Question

怎样制定房地产办公室档案制度？

Answer 1

第十八条　档案分类 　　1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号方法。 　　2、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。 　　3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。 　　4、常用的分类方法有： 　　（1）按产品型号分类；（2）按设备型号分类；（3）按科研课题分类；（4）按工程项目分类；（5）按专业性质分类；（6）按组织机构分类；（7）按时间分类。 　　第十九条　档案编目与编制检索工具 　　1、要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录。 　　2、要根据需要编制档案检索工具，并且进行档案著录工作，著录方法按照国家标准GB3792.5一85《档案著录规则》执行。 　　第二十条　档案保管 　　1、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。 　　2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。 　　3、底图除修改，送晒外，不得外借。修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。 　　4、缩微胶片、照片、磁带等的保管： 　　（1）存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别存放； 　　（2）胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢，二氧化硫等有害气体和物理性污染地段，库房内应设有防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。 　　5、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交，作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。 　　6、档案库房的一般要求： 　　（1）保存档案必须有专门的库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施； 　　（2）档案库房建设要列入企业基本建设计划，库房建筑设计按照《档案馆建筑设计规范》执行。 　　第二十一条　图纸的修改、补充 　　1、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。 　　2、修改内容较小时，可直接在图画“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。 　　3、修改内容较多时，应另出新图代替，原来图纸作废。新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。 　　4、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。 　　第二十二条　档案鉴定 　　1、企业要根据国家利有关部门的规定，编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是： 　　（1）对企业有长远利用价值的档案应永久保存： 　　（2）对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存； 　　（3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。 　　2、鉴定工作要组织由企业领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。 　　3、鉴定工作应该定期进行，具体由企业根据实际需要确定。 　　4、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。 　　5、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经企业领导审批，并报送有关档案管理机关备案。销毁档案时要严格执行保密规定。 　　第二十三条　档案统计 　　1、企业档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。 　　2、档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。 　　第二十四条　档案管理现代化 　　1、企业档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。 　　2、企业档案部门要应用现代管理方法。有条件的大中型企业要逐步应用电子计算机为主，包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代管理手段。 　　第二十五条　档案管理经费按照财政部、国家档案局（1980）财企字第629号文《关于企业档案库房建设和购置设备所需费用如何列支的规定》执行。 　　第二十六条　企业要按照国家有关规定向有关档案馆移交有关档案或复制件。 　　第二十七条　企业破产以后，除设备档案、基建档案等随同实物移交外，其余档案应向有关档案馆移交。