易可行的方法。将Word的窗口调小一点，使Word窗口和网页窗口并列在屏幕上，然后用鼠标在网页中点击你需要插入到Word文档中的那幅图片不放，直接把它拖曳至Word文档中，松开鼠标按键，此时可见图片已经插入到Word文档中了。需要注意的是，此方法只适合没有链接的JPG、GIF格式图片。

　　66.让表头跟随时间走

　　在Excel中使用函数可制作出跟随时间走的表头。选中要输入表头的行，输入函数“=MONTH(NOW())&″××表″”，回车即显示系统日期所在月份的××表;如是本月制作上月的统计表，则输入函数=MONTH(NOW())-1&″×××表″，则显示系统日期月份的上一月××表。

　　67.巧用“语音”学英语

　　如果你的电脑里装有Windowsxp，那么打开“控制面板”里的“语音”，就会弹出“语音属性”窗口，在“文字/语音转换”中，“语音选择”是用来确定朗读者的。由于笔者装了Officexp，还增加了男声、女声、中文三种音色;在“使用下列文字预览语音”中输入你需要让电脑朗读的文本;最下面的是“语音速度”，这也是用本方法朗读英文的优势所在：你可以方便随意地调整朗读的速度，如果调到很慢，你甚至可以听到电脑把每个单词的音节都读得清清楚楚。设置好了以后，点击“预听语音”就可以听到英语朗读了。不过学完英语以后，最好把语音速度调到正常位置，不然将改变系统的语音速度。好啦，这样你就拥有了一个不厌其烦的地道英语老师，让你的英语水平上一个台阶。

　　68.在Excel中少用鼠标的方法

　　在Excel中快速编辑数据时，当想对单元格做改动时，因为经常需要用到鼠标，从而使编辑速度大大减慢。其实你可以使用一个快捷键──F2，这样你的手就不用离开键盘了。方法如下：利用方向键选择要编辑的单元格，按下F2键，编辑单元格内容。编辑完成后，按Enter键确认所做改动，或者按Esc键取消改动。

　　69.打造自己的移动办公盘

　　随着USB闪存价格迅速下降，拥有USB闪存的朋友已经越来越多。大家可能会根据自己的实际需求，加入各种各样的软件来满足自己的工作和学习需要。

　　1.WPS：将WPS安装文件夹下的WinWPS32.EXE、Resource.DLL、Wcor32.dll三个文件拷贝到USB闪存的同一文件夹下，就可以了和平时一样正常使用WPS了。如果你还需要一些特殊符号，那么请你连同ObjLib文件夹也一同拷贝即可。

　　2.CCED：直接将整个文件夹复制到闪存中即可，功能也是最强的!

　　3.办公之星企业版V3.0：新建一个文件夹并取名为办公之星，将Ostar.exe、Ostar.cot及注册码.txt拷贝进去，使用时填一下注册码即可正常使用。

　　70.在PowerPoint中让文字连续闪烁

　　在PowerPoint中可以用“自定义动画”来做闪烁文字，但文字都是一闪而过，无法让文字连续闪烁。其实是可以实现连续闪烁的，方法如下：

　　1.创建文本框，设置好其中文字的格式和效果，并做成闪烁的动画效果。

　　2.点选这个文本框，再单击“编辑”菜单下的“复制”命令，同时在文稿中根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数中，再将这些框的位置做相应的设置。

　　3.最后把这些文本框都设置为在前一事件一秒后播放，文本框在动画播放后隐藏即可。

　　71.在Word中创建自动翻页功能

　　Word有自动翻页功能，可根据需要调整翻页速度，设定该功能后，只需点击一下鼠标，便可对文本自动翻页。方法是：在菜单栏中选择“工具/自定义”，弹出自定义对话框后，选择“命令”选项，在“类别”栏中选择“所有命令”，然后在“命令”框中用鼠标点击“AutoScroll”，并拖到工具栏上，于是工具栏上就多了一个“自动滚动”按钮。使用它时只需打开一个文本，然后点击“自动滚动”按钮，此时鼠标在文本的右侧滚动条区域会变成一个倒立的黑三角，将黑三角移动到滚动条的上部则文本自动向上滚动，移动到下半部文本则自动向下滚动，放到中部则暂停翻页。“黑三角”越靠近滚动条的两端，文本滚动的速度越快。另外，在滚动条上有一个随文本一起移动的“方框”，随时告知你文本显示的进度。点击鼠标左键，便自动返回到编辑状态;再次点击“自动滚动”按钮，则继续浏览文本。

