Question

关于outlook的收件人管理

我在outlook里设置了几个distribution list，但每次发邮件都到通讯录里再到联系人里去找太麻烦，能不能保存在工具栏里？或者可以有什么更快捷的方法？

Answer 1

填写邮件地址时，可使用通讯簿对话框查找电子邮件和传真。可使用“联系人”文件夹存储和检索有关他人的各类信息，如街道地址、电话号码、电子邮件地址和传真号码。如果“联系人”文件夹中的联系人包含电子邮件字段或传真号码字段条目，则该联系人自动出现在“通讯簿”对话框的“Outlook通讯簿”中。若要打开“通讯簿”对话框，请单击“通讯簿”，或单击“工具”菜单中的“通讯簿”。

　　“通讯簿”对话框中有多种类型的通讯簿，包括“全域通讯录”、“个人通讯簿”和“Outlook通讯簿”。请在“显示名称来源”框中选定通讯簿。

　　*全域通讯录：该通讯簿包含机构内的用户、组和全部电子邮件地址，并且可向机构填写邮件地址。由管理员创建和维护该通讯簿。“全域通讯录”也可包含公用文件夹电子邮件地址。

　　*Outlook通讯簿：由位于“联系人”文件夹中的联系人自动创建的通讯簿。该“联系人”文件夹中的电子邮件字段或传真号码字段包括有条目。联系人可为机构内部和外部人员，每个联系人可有多个电子邮件地址。更新“联系人”文件夹中的联系人时，也更新“Outlook通讯簿”。“联系人”文件夹作为独立的条目出现在“通讯簿”对话框中的“显示名称来源”框的“Outlook通讯簿”下。

*个人通讯簿：是一种自定义通讯簿，通常用于存储要经常向其填写邮件地址的个人通讯组列表，如足球队全体队员的列表。如果使用Microsoft Exchange服务器，可向“个人通讯簿”中添加公用文件夹地址。“个人通讯簿”文件的扩展名为.pab并可存储在磁盘上。

　　在用户配置文件中，可以删除或添加“Outlook通讯簿”和“个人通讯簿”。既可将“个人通讯簿”从Mic rosoft Mail3.x或Microsoft Exchange Client引入“联系人”文件夹，也能直接使用它们，就像它们在Outlook中一样。不过，在“通讯簿”对话框中对“个人通讯簿”所作的任何更改，都反映不到 “联系人”文件夹中。

　　图2是Outlook的通讯簿窗口。下面介绍一下怎样使用个人通讯簿。

　　创建个人通讯组列表

　　若要创建个人通讯组列表，必须在用户配置文件中设置个人通讯簿。然后按以下步骤操作：

　　(1)单击“工具”菜单中的“通讯簿”；

　　(2)单击“新条目”；

　　(3)单击“选定地址类型”框中的“个人通讯组列表”，然后单击“确定”按钮；

　　(4)在“名称”框中，键入组名称；

　　(5)单击“添加/删除成员”；

　　(6)选中“显示名称来源”框中的通讯簿，该通讯簿包含要添至个人通讯组列表中的名称；

　　(7)在“键入名称或直接从列表中选择”框中，键入要添加的每个名称，双击下框中的每个名称。

　　在个人通讯组列表中添加名称

　　(1)单击“工具”菜单中的“通讯簿”；

　　(2)单击“显示名称来源”框中的“个人通讯簿”；

　　(3)在“键入名称或直接从列表中选择”框中，键入要添加的个人通讯组列表名称，双击下框中的名称；

　　(4)单击“添加/删除成员”；

　　(5)选中“显示名称来源”框中的通讯簿，该通讯簿包含要添至个人通讯组列表中的名称；

　　(6)在“键入名称或直接从列表中选择”框中，键入然后双击要添加的每个名称。