Question

如何才能合理安排工作

Answer 1

不少管理者都有这样的感慨：“忙了一天，也不知道忙了什么，时间还不够用。”其实，只要有效地运用时间，就可以提高工作效率，在相同的时间里做更多的事，而且做得更好，成为一名出色的管理者。如何才能有效地运用时间呢？
　　一、按照事务的类型来安排时间。大致来说，事务可以分为四种类型，管理者花多少时间，应视其类型而定。
　　①紧急而且重要。包括与客户洽谈业务、未按时交货、设备出故障、产品质量出现问题等。管理者对这类燃眉之急的事一般都不会马虎，必须花上整天的时间来处理，直到解决为止。
　　②重要但不紧急。包括远景规划、产品创新、人才培养、组织协调等。这类事务看起来一点都不急迫，可以从容地去做，但却是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事，是管理者的第一要务。如果不在这类事务上花最多的时间，管理者就是“不务正业”。
　　③紧急但不重要。包括批阅日常文件、工作例会、接打电话等。这类事务也需要管理者赶快处理，但不宜花去过多的时间。
　　④不紧急也不重要。包括可不去的应酬、冗长而无主题的会议等。对于这类事务，管理者可先想一想：“这件事如果根本不去理会它，会出现什么情况呢？”如果答案是“什么事都没发生。”那就应该立即停止做这些事。
　　二、每天首先着手最重要的工作。一般而言，管理者每天都必须处理许多事务。不少管理者错误地认为，他们可先处理好最次要的事激励自己，最后才面对最重要的工作。这其实是一种不经济的利用时间的方法。把它拖到最后来干，管理者经过一天的工作，大都已疲惫不堪，很难有足够的精力来考虑它，时间也不会很多，想把它做好很难。管理者这样做的根本原因，是因为内心深处有畏难情绪，回避最重要的工作。作为一名出色的管理者，一定要克服这样的心理倾向，首先着手最重要工作，用足够的时间精力来处理它，并把它办好。
　　三、每天留些“机动时间”。管理者容易犯这样的错误：用各种活动把一天的时间表排得满满的，以致没有一点“机动时间”处理可能出现的各种突发事件。如果出现意外情况，管理者就不得不放弃计划中的工作，来处理突发事件，而今日未完成的工作，就必须加进明日的工作表中。工作是一场马拉松，而非短跑，如此给自己加压，管理者坚持不了多久。因此，管理者应每天留些“机动时间”，即使没有发生突发事件，管理者也可利用“机动时间”处理一些较次要的问题；或与员工联络一下感情；也可休息一会，考虑一天工作中的得失等。这样，管理者就可紧张而又不失轻松地完成一天的工作，从容地面对明天的挑战

Answer 2

合理安排工作要考虑的因素比较多，比如工作总量，完成工作量所需要的时间，以及相关工作人员的工作能力等等。建议使用敬业签来根据不同的情况安排工作，它可以明确目标计划，并且有多元化的提醒方式督促大家执行计划。

Answer 3

合理安排自己的时间和任务，首先要知道自己有哪些目标和任务，然后按重要性给任务排列顺序。把重要或紧急的任务排在前面，并把它们用彩色笔或贴上小便签标记出来。然后再完成其它不重要或不紧急的事务。
合理估计每项任务所需的时间量。如果你觉得这件事需要半个小时到一个小时时间来完成它，那么先留出一个小时。合理估算时间量有助于避免你不切实际地给自己安排过多或过少的任务。
排除那些会干扰你专心做事的因素，比如手机、电视、游戏等，这样你才可以全神贯注于你的任务，先将任务完成，然后再安排娱乐。
经过前面的步骤，合理安排每个“主要时间段”要做什么。比如我近一段时间每日的时间安排：早上6点30分起床、洗漱、吃早餐；7:00-8:10点训练“精英特速读记忆训练软件”提高阅读效率；8:20-8:50上班途中，听音频课......
设立提醒机制。设立提醒机制可以提醒你重要任务和截止日期，比如贴张小便签，在手机上设置提醒等等，这样你就不会忘了该做的事情了。
寻求别人的帮助，比如可以让别人为你分担一些琐碎的小事。如果你可以放下身段，让别人帮忙处理一些小事，例如打扫卫生或做个晚餐，那会对你整个的任务安排进程有很大的帮助。

Answer 4

不管是公司、团队或者个人，每天都会有很多事情要做，如何把这些重要的、不重要的等事情计划好、安排好、执行好，是关系到公司或团队效益和效率的关键，也关系到个人工作效率的关键。如何做好日常工作安排，让团队和个人的工作效率得到提升。

首先要有明确的目标。一个公司、团队或个人的目标是什么，只有设定好了目标，才有前进方向。清楚了目标了，有了规划，管理团队或个人就能知道要去做什么，时间和资源都是有限的，要把时间用到最需要的地方上去。

其次要有清晰的思路。明确了清晰的目标后，就可以把团队或个人要完成的任务按主次来划分了，每天上班团队或个人都面临了一堆的任务，好像每一件都是需要急需处理的，但是当团队或个人有了清晰的目标的时候，就很容易分清楚主次了。按照有利于目标实现的重要性来安排团队或个人的工作就可以了。

其三要有适合的工具。做日常管理必须要有适合自己公司或个人的管理载体，现在是信息时代，传统的管理模式已经不适应信息时代的需要。可以使用日事清进行日常工作安排，是一款致力于提升生活、工作效率的工具，多端数据实时同步，可以实现随时随地办公处理日常工作或生活，方便实用，易于接受。