Question

大型活动策划的注意事项

Answer 1

要想成功地完成一场大型活动策划，需要考虑和顾及的问题很多。现实中有一些企业单位明明耗费了大量的人力、物力和财力，却没有使一场大型活动策划收到预期的效果，很重要的一个原因就是他们活动前的准备工作做得不够充分，缺乏必须的合理计划和对于整体效果的周全考虑。大型活动策划的注意事项包括：1、提前拟定活动的计划；2、充分做好人力物资准备；3、做好突发状况应急预案；4、预留时间做好会前检查；5、活动收尾安排及总结。

1、提前拟定活动的计划。大型活动策划首先要明确活动的具体类型和主题，有针对地做出计划，计划的内容需要尽可能地细致完备，通过分阶段的方式做好活动前的准备工作，精确算好活动所需要的各种材料及人工，并进行经费预算，外联部门人员要对活动所需的经费预算进行实际的落实，找到合适的合作对象或对活动经费申请做好安排。
2、充分做好人力物资准备。活动负责人根据活动计划表联络安排好场地和主持人，确定活动参与人数并提前一周发出邀请函，通过媒体和网络做好活动宣传工作，将活动的每一个实施细节对接好到具体的工作人员，确保没有遗漏，避免出现多头指挥或者职责无人执行的情况。
3、做好突发状况应急预案。大型活动策划需要着重考虑到安全问题，这类活动参与人数众多，不排除会有突发情况发生，需要在大型活动策划时安排专门助理处理可能的突发情况。在除遇特殊天气情况以外，活动都应如期进行，避免时间拖延给活动参与者留下不好的印象。如因故需要推迟或取消活动，应该尽早做好通知。
4、预留时间做好会前检查。一场任何规模的大型的活动开始前的两个小时，全面的检查工作都是必不可少的，根据大型活动策划的内容安排以及人员的分布，宾客或者观众的入场等，并检视包括会场的设备是否完好无损，所有的物质是否应准备、分发妥当，主持人的台词是否排练熟稔等进行逐一检查和彩排，避免活动进行时出现手忙脚乱的情况。
5、活动收尾安排及总结。完成一场活动之后的大型活动策划的收尾工作更加不可马虎，活动结束时负责人员要在现场做好指挥调动和监督工作，根据计划表确保活动参与者安全、有序地退场，并清点好设备，落实每个人的职责检查，如有设备或资源的租借需及时归还或安排归还的负责人员，做好人员职责的对接计划后做出活动的总结。