那位会使用EXCEL办公软件中"数据透视表"和"宏"的应用吗?请举例详细分解!
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呵呵!!!关于这两个问题是EXCEL学习中除了VBA以外较深入的地方了,我想不是几段话或一篇文章就能明白的---我曾经的教学经验告诉我。
其实你的问题在贴吧当中是没有人能给你一两句话来说明白的,最多给你参考资料或地址让你去看。前面已经有人给了一个“数据透视表”的网址参考地址。
我来用通俗的语言说说什么是宏。(以下原创)
宏就是一系列你定义好了的操作过程,以后你可以反复的使用这些你已经定义好了的宏。
按以下方法你能最快的理解和使用宏(请专心跟着我的思路走二十分钟即可):
要求:假设我们要把A2、A3、A4、A5这四个单元格中字的格式都变成和A1一样,你一定会选择用“格式刷”,但是我们现在为了学习宏,不用“格式刷”,而改用“宏”。
1、首先我们解释一下“录制宏”(专心听讲,这个很实用的噢)
“录制宏”你可以理解为“录制过程”,就象你用录音机录音一样,当你按了“录音”按键之后直到按了“停止”按键,这其中的所有声音都被录下来了,以后你再按“播放”按键就能反复听这段录音了。
2、“录制宏”和上面说的“录音”一样,我们可以把我们从按EXCEL工具栏的“录制”按钮开始,直到EXCEL工具栏的“停止”按钮,这其中你操作EXCEL的所有过程都被“录制”下来成了一个“宏”,并为这个“宏”取了个名字,以后你就可以反复的使用这个“宏”了,这样就不用重复操作了,对于大量重复性的工作,用“宏”就能简化工作,大大的增强了工作效率。
3、由上面两步,对于我们最前面的要求我们可以这样设想(要把A2、A3、A4、A5这四个单元格中字的格式都变成和A1一样):
如果我们能把当时设置A1单元格时的过程“录”下来变成“宏”,然后再把这个“宏”用在A2、A3、A4、A5上面,不就同格式刷的结果一样了吗?(回答正确,加十分)。
4、好了,如果你跟上了我的思路,并大概理解了我上面的3段话,那么现在我们来实际操作一下,了解怎么“录制宏”。首先,保证A1、A2、A3、A4、A5中都有内容。
1)选中A1单元格,并点击EXCEL主菜单“工具”/“宏”/“录制新宏”。
会弹出一个窗口,这里面可以写“宏名”(默认是Macro1、Macro2、Macro3……),并设定“快捷键”(这是宏的专用快捷键,不要与其它快捷键重复噢!)
注意:在工具栏上多了一个窗口工具噢,你看上面有一个“方块”按钮,你把鼠标移到上面二秒钟,会显示按钮名提示“停止”,这个按钮就是我们“录制宏”录好了后,要按的“停止”录制按钮。
注意:现在已经开始录制了噢!你现在在EXCEL上面所做的每个具体步骤都会被录下来噢!!!(嘿嘿,小心别做坏事,录下来了就成证据了)。
2)这时你在A1单元格上右键“单元格格式”中,设置“字体”,或者其它的格式。
3)设置好A1单元格后,点击第1)步中提到的“停止”录制按钮。
OK!现在你已经完成了“录制宏”的工作了。(哈哈哈,八字已经有一撇了)
下面我们就来完成八字的另一撇,即如何使用刚才录制的“宏”
4)选中A2单元格(选择其它单元格或者区域都可以),再点击主菜单“工具”/“宏”/“宏(M)... ALT+F8”,此时会弹出一个窗口,你选择刚才你命名的那个宏,并点击“执行”按钮。
你发现什么了?是不是A2变的和A1一样了,即A2重复做了刚才被录制下来的A1的操作步骤。
5)说明:你也可以录制其它的更复杂的操作。方法都一样,只是可能你有时候要注意一些小问题。
如果你以后懂VBA的话,那么你可以自已编定过程,或者对已经录制好的“宏”,选择“编辑”来修改过程(我常常这样用)。
"宏"是一个很深的东西,能结合VBA(编程语言VB衍生)来实现很多自动化功能,按我以上的方法基本适用于你的日常工作所需。
