高校如何做好档案管理
学校档案管理工作信息化建设之所以如此重要，不仅仅是因为档案信息化具有占用空间小、储存信息量大等特点，同时还因为档案信息化可以实现档案管理的远程服务、资源共享，最大化地提升档案信息利用的时效性。具体而言，用好学校档案管理软件，可从三个维度帮助学校做好档案管理工作。
1.学校档案管理软件：整合管理知识资源
学校知识资源，涵盖的范围非常广，既包括涵盖教学计划、教案、教学科研活动记载、教学总结、实践性教学方案等在内的教务资料，也包含思政工作、精神文明建设、学生学籍管理、财务收支状况等管理资料，还包含了校舍维修、校园建设等基建资料。统筹管理各项资料，是学校档案管理软件要实现的首要功能。
会博通学校档案管理软件，实现了对学校教案/课件，电子图书、学术研究、党团活动、学校档案等资料的数字化录入和存储。资料格式支持dwg、doc、xls、ppt、wps、gif、tif、tx、 hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等，全面满足学校知识存储要求，有效解决知识资源分散，无法集中管理的难题。
2.学校档案管理软件：档案合规灵活分类
学校档案资料如此之多，要做好分类管理并不容易，需要非常精细、严谨的划分。在使用档案管理软件之间，档案管理人员通过手工收集、整编的方式进行档案的管理，工作量非常大，而且效率也很低。
会博通档案管理软件在实现学校档案数字化录入之后，依据相关法律法规，以及自身在档案管理领域三十余年的实战经验，为学校提供参考性的资料分类模板。所有资料分类，均符合规范化验收要求，在保证合法合规的大前提下，会博通结合学校科室分布的实际情况，也提供个性化的分类模式，以便于查询。
3.学校档案管理软件：智能化的档案管理
在传统的档案借阅模式中，我们如果要调阅一份文件，需要通过层层的审批和盖章，流程长、时间慢、工作量大，不利于教学工作的高效开展。
会博通档案管理软件的应用，采用面向服务的架构，有效控制系统中与软件代理交互的人为依赖性，使档案管理达到自动化、实时化和网络化。关键词查询、组合查询、分类查询、批量处理等丰富的功能应用，匹配线上、线下、线上+线下的使用模式，实现档案的内部共享，档案调用更为灵活，极大地减轻了档案管理人员的负担。
学校档案工作是教育事业发展的重要基础性工作之一，是学校管理的重要组成部分，是衡量教学质量和管理水平的重要标志。会博通学校档案管理软件将为学校科学、规范、精细的管理档案持续赋能，使学校档案有效地为学校的教育教学服务。
沈阳仁政科技有限公司
2024-10-28 广告
导语：档案是反映各个历史时期、历史面貌的真实记录。档案工作是学校教育事业重要的组成部分。一个学校的发展轨迹、文化积淀、管理水平、办学特色，常常可以从档案中反映出来。
高校如何做好档案管理
一、做好高校档案管理工作，领导重视是前提
高校档案是展示学校自身形象和价值观建设成果的重要载体，因此学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下，努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围，努力与德育教育各类活动相结合，成为校园文化建设的重要基地，最大范围反映学校的文化风貌和历史面貌。
学校领导要站在校园文化的角度，倡导全校教职员工认识学校档案管理工作的重要地位和作用，并把档案管理工作纳入学校发展的长效机制之中，努力让全体教职工增强建档意识，形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。
一段时间以来，很多高校对于档案管理工作不够重视，在人、财、物的投入上没有把档案工作摆在应有的重要地位，导致了档案管理工作无人重视，严重影响了档案工作人员的工作积极性，也一定程度上影响了工作质量和效果。要真正做好档案管理工作，领导重视是前提。只要领导重视了，重心明确了，以后的工作才好有条不紊的进行。
二、做好高校档案管理工作，健全制度是关键
一是要明确档案管理机构的双重职能。目前档案工作在高校的地位还没有达到应有的'高度，有的甚至还停留在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的地步。在学校机构改革中，不少档案管理机构的地位又被削弱，只看到其服务功能，而忽视了其行政协调、监督指导的职能。要把档案工作作为高校内部行政管理的重要部门，因为法律要求其“对所属单位的档案工作进行监督和指导”，同时还要“负责保管本机关的档案”。所以高校档案机构具有双重性，作为职能部门，它负有“监督和指导”的职能。作为业务部门，它具有“保管”的职责。因此，我们要强调高校档案管理机构的双重职能。
二是要建立健全档案管理机构和管理网络
成立以学校领导为组长、相关负责同志参与的档案工作领导小组，配备一定数量的专职档案员和兼职档案员。要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专职档案干部属专业技术人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待。要按有关规定，认真做好专业技术职务聘任(或任命)工作。
档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。硬件建设是提高档案水平的保障，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案管理机构，添购档案管理设施设备，分类存放，编档管理，做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
三是要建立完善的档案管理工作制度
完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。制订《档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度，促使全校教职员工都来重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使高校档案工作保质保量限期完成。依法管理档案工作，加大宣传力度，增强社会档案意识和档案法制观念，打好依法管理档案工作的群众和社会基层。
三、做好高校档案管理工作，牢记服务是根本
一是要强化服务理念
高校档案管理工作的初衷和归宿是它的服务价值，利用它来正确指导学校教育教学各方面工作的发展和进步。首先，要强化服务功能，创新服务机制。使得高校档案工作更好地为领导决策服务，为教学科研服务，为各类咨询查证服务。其次，提高管理素质，拓宽服务渠道。要转变思想观念，与时俱进，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，主动树立服务意识，主动开发服务功能。
二是要加强素质建设
档案工作者在做到政治素质高、具备强烈的事业心和责任感的同时，还必须适应新形势的需要，树立创新意识，培养创新能力，加强创新学习，全面掌握档案专业知识和一定的现代化管理知识，培养信息技术开发应用能力，不断提高业务水平，实现档案工作专业化管理。
一方面积极参加档案业务培训，更新档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任高校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。
协调好与公文处理部门的关系，从管理制度化、规范化和标准化来加强公文处理的统一性;确保归档文件的齐全完整。档案来源于学校各职能部门的职能活动，从文件产生到归档要经历一段时间，经过许多环节，每个环节都会影响文件材料的质量，影响文件材料的齐全性、完整性和准确性，如归档学生学籍的管理，教师和教职员工的人事档案。
档案工作人员必须与各职能部门及时沟通，确保归档文件的齐全完整。努力打造一支爱岗敬业、乐于奉献的档案管理队伍，让他们每个人都能在自己平凡的工作岗位上创绩立功，尽快成长为档案管理的行家里手，为学校教育事业的发展作出积极贡献。
三是要掌握先进技术
要加快高校档案信息化建设实现档案的现代化管理。将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。选用适合本校档案管理工作的管理软件，实现档案信息化。
在此基础上，建立档案信息查询系统，对相关管理部门和个人设置访问权限，利用网络平台了解相关档案信息，在一定范围内实现档案信息公开。这样不仅可以使档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来，而且可以更快捷、更准确地为教育、教学及科研、人事工作提供全方位的优质服务。
总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，主动提供档案利用服务，做到档案管理工作管理方法科学化，管理手段高效化，档案工作标准化，建立档案管理工作长效机制，使档案价值得以充分体现，推进教育事业的发展。
