档案如何管理？
法律分析：档案的管理应当遵循《中华人民共和国档案法实施办法》的规定。
法律依据：《中华人民共和国档案法实施办法》
第十二条 按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档。
第十三条 机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。
属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。
经同级档案行政管理部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限；已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。
第十四条 既是文物、图书资料又是档案的，档案馆可以与博物馆、图书馆、纪念馆等单位相互交换重复件、复制件或者目录，联合举办展览，共同编辑出版有关史料或者进行史料研究。
第十五条 各级国家档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施：（一）建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化；（二）配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施；（三）根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理；（四）根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备。
机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管，根据需要，参照前款规定办理。
第十六条 《档案法》第十四条所称保密档案密级的变更和解密，依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的规定办理。
第十七条 属于国家所有的档案，任何组织和个人都不得出卖。
国有企业事业单位因资产转让需要转让有关档案的，按照国家有关规定办理。
各级各类档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织为了收集、交换中国散失在国外的档案、进行国际文化交流，以及适应经济建设、科学研究和科技成果推广等的需要，经国家档案局或者省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门依据职权审查批准，可以向国内外的单位或者个人赠送、交换、出卖档案的复制件。
第十八条 各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境。
各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的，必须经国家档案局审查批准。各级国家档案馆馆藏的三级档案、各级国家档案馆馆藏的一、二、三级档案以外的属于国家所有的档案和属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件，各级国家档案馆以及机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人需要携带、运输或者邮寄出境的，必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准，海关凭批准文件查验放行。
海量的档案资料，管理过程随时都有可能出现“用的时候找不到、用完不还、机密文件丢失”等现象，管理起来工作量不小。
OA结合各大行业客户服务经验，以“权限+文档”两大功能板块为基础，帮助客户统一“纸质档案”与“电子档案”，用一套系统高效存储、借阅档案。
“4”大环节高效管理
1、“存”不费时
各类重要资质证书、合同、产品技术文件、人员信息都是组织重要的档案材料，如果全靠人工一一收集整理和维护，不仅耗费精力、人力成本高，会不会遗漏还不能确定。
现在直接借助OA系统的电子表单就能把组织的所有纸质档案录入系统，形成实物档案与电子信息一一对应的电子档案库，让管理人员在OA系统就能高效管理档案。
1）档案分类、分组，目录清晰
将档案进行分类是高效整理的第一步，OA系统可以借助知识文档目录的方法，按照组织档案实际内容，进行分类管理，无论是合同类、产品类、人事类还是经营管理类，每样档案都能快速锁定。
这样，管理员在日常管理过程中可以更直观的浏览档案状态，哪类档案的出借情况、数量一目了然，再也不用一一翻找。
2）档案快速编号，查、存方便
对档案进行编号更有利于文档的归档和查找。OA系统可以根据客户自己的编号规则在表单中为每份档案自动生成编号。
这样，管理员每次在录入档案内容的时候，根据编号系统就能自动完成档案归类，过去需要耗时几个礼拜进行分类的材料，现在一个管理员几天就能完成。