好了,不多说了,没有给你布置家庭作业,我只能起个抛砖引玉的作用,你自己去多练练吧。
其实你的问题在贴吧当中是没有人能给你一两句话来说明白的,最多给你参考资料或地址让你去看。前面已经有人给了一个“数据透视表”的网址参考地址。
我来用通俗的语言说说什么是宏。(以下原创)
宏就是一系列你定义好了的操作过程,以后你可以反复的使用这些你已经定义好了的宏。
按以下方法你能最快的理解和使用宏(请专心跟着我的思路走二十分钟即可):
要求:假设我们要把A2、A3、A4、A5这四个单元格中字的格式都变成和A1一样,你一定会选择用“格式刷”,但是我们现在为了学习宏,不用“格式刷”,而改用“宏”。
1、首先我们解释一下“录制宏”(专心听讲,这个很实用的噢)
“录制宏”你可以理解为“录制过程”,就象你用录音机录音一样,当你按了“录音”按键之后直到按了“停止”按键,这其中的所有声音都被录下来了,以后你再按“播放”按键就能反复听这段录音了。
2、“录制宏”和上面说的“录音”一样,我们可以把我们从按EXCEL工具栏的“录制”按钮开始,直到EXCEL工具栏的“停止”按钮,这其中你操作EXCEL的所有过程都被“录制”下来成了一个“宏”,并为这个“宏”取了个名字,以后你就可以反复的使用这个“宏”了,这样就不用重复操作了,对于大量重复性的工作,用“宏”就能简化工作,大大的增强了工作效率。
3、由上面两步,对于我们最前面的要求我们可以这样设想(要把A2、A3、A4、A5这四个单元格中字的格式都变成和A1一样):
如果我们能把当时设置A1单元格时的过程“录”下来变成“宏”,然后再把这个“宏”用在A2、A3、A4、A5上面,不就同格式刷的结果一样了吗?(回答正确,加十分)。
4、好了,如果你跟上了我的思路,并大概理解了我上面的3段话,那么现在我们来实际操作一下,了解怎么“录制宏”。首先,保证A1、A2、A3、A4、A5中都有内容。
1)选中A1单元格,并点击EXCEL主菜单“工具”/“宏”/“录制新宏”。
会弹出一个窗口,这里面可以写“宏名”(默认是Macro1、Macro2、Macro3……),并设定“快捷键”(这是宏的专用快捷键,不要与其它快捷键重复噢!)
注意:在工具栏上多了一个窗口工具噢,你看上面有一个“方块”按钮,你把鼠标移到上面二秒钟,会显示按钮名提示“停止”,这个按钮就是我们“录制宏”录好了后,要按的“停止”录制按钮。
注意:现在已经开始录制了噢!你现在在EXCEL上面所做的每个具体步骤都会被录下来噢!!!(嘿嘿,小心别做坏事,录下来了就成证据了)。
2)这时你在A1单元格上右键“单元格格式”中,设置“字体”,或者其它的格式。
3)设置好A1单元格后,点击第1)步中提到的“停止”录制按钮。
OK!现在你已经完成了“录制宏”的工作了。(哈哈哈,八字已经有一撇了)
下面我们就来完成八字的另一撇,即如何使用刚才录制的“宏”
4)选中A2单元格(选择其它单元格或者区域都可以),再点击主菜单“工具”/“宏”/“宏(M)... ALT+F8”,此时会弹出一个窗口,你选择刚才你命名的那个宏,并点击“执行”按钮。
你发现什么了?是不是A2变的和A1一样了,即A2重复做了刚才被录制下来的A1的操作步骤。
5)说明:你也可以录制其它的更复杂的操作。方法都一样,只是可能你有时候要注意一些小问题。
如果你以后懂VBA的话,那么你可以自已编定过程,或者对已经录制好的“宏”,选择“编辑”来修改过程(我常常这样用)。
"宏"是一个很深的东西,能结合VBA(编程语言VB衍生)来实现很多自动化功能,按我以上的方法基本适用于你的日常工作所需。
好了,不多说了,没有给你布置家庭作业,我只能起个抛砖引玉的作用,你自己去多练练吧。
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数据透视表——Excel中最强大的分析工具
什么是数据透视表?
