Question

如何提高机关档案管理规范化

Answer 1

一、做好档案管理工作的重要性

　　档案管理也称档案工作，是文件在实际使用价值消失后的仅有凭证和参考价值，是资料的终端。档案管理系统在整个社会科学能力的构成中占有较大地位，是社会信息系统的奠基。而档案管理工作的涉及范围较广，不仅存在于局部单位的工作生产，还存在于整个社会。档案管理工作是推进社会发展的重要因素，是单位寻求进步和发展的需要，是单位或部门日常工作的一部分，是衡量工作人员的职业素质，是企业或个人发展历程的记录，也是评价个人素养的依据。档案管理工作的规范化，既可以满足档案工作在现代社会发展的需要，也可以为决策者在制定工作规划时提供详实的资料，帮助决策者做出科学合理的适合单位长期使用的发展规划。同时，档案也是决策者了解单位现阶段发展状况，总结以往的经验教训，了解各人员的综合素质，改进发展规划，调整工作结构的重要依据。

　　目前，规范档案管理工作，可以起到促进市场经济发展，提升单位形象以及增强企业市场竞争力的作用。因此，在我国经济市场的经营形式面临着严峻挑战的条件下，如何有效地发挥档案管理工作的作用，提升其社会功能和价值，完善档案管理的工作方式，真实地反映单位的具体情况尤为重要。

　　二、档案管理工作存在的不足

　　(一)整体意识不足

　　由于在工作岗位中一些工作人员心里没有大局意识，对档案管理工作的认识过于片面性，缺乏整体意识，无法把档案管理与各项建设相互结合，导致业务及自身发展拘泥于单一的形式中。

　　(二)创新意识需增强

　　档案管理工作中的重要环节就是创新意识。深化档案管理改革对于思想发展的局部性、管理体制过于单一以及工作方式过于传统老旧，致使现期的发展模式严重缺乏创新性。

　　(三)全面性较低

　　对于新形势下的档案管理工作，从本质上缺乏全面认识，致使一些工作档案不到位，一些可再生的资源白白浪费，而那些不健全的档案资料以及不合格的工作结构，无法向社会及时提供准确的服务，影响了档案管理工作职能的正常发挥。

　　三、加强档案管理工作规范化的措施

　　(一)完善档案管理工作的规章制度

　　要想更好地规范档案管理工作，首先应该使档案管理的基础工作稳定可靠，这不但是档案管理工作法制化的要求，也是提升其科学化、合理化、规范化的保证。虽然我国政府针对档案管理工作颁布了一系列的法律，保证了档案管理工作发展的基础不动摇，也为档案管理在收集、整理和管理等过程提供了有力的帮助。但随着社会的不断发展、档案管理工作的进步、管理设施的不断优化以及档案种类的不断增多，档案管理的方法也需要改革创新、与时俱进。要求档案管理的工作人员必须存有忧患意识，工作上有紧迫感，不断学习相关知识以提高自身的职业素养，加强法制教育，帮助管理人员明确相关法律法规，保证其工作行为的合法化。单位领导者应该不断完善制度建设，从单位档案管理工作的实际出发，因地制宜，制定出一套行之有效的管理办法，最大化地发挥档案管理在社会发展中的作用。

　　(二)制定出符合时代发展要求的档案管理方案

　　现阶段属于信息技术高速发展的信息时代，随着计算机技术的普及，网络被广泛地应用于人们的生产生活中，这就为档案管理工作在新时代的继续发展带来了巨大的挑战，如何做好新时期的档案管理工作以及如何推动档案管理工作的创新发展是管理人员现阶段的首要达成目标。这就要求管理人员要结合以往的工作经验，分析并归总出工作的特点，提高管理者的服务质量和知识储备量，加强管理人员的专业技能和管理能力的培训，以现代化的管理方法取代传统的管理方案，以机器归整取代手工操作，提高档案利用率，实现其价值。但是，网络信息也具有一定的不安全性，这就需要管理人员要加强日常的管理、鉴定和保管等相关工作，保证档案的完整性和真实性。

　　(三)采用科学的管理方法，提升档案管理职能

　　档案管理工作是为了国家和社会服务的一项工作，加强档案管理工作，可以推进国家的经济建设和社会发展的进步，并且对于企业来讲，优秀的企业管理者可以通过档案来把握市场经济的基本活动规律和发展方向。档案管理工作的管理内容就是档案，而档案具有被利用的价值，这同时也是档案管理工作存在的价值，作为档案管理工作者，只有做好合理开发，有效利用档案的价值，才能够更好地完成本职工作。因此，档案管理者应该掌握科学的管理方法，学习先进的档案管理技术，以科学的方法和先进的管理手段来完成对于档案的收集、整理、保管、鉴定等一系列工作，平时在工作中，要明确工作条理，掌握工作重点。例如，档案管理中最基本的编目、检索等工作，虽然只是档案管理的前奏，但如果完成的良好，则可以让后续工作进行得更加顺利;对于一些利用价值比较高的档案，应该复制、备份，且原件不得外借，保证档案的安全性。同时，档案管理人员也应该结合本单位实际的工作情况，对于档案管理工作中不完善的地方及时地改进，更正管理错处。

　　随着社会的不断发展，只有创新、高效、规范的档案管理工作才能满足现代社会发展的需求，档案管理为各个企业单位、机关单位提供着重要的理论依据，加速其合理性、先进性的建设。因此，档案管理工作的相关人员应该积极抓住发展机遇，迎接挑战，不断创新，与时俱进，从而实现档案管理工作科学化、规范化的目标，开拓档案管理的新局面，以便更好的促进社会的和谐发展。

Answer 2

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。