Question

工作流软件的特征

Answer 1

文档根据预定义的路由进行分发。
一些用户可以根据需要来访问和修改这个文档。每次修改都必须签上进行这次修改的人员姓名。可以加上一些希望哪些人员再阅读的注释。
文档跟踪使得用户可以轻易得知文档在系统中流动时的位置，并且可以向那些耽误传送文档的用户发送催促信号，甚至可以撤消这个文档。
工作流软件通常包括中央管理和文件处理系统，管理人员可以使用它们来授予不同级别的访问和安全性权限，以及建立工作流处理过程和跟踪工作流。
锁定处理使得用户可以以一种安全的形式来完成和前递文档。当使用一次锁定时，其它用户就不能对这个用户进行的修改再进行改变了。它还不仅仅保护完成上述修改的用户，还保护接收方不会看见他或她没有进行过的修改。
安全性是通过鉴别和数字签名来实现的。
接收方可以确信发送方的正确性，可以证明这个文档是发送方发出的，并且可以证明它在传输过程中没有被改变。
发送方可以确信由接收方对该文档进行过的任何变动都可以检查出来。
从管理的角度来看，工作流软件可以帮助一个机构跟踪信息是如何流动的，以及如何更好地管理这种流动。工作流软件可以消除许多费时的活动，以及经常发生的昂贵的活动，例如会议、电话呼叫和特快专递。但是一旦用户转向使用这种新的软件，所需的带宽就会增加。工作流软件允许用户来观察大型的图象文件、图形、声音，甚至可以观看视频文档。这种类型的通信量将会使网络饱和。
可以从许多厂商获得工作流软件，例如IBM(White Plains，New York)、Actionsoft（AWS)、Lotus Development(Cambridge，Massachusetts)等等。象Windows这样的图形用户环境非常适合工作流应用程序，其中图形、文本和其它来自许多不同应用程序的元素都被以对象的方式集成到复合文档中。Windows具有内置工作流功能，例如它的对象链接和嵌入(OLE)功能，并且Windows for Workgroups产品就是一种包括邮件和调度软件的网络群件包。
Internet多功能函件传递扩展标准(MIME)是一种Internet标准，它为在电子函件消息中包括不同类型的数据(例如图形、音频、视频和文本等)提供了一条途径。其中，格式化功能允许用户指定字体类型、字号和文档的页的布局，因而它们就可以被其它系统中的不具有类似应用的用户进行阅读和翻译。
标准规范化表示语言(SGMI)是超出美国信息交换标准代码(ASCⅡ)格式之外的一种文档规范，它为描述文档的格式提供了一条途径。它用于创建“智能”文件而不是“哑”(ASCII)文件。一个SGML文档包括定义文档中的每个部件的一些属性，因而使得文档硬件和软件独立。使用SGML文档格式，工作流软件供应商可以更加集中精力于功能性，而不是相互转换。用户和程序员希望能够在文档中存储关于执行事件，或具有激活与这个系统以及与它连接的输出设备兼容的格式信息。
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