数据透视表是一种在Excel中对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。数据透视表能帮助用户分析、组织数据。利用它可以很快地从不同角度对数据进行分类、汇总,记录数量众多、以流水账形式记录、结构复杂的工作表。为了将其中的一些内在规律显现出来,可将工作表重新组合并添加算法,即建立数据透视表。
数据透视表的使用方法和技巧
以图1中的这样一个大的数据表格为例,这张表格是某一家公司的在1996年到1998年的产品销售的详细表格,在表格中间有包括“销售人”、“货主地区”、“货主城市”、“订购日期”、“产品名称”、“单价”、“总价”等信息,非常的详细。那么面对这样一张表格,我们如何使用数据透视表来进行数据的分析呢?
图1 Excel数据表格
1\有明确的目标
首先,在使用数据透视表之前,我们要明确一点,那就是我们要从这样的一张数据表格中得到什么样的分析结果,很多人都觉得透视表好,但是始终都觉得很难驾驭它的一个很重要的原因就是,没有明确的目标。例如:在如图1所示的表格中,我想从中分析出来,在“1997年”销售人为“金士鹏”和“孙林”这两个人,他们在货主地区为“华北”的这个地区的年销售总额为多少?
2\正确的分析思路
其实,使用数据透视表分析数据,大家只要掌握四个字就能很好地使用了。这四个字就是“分类”和“汇总”。透视表帮助我们做的就是把相关的数据进行分类,然后,再汇总的一个过程。那么,我们接下来就通过具体的操作来带大家体会了解一下。
3\数据透视表的使用方法
1、在图1这样的Excel表格中,单击【数据】|【数据透视表和数据透视图】命令,如图2所示。
图2 【数据透视表和数据透视图】命令的位置
2、在单击【数据透视表和数据透视图】按钮以后,出现了一个【数据透视表和数据透视图向导—3步骤之1】,如图3所示,直接单击【下一步】按钮,在出现的【数据透视表和数据透视图向导—3步骤之2】中(如图4所示),选择数据表格区域(如果把单元格定位在数据区域中的话,数据透视表将会自动的把数据区域选中)。单击【下一步】按钮,在出现的【数据透视表和数据透视图向导—3步骤之3】中(如图5所示),我们可以选择让生成的透视表是在【现有的工作表】中,还是在【新建的工作表】上。当然,大部分时候我们都会选择在【新建的工作表】上,因为透视表的一大特点就是能够在新的工作表中生成,这是有别于“筛选”和“分类汇总”的。然后,单击【完成】按钮。这时,就生成了一个新的工作表,这是一个初始的还没有进行分析的数据透视表。如图6所示。
图3 【数据透视表和数据透视图】步骤1
图4 【数据透视表和数据透视图】步骤2
图5 【数据透视表和数据透视图】步骤3
图6 数据透视表初始状态
3、在新生成工作表中(如图6所示)。我们能看到【数据透视表】工具栏和【数据透视表字段列表】。单击【数据透视表】工具栏中的最右边的按钮,就可以打开或者关闭【数据透视表字段列表】。从【数据透视表字段列表】中,我们可以看到,出现的字段都是Excel数据表格中的表头部分的字段。在数据透视表中我们能看到几个用蓝色线条划分出来的区域,最上面的叫“将页字段拖至此处”页字段下面是“将列字段拖至此处”,旁边的叫“将行字段拖至此处”。中间一块区域叫做“将数据项拖至此处”如图6所示。那么,在具体制作数据透视表的时候,只需要将【数据透视表字段列表】中的,一些字段通过鼠标拖到相对应的蓝色线条区域中的字段处就好了。
