Question

在使用电子邮件时应当遵守的礼仪规范有哪些

Answer 1

1、电子邮件应当认真撰写，并且行文符合规范。标题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。一定不要使用空白标题，这是最失礼的，标题要简短，不宜冗长。

2、电子邮件的开头要称呼收件人，这既显得礼貌，也明确提醒收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应。恰当地称呼收件者，拿捏尺度。在多个收件人的情况下可以称呼“大家”。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“某经理”。

3、电子邮件正文要简明扼要，行文通顺，最好不要让别人频繁拉滚动条才完成阅读。根据收件人与自己的熟悉程度、等级关系、对内对外性质等，选择恰当的论述语气，以免引起对方不适。为表示尊重，可以经常使用“请、谢谢”之类的词语。

4、最好通过一封邮件把相关信息全部说清楚，说准确，尽量不要再发“补充”或者“更正”之类邮件，这会让人很反感。要提前做好邮件内容检查，避免拼写错误和错别字，这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。

5、如果邮件带有附件，应在正文中对收件人做必要提示。附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。如果附件是特殊格式，则应在正文中说明打开方式，以免影响使用。附件过大，应分割成几个小文件分别发送。