Question

秘书写作的秘书写作的特点

Answer 1

秘书写作是人类众多写作行为的一种形态和领域，是应用写作的一种特殊形式。秘书写作和艺术写作、商务写作以及一般的应用写作在许多方面存在显著差异。
（一）秘书写作是一种职务行为
秘书写作是根据上级领导意图或工作需要而进行的一种职务行为，是秘书岗位职责的重要内容。因此，秘书人员在撰写各类公文时，不能根据自己的兴趣、爱好以及个人观点去进行自由的表达，而是要准确体现领导的决策意图和实际要求，体现事物的客观规律。从这个角度来看，秘书写作是一种“代言”行为，代表部门、领导或上级来进行文字表达，避免秘书个人因素的介入。
秘书写作作为一种职务行为，一个鲜明的体现是，写作成果（文章）的署名一般不能直接写明秘书个人的姓名，而是根据需要将所在单位名称作为发文机关。
（二）秘书写作需要遵循一定的流程
秘书写作是一种职务行为，这就要求遵循秘书岗位工作的规律和流程。秘书对文书的处理包括收文和发文两个大的方面。其中，秘书写作主要是在发文办理工作中。发文办理的工作程序主要有：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发。
草拟也称拟稿，是秘书接受领导的发文意图后严格按照领导意图拟写公文的过程。草拟是发文处理工作中的一个关键性环节。草拟质量的好坏，体现了文秘人员的基本功，关系着发文质量的好坏。
首先要求领会领导意图。在接受写作任务时，秘书应和领导进行充分的交流沟通，这一步骤也称为“交拟”，也就是领导或文秘部门负责人向拟稿人交待说明撰拟任务的过程。在这一环节，秘书务必正确、全面地领会领导的意图。
其次，收集组织材料。根据领导意图和实际需要来收集相关的材料，主要包括国家的法律法规、部门规章制度、以往的相关做法、群众的意见态度、其他单位的经验教训、实际情况信息等。收集完成后，要对所收集材料进行必要的分析、筛选和组织，为撰写公文奠定基础。
第三，构思公文。秘书根据行文方向、行文意图等因素来确定文种、结构以及内容。
第四，撰文。秘书将前期构思润色加工并按照写作要求将草稿写在发文稿纸上。
草拟工作结束后，秘书必须将文稿交给主管领导进行审阅，根据领导的审核意见进行修改。在发文工作的其他环节中，秘书也应当适时进行监督和复核，防止出现任何差错。
（三）秘书写作的文体主要是公务文书，对规范性、时效性的要求较高
秘书写作既然是一种职务行为，必然受到工作岗位要求的制约。在机构单位中，各种工作岗位担负着特定的职能，处理的事务主要是公务。因此，秘书写作是围绕岗位职能与部门职能而进行的，所运用的主要文体必然是公务文书。公务文书的两个显著特征是规范性和时效性。
所谓规范，即具有强制力的通用标准，是在长期的行文实践中形成的共识和规则，有力地纠正和约束着个人主观随意性，这些规范必然制约秘书写作行为。秘书写作必须遵守相关的规范，例如文体规范、用语规范、结构规范、格式规范等，以保证写作成果能够体现出专业性和严肃性。
所谓时效，包括三方面的含义，一是事务在特定时间期限内发生、发展，二是针对工作事务撰写和处理文件也应当在特定时间期限内完成，三是文件的有效期限比较明确。秘书写作的时效性就是要求根据具体工作的需要，及时撰制文件、处理文件，并对文件的执行期限、有效期限进行明确的说明。
（四）秘书写作的思维是理性思维、抽象思维
思维是人的大脑对客观事物的本质和事物之间内在联系的规律性进行概括与反映的过程。在秘书写作过程中，活跃的思维自始至终相伴而行，更重要的是，思维的特点与状态直接决定着写作结果。
秘书写作的思维是理性思维。理性思维是人类思维的高级形式，是把握客观事物本质和规律的能动活动。理性思维能够对事物或问题进行观察、比较、分析、综合、抽象与概括。简而言之，理性思维就是一种建立在证据和逻辑推理基础上的思维方式。秘书写作过程中，首先要对面向的具体事务进行深入的分析、综合与概括，找出其中的本质与规律，并将这种本质与规律反映在所撰写的文件之中。这样写出来的文件，既能够以理服人，也能使工作安排符合客观规律，从而有利于促进工作开展。
秘书写作的思维也是抽象思维。抽象思维凭借抽象概念对事物的本质进行反映，使人们获得超越直接感知的知识。秘书写作过程中，需要根据现实情况使用大量的抽象概念，这些概念有些是各领域通用的，有些是特定领域的专业术语。抽象概念的使用，可以使信息表达更加严密，同时也可以使写作成果文件带有鲜明的专业色彩，增强文件的规范性。
（五）秘书写作对行业知识和专业知识水平要求较高
秘书岗位依附于其他行业和社会机构，是为了机构实现自身的职能而设置的，因此秘书写作应当围绕机构的日常管理和职能的需要而开展，这就不可避免地需要相应的行业知识和专业知识。各行各业的秘书人员，应当对本行业的整体背景有所了解，尤其应当了解与本单位密切相关的行业发展现状、政策环境、管理机制等知识，只有做到了这一点，才能对写作过程中所要处理的工作任务有更加深刻的把握，撰写的文件更能结合实际。秘书人员虽然从事的是辅助管理的秘书岗位，但是同样需要了解与业务工作有关的专业知识，只有这样秘书才能对本单位的工作有更加深入的把握，所撰写的文件更具有专业色彩。（参见韦志国主编《秘书写作》大连理工大学出版社2012年5月版）