4、可能这时候你还在纳闷,什么样的字段要拖至页字段中?什么样的字段拖至行字段中或者列字段中吧?其实,这很简单,还记得我在前面分析思路中所说的,数据透视表其实就是做“分类”和“汇总”这样的工作,在透视表中,很明显中间的一块最大的区域“请将数据项拖至此处”,这块区域是放数据的,也就是我们所说的“汇总”项,旁边的那些页字段、列字段、行字段中自然就是放置各个“分类”项的了。
在我们分析目标中我已明确说明了,我要分析的是:在“1997年”销售人为“金士鹏”和“孙林”这两个人,他们在货主地区为“华北”的这个地区的年销售总额为多少?在这个分析目标中,“年份”、“销售人”、“货主地区”,这些都是“分类”项,而“销售总额”则是“汇总”项。
通过分析,我们很快就可以把透视表做好,首先,先放置“分类”项,在【数据透视表字段列表】中,将【货主地区】字段拖至“页字段”上,将【销售人】字段拖至“列字段”上。将【订购日期】字段拖至“行字段”上,拖放完“分类”项以后,最后就放置“汇总”项,在【数据透视表字段列表】中,将【总价】字段拖至中间最大的区域“数据项”中,这样一个数据透视表就初步制作完成了,如图7所示。
图7 将各个字段拖至相应位置后初步完成的数据透视表
5、透视表大体出来了以后,我们就要去想办法得到我们想要的分析结果了,按照我们分析的目的,我们只需要看到“金士鹏”和“孙林”这两个人的销售业绩,那么,单击透视表中【销售人】字段旁边的下拉箭头,就留下“金士鹏”和“孙林”,把其他人名前面的勾都去掉(如图8所示)。单击【货主地区】字段旁边的下拉箭头,选择“华北”地区,如图9所示。
6、到现在我们已经把【销售人】和【货主地区】都选择好了,就差年份了,我们的目的是要看“1997年”销售人为“金士鹏”和“孙林”这两个人,他们在货主地区为“华北”的这个地区的年销售总额为多少?显然对【订购日期】字段直接单击旁边的下拉箭头去筛选是没有办法直接筛选出年份的,那我们如何得到年份这样信息呢?将鼠标定位在【订购日期】字段上,单击右键。选择【组及显示明细数据】|【组合】命令,如图10所示,在弹出的【分组】对话框的【步长】区域内选择【年】,然后【确定】(如图11所示)。这样就把【订购日期】字段按照年份给筛选出来了。然后,再单击字段旁边的下拉箭头,选择“1997年”。这样我们所要求的分析结果就出来了,如图12所示。
图8 筛选【销售人】字段
图9 筛选【货主地区】字段
图10 对【订购日期】字段进行【组及显示明细数据】
图11 按“年”对【订购日期】字段进行分组
图12 经过对【订购日期】字段的筛选,得出最终我们想要的分析结果
7、经过上述6步,我们就通过透视表很快地得到了我们所想要的分析结果。试想如果这个工作你还在使用传统的,筛选或者排序的方式去做的话,那工作量是多么大,透视表不仅可以很快地透过对字段的拖放得到想要的分析结果,而且,还可以在已有的透视表中继续做更加复杂的分析。
比如:如图12所示,我现在已经得到了,1997年华北地区“金士鹏”和“孙林”这两个人的销售总额,但是,我还想了解,1997年中,他们两个人到底具体的是销售了哪些产品,怎么办呢?很简单,直接把【产品名称】字段从数据透视表字段列表中拖至“行字段”上,跟【订购日期】字段放在一起,马上你就能看到两个人具体销售的产品是什么了(如图13所示),是不是很方便?如果此时你不想看到【产品名称】这些详细的数据,就直接用鼠标将【产品名称】字段拖到表格外面就ok了(此时鼠标拖动的字段边上将显示红色小叉)。
图13 添加【产品名称】字段
通过上面的方法,你一定了解到,原来数据透视表并不是一个很难的工具,只要会用并且用好它,透视表将能够帮助我们解决很多日常工作中的很多的分析问题。
还有什么疑问可以下面那个网页去学习
祝你早日学成!!