　　72.在PowerPoint中巧定圆心

　　有时在PowerPoint中画圆并演示时，会发现确定圆心不是一件很容易的事，有的人只是凭观察在“圆心”处画一个圆点代替，弄不好在播放时会发生圆心偏离比较严重的情况。其实我们可利用“同心圆”工具按钮来解决这一难题。方法是：在幻灯片下面的“绘图”工具栏中，依次单击选取“自选图形→基本形状→同心圆”，根据需要，在幻灯片中画好一个适当大小的同心圆后，将鼠标选中内圆的黄色操作点按住左键不放，向内拖成一个小圆点，再释放鼠标，这样我们就巧妙地得到了准确的圆心了。

　　73.为新工作簿设置工作表张数

　　Excel是我们常用的办公软件，但一个新工作簿文件系统默认只有3张工作表，虽然可以通过插入来添加，但总感觉不便。如果我们已规划好一个工作簿文件需要多少张工作表时，我们可以用下面方法来事先设定。具体操作方法是，执行“工具→选项”，打开“选项”对话框，单击“常规”选项，在新工作簿内的工作表数栏内输入你要设定的张数，确定退出。这时再新建工作簿文件就按你的需要自动提供出若干张工作表了。

　　74.使WPSOffice中插入的图像不再失真

　　在WPSOffice中插入图片的时候，你会发现无论插入何种格式的图片，质量都有较大失真，特别是插入带文字的图片，效果更差。解决方法如下：首先打开一个建立图像的应用程序，笔者使用的是画图板来打开包含所需图像的文件(图像文件的格式一定要是位图BMP格式，否则粘贴后不能正常显示)，然后选择“复制”命令，再切换到WPS文档中，将插入点移到要插入图像的位置，在常用工具上单击“粘贴”按钮就可以了。

　　75.设置多页打印标题与行列标志

　　打开Excel，单击相应的工作表，再单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项。如果要使每一页上都重复打印列标志，单击“顶端标题行”框右侧的按钮，在弹出的“顶端标题行”编辑框中，输入列标志所在行的行号。如果要使每一页上都重复打印行标志，单击“左端标题列”框右侧的按钮，在弹出的“左端标题列”编辑框中，输入行标志所在列的列标即可。

　　76.在Word中快速计算

　　用Word进行文字编辑时，有时可能需要对文中的一些数据进行运算，或者核对一下算式中的结果对不对。具体做法是：将光标插入点移到文档中需要插入计算结果的地方后，点击“表格→公式”，打开“公式”对话框，在该对话框中的“=”后面输入要计算的算式，最后单击“确定”按钮即可。如果说算式就是文档中的文字，那么就更简单了，只要先将文档中的算式复制，然后在“公式”对话框的“=”后面粘贴即可。不过这时的“粘贴”操作要用快捷键“Ctrl+V”了。

　　拓展：实用的Word办公软件应用技巧

　　1.定位到最后三次编辑的位置

　　其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置，即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。

　　2.快速插入当前日期或时间

　　有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间，很快!

　　3.快速多次使用格式刷

　　Word中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。

　　4.快速打印多页表格标题

　　选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。

　　5.快速将文本提升为标题

　　首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+←键，可把文本提升为标题，且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+→键，可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。

　　6.快速改变文本字号

　　Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：先在Word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改变您的字体大小。而且这个技巧在Excel和WPS2000/Office中同样适用。

　　小提示：其实，我还有两种快速更改Word文本字号的方法：

　　(1)选中文字后，按下Ctrl+Shift+>键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+

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　　(2)选中文字后，按Ctrl+]键逐磅增大所选文字，按Ctrl+[键逐磅缩小所选文字。

　　7.快速设置上下标注

　　首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。

　　8.快速取消自动编号

　　虽然Word中的自动编号功能较强大，但是据笔者试用，发现自动编号命令常常出现错乱现象。其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。

　　(1)当Word为其自动加上编号时，您只要按下Ctrl+Z键反悔操作，此时自动编号会消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了;

　　(2)选择“工具”→“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框(如图1)，最后单击“确定”按钮完成即可;

　　9.快速选择字体

　　为了达到快速选择字体的目的，我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。首先右击Word工具栏，选择“自定义“命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，并移动光标条到类别栏中的“字体”项，看到平时经常使用的字体，把它拖到工具栏成为按钮，以后要快速选择字体，只要先选中文本，再按下工具栏上字体按钮即可，省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。

　　10.快速去除Word页眉下横线

　　快速去除Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：一是可以将横线颜色设置成“白色”;二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”;第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它;最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。

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