此外，需要什么档案直接根据实体档案编号，就能在系统搜索到对应的电子档案信息，缩短排查时间。
3）档案信息“条码化”
每份电子档案都能生成自己的专属“条码”，上面记录了每份档案的基本信息，比如“经办人、创建时间、档案类型、编号、使用状态等”。
为了方便和纸质档案对应，客户可以直接在系统批量生成二维码或者条形码，打印后黏贴在对应的纸质档案上，扫一扫就能了解基本信息。
【小结】：借助OA系统将纸质档案电子化，全面提升档案信息存、管、查效率，庞大的档案收集工作1位管理员也能完成。
2、“借”不求人
在档案纸质化管理时代，借阅难倒了不少企业，一来档案太多找起来麻烦，有些档案借出去没还，找了半天也是白费力气；每次借阅都得麻烦人，双方时间都耽误了。
电子化的借阅管理过程更加规范，不仅使用必须经审批，整个借阅过程都有严格监控，借多久、还没还一目了然。
1）纸质档案借、还流程化
和过去人工登记借阅不同，现在客户档案室的每份纸质档案无论借还是还，必须从经过OA的电子流程审批，谁借的、借的什么档案、什么时候还的等信息，都会一一记入系统，随时核查。
有时可能会出现一次借阅几十份文件资料，手动操作太麻烦，为了缩短办理时间，现在可以通过泛微OA的电子表单根据关键字筛选文件，一键“批量借阅”，体验更快。
2）电子档案查阅智能收回
和纸质档案线上记录、线下阅览不同，如果没有使用纸质档案的必要，还可以直接在系统上借阅电子档案。
只要登记好借阅的材料和归还时间，系统会通过“查阅权限”的控制为借阅者下发阅读权限，到期自动收回，全程无纸化操作，更节省时间。
3）机密档案“扫码”借阅
对于一些保密级别较高的档案，为了做好保密，一般并不公开借阅，OA将此类文件的借阅需求和一般档案借阅区分开，必须在档案室扫描二维码才能发起借阅，确保文件信息不随意泄漏，借阅更灵活。
【小结】：各类档案都有自己的借阅规定，OA可以灵活的去帮助客户制定不同的线上借阅流程，提升借阅安全性。
3、“还”不超期
纸质档案因为追回不及时，常常会出现耽误使用、重要档案丢失现象，现在，借助泛微全程电子化的流程管控，可以智能掌控档案的整个借阅过程。
1）智能标注到期档案
每份被借出去的档案，管理员直接通过系统的台账页面就能监控返还情况，即将到期或已经超期的文件，会直接通过色块标记出来。
2）紧急提醒防止超期
到期未还的情况一出现，系统会通过短信、流程或者微信消息代替管理人员智能提醒借阅人。
【小结】：归还状态智能监控，责任追究到人，不怕超期、不怕丢。
4、“查”不用等
此外，借助智能报表系统和电子表单，档案管理人员、上层领导可以随时在OA报表门户了解不同时期，组织内部各类档案的管理情况。
可以查档案详情、可以了解具体数据分析情况。包括各类文档的借阅频率、有多少超期未还、违规使用多不多，以及各类档案的数量占比等情况。
管理人员再也不用为查档案、出一份分析报告而耗费大量时间，全面提升管理质量。
【小结】：发挥数据使用价值的同时，为客户提供管理分析，优化管理环节。
档案管理方案的可实施性
灵活适应各类组织档案管理需求：包括各大企事业单位、政府机关等，建模灵活落实具体管理制度。
“电子档案+纸质档案”相结合：在很长一段时间里，企业依然习惯使用纸质档案，两者相结合的方式更符合企业需求。
这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
想要将纸质资料完全转化为电子资料，仅靠手工录入的方式，不光工作量极大，效率低且容易出错。此时，挑选一款靠谱好用的档案系统，才是企业迈进数字化创新的正确方式。
首先，安全性是第一要点。公司档案既是公司的私密信息，同时也是企业的机密资源，一旦泄露会使员工个人和企业的利益受到侵害。
其次，为了减轻工作量，电子档案的建立要更加高效快捷。所以，档案系统的功能是否足够强大，能否帮助我们快速建立电子档案，也将成为我们关注的要点，这就是“好用”的重要性。
一款好用的电子档案系统，应该具备智能化和延展性两个特点。智能化是为了解决我们低效的手工录用，能够通过扫描和解析功能，高效地将大量的纸质版档案转化为电子版档案。再者，也能够通过检索功能，快速和精准地查找、调用员工档案。
而延展性指的是，系统的功能具备延展性，不仅是当下能够满足纸质资料转换成电子数据的需求，往后也能够建立在线填写资料的表单，为企业全面推行数字化提供足够的技术支持。
纸质、电子档案集中统一管理
一般而言，当原始的纸质档案已经转移到电子档案库进行储存，那么这些纸质档案在往后的任何时间进行处理都可以，但正如前面讨论到的安全性问题，如果这些纸质资料需要丢弃，那就要进行妥善的销毁和粉碎，确保信息不会对外泄露。
当然，如果这些原始的纸质档案，与企业现有的电子档案不构成重复或者替代的记录，那我们仍需要妥善地储存好这些纸质资料。
以上就是搭建档案管理的一些建议。数字化储存企业的档案资料，可以真正有效地简化档案管理的工作，极大地提高工作效率，为企业及员工带来价值，让企业档案管理实现智慧化。