什么是数据透视表?
数据透视表是一种在Excel中对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。数据透视表能帮助用户分析、组织数据。利用它可以很快地从不同角度对数据进行分类、汇总,记录数量众多、以流水账形式记录、结构复杂的工作表。为了将其中的一些内在规律显现出来,可将工作表重新组合并添加算法,即建立数据透视表。
数据透视表的使用方法和技巧
以图1中的这样一个大的数据表格为例,这张表格是某一家公司的在1996年到1998年的产品销售的详细表格,在表格中间有包括“销售人”、“货主地区”、“货主城市”、“订购日期”、“产品名称”、“单价”、“总价”等信息,非常的详细。那么面对这样一张表格,我们如何使用数据透视表来进行数据的分析呢?
图1 Excel数据表格
1\有明确的目标
首先,在使用数据透视表之前,我们要明确一点,那就是我们要从这样的一张数据表格中得到什么样的分析结果,很多人都觉得透视表好,但是始终都觉得很难驾驭它的一个很重要的原因就是,没有明确的目标。例如:在如图1所示的表格中,我想从中分析出来,在“1997年”销售人为“金士鹏”和“孙林”这两个人,他们在货主地区为“华北”的这个地区的年销售总额为多少?
2\正确的分析思路
其实,使用数据透视表分析数据,大家只要掌握四个字就能很好地使用了。这四个字就是“分类”和“汇总”。透视表帮助我们做的就是把相关的数据进行分类,然后,再汇总的一个过程。那么,我们接下来就通过具体的操作来带大家体会了解一下。
3\数据透视表的使用方法
1、在图1这样的Excel表格中,单击【数据】|【数据透视表和数据透视图】命令,如图2所示。
图2 【数据透视表和数据透视图】命令的位置
2、在单击【数据透视表和数据透视图】按钮以后,出现了一个【数据透视表和数据透视图向导—3步骤之1】,如图3所示,直接单击【下一步】按钮,在出现的【数据透视表和数据透视图向导—3步骤之2】中(如图4所示),选择数据表格区域(如果把单元格定位在数据区域中的话,数据透视表将会自动的把数据区域选中)。单击【下一步】按钮,在出现的【数据透视表和数据透视图向导—3步骤之3】中(如图5所示),我们可以选择让生成的透视表是在【现有的工作表】中,还是在【新建的工作表】上。当然,大部分时候我们都会选择在【新建的工作表】上,因为透视表的一大特点就是能够在新的工作表中生成,这是有别于“筛选”和“分类汇总”的。然后,单击【完成】按钮。这时,就生成了一个新的工作表,这是一个初始的还没有进行分析的数据透视表。如图6所示。
图3 【数据透视表和数据透视图】步骤1
图4 【数据透视表和数据透视图】步骤2
图5 【数据透视表和数据透视图】步骤3
图6 数据透视表初始状态
3、在新生成工作表中(如图6所示)。我们能看到【数据透视表】工具栏和【数据透视表字段列表】。单击【数据透视表】工具栏中的最右边的按钮,就可以打开或者关闭【数据透视表字段列表】。从【数据透视表字段列表】中,我们可以看到,出现的字段都是Excel数据表格中的表头部分的字段。在数据透视表中我们能看到几个用蓝色线条划分出来的区域,最上面的叫“将页字段拖至此处”页字段下面是“将列字段拖至此处”,旁边的叫“将行字段拖至此处”。中间一块区域叫做“将数据项拖至此处”如图6所示。那么,在具体制作数据透视表的时候,只需要将【数据透视表字段列表】中的,一些字段通过鼠标拖到相对应的蓝色线条区域中的字段处就好了。
4、可能这时候你还在纳闷,什么样的字段要拖至页字段中?什么样的字段拖至行字段中或者列字段中吧?其实,这很简单,还记得我在前面分析思路中所说的,数据透视表其实就是做“分类”和“汇总”这样的工作,在透视表中,很明显中间的一块最大的区域“请将数据项拖至此处”,这块区域是放数据的,也就是我们所说的“汇总”项,旁边的那些页字段、列字段、行字段中自然就是放置各个“分类”项的了。
在我们分析目标中我已明确说明了,我要分析的是:在“1997年”销售人为“金士鹏”和“孙林”这两个人,他们在货主地区为“华北”的这个地区的年销售总额为多少?在这个分析目标中,“年份”、“销售人”、“货主地区”,这些都是“分类”项,而“销售总额”则是“汇总”项。
通过分析,我们很快就可以把透视表做好,首先,先放置“分类”项,在【数据透视表字段列表】中,将【货主地区】字段拖至“页字段”上,将【销售人】字段拖至“列字段”上。将【订购日期】字段拖至“行字段”上,拖放完“分类”项以后,最后就放置“汇总”项,在【数据透视表字段列表】中,将【总价】字段拖至中间最大的区域“数据项”中,这样一个数据透视表就初步制作完成了,如图7所示。
图7 将各个字段拖至相应位置后初步完成的数据透视表
5、透视表大体出来了以后,我们就要去想办法得到我们想要的分析结果了,按照我们分析的目的,我们只需要看到“金士鹏”和“孙林”这两个人的销售业绩,那么,单击透视表中【销售人】字段旁边的下拉箭头,就留下“金士鹏”和“孙林”,把其他人名前面的勾都去掉(如图8所示)。单击【货主地区】字段旁边的下拉箭头,选择“华北”地区,如图9所示。
6、到现在我们已经把【销售人】和【货主地区】都选择好了,就差年份了,我们的目的是要看“1997年”销售人为“金士鹏”和“孙林”这两个人,他们在货主地区为“华北”的这个地区的年销售总额为多少?显然对【订购日期】字段直接单击旁边的下拉箭头去筛选是没有办法直接筛选出年份的,那我们如何得到年份这样信息呢?将鼠标定位在【订购日期】字段上,单击右键。选择【组及显示明细数据】|【组合】命令,如图10所示,在弹出的【分组】对话框的【步长】区域内选择【年】,然后【确定】(如图11所示)。这样就把【订购日期】字段按照年份给筛选出来了。然后,再单击字段旁边的下拉箭头,选择“1997年”。这样我们所要求的分析结果就出来了,如图12所示。
图8 筛选【销售人】字段
图9 筛选【货主地区】字段
图10 对【订购日期】字段进行【组及显示明细数据】
图11 按“年”对【订购日期】字段进行分组
图12 经过对【订购日期】字段的筛选,得出最终我们想要的分析结果
7、经过上述6步,我们就通过透视表很快地得到了我们所想要的分析结果。试想如果这个工作你还在使用传统的,筛选或者排序的方式去做的话,那工作量是多么大,透视表不仅可以很快地透过对字段的拖放得到想要的分析结果,而且,还可以在已有的透视表中继续做更加复杂的分析。
比如:如图12所示,我现在已经得到了,1997年华北地区“金士鹏”和“孙林”这两个人的销售总额,但是,我还想了解,1997年中,他们两个人到底具体的是销售了哪些产品,怎么办呢?很简单,直接把【产品名称】字段从数据透视表字段列表中拖至“行字段”上,跟【订购日期】字段放在一起,马上你就能看到两个人具体销售的产品是什么了(如图13所示),是不是很方便?如果此时你不想看到【产品名称】这些详细的数据,就直接用鼠标将【产品名称】字段拖到表格外面就ok了(此时鼠标拖动的字段边上将显示红色小叉)。
图13 添加【产品名称】字段
通过上面的方法,你一定了解到,原来数据透视表并不是一个很难的工具,只要会用并且用好它,透视表将能够帮助我们解决很多日常工作中的很多的分析问题。
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祝你早日学成!!
参考资料: http://tech.163.com/07/0405/09/3BAAQ5R1000915AC.html
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