成果地质资料电子文档管理之我见
2020-01-16 · 技术研发知识服务融合发展。
中地数媒
马卓敏 路焕
（山东省国土资源资料馆，济南250013）
摘要 本文结合山东省成果地质资料管理现状，分析了新形势下成果地质资料电子文档管理中存在的问题和原因，提出了相应的解决方法和应对措施。
关键词 地质资料；电子文档；管理
近年来，随着计算机和互联网技术越来越多地应用到地成果质资料的管理、使用和开发工作中，成果地质资料电子文档的数量也在不断增加，如何正确管理与使用是我们资料管理工作者急于解决的问题。
1 山东省地质资料电子文档管理现状
山东省国土资源资料馆馆藏各类纸介质成果地质资料6000多套，从2000年开始进行地质资料数字化工作。目前我省馆藏电子文档主要分为两大类，一类是对现有馆藏资料进行扫描数字化形成的电子文档，另一类是新汇交资料的电子文档。经过几年的努力，已经完成2000多套地质资料数字化工作，主要存储载体以光盘、外置硬盘为主。
由于电子文档数量急剧增加，形式不断翻新，电子文档的整理、验收、管理以及应用成为工作的重要问题。确保成果地质资料电子文档的完整性、准确性、系统性、安全性是我省成果地质资料管理工作必须进一步加以解决的问题。
2 成果地质资料电子文档管理存在的问题
2.1 政府监管力度不够，资料汇交人汇交意识薄弱
山东省成果地质资料的形成单位大多为地勘单位和矿山企业，地勘项目大部分被各个实体承包。项目负责人认识不到成果地质资料电子文档的重要性认识，普遍认为汇交时只汇交纸介质资料即可，电子文档有没有都行，或者根本不按照国家标准制作电子文档。
当前地质工作有一部分地勘项目，也有大量的市场项目。作为投资者认为个人出资所产生的成果应该属于个人所有，不愿意公开成果，更不愿意提交地质资料。成果地质资料行政管理部门对这些市场项目管理相对较松，对资料汇交情况不能很好地监督和管理，使得成果地质资料欠交现象严重。
2.2 成果地质资料电子文档的安全性较差，不易长久保存
电子文档不受物理传递、时间和空间的限制，实际工作中如果不采取加密措施，地质资料就可以在网络上的任何终端设备上读取。据计算机安全专家的调查，约有10%的局域网在新建立过程中就受到过病毒感染，运行3年后从未发现过病毒的网络只剩约10%；链接到互联网上的资料所遇到的非法访问则难以计数，现有的“防火墙”等技术对 ‘“黑客”高手往往防不胜防。如果一些网络只设计了电子文件的逻辑归档功能，而没有考虑对其进行物理归档，一旦被毁坏，电子文件的丢失将难以避免。
另外由于电子文档对计算机软硬件环境依赖性较强、存储载体不安全，信息与载体相分离、数据易丢失、易受病毒侵害等特点，使得安全问题成为地质资料电子文档管理工作的重中之重。
2.3 成果地质资料电子文档真实性、完整性和可靠性难以保证
电子文档在制作或使用时的突出优点就是资料的存入、增、删、改十分方便，并且改动后不留任何痕迹。由于电子文档信息与载体的可分离性，造成了在传递或更换到其他载体时，既可以原样复制，也存在着在传输或转存过程中有被改动的可能性。处理后得到的电子文档是否与其原件一样，存在着认定上的困难，造成了电子文档真实性和原始凭证性较差。
3 加强成果地质资料电子文档管理工作建议和方法
面对日益增多的电子文件，档案工作者不能消极等待，而必须积极行动，针对电子文档管理中易出现的问题采取一系列措施，来保证成果地质资料更好地为经济发展服务。
3.1 加快建设山东省地质资料数据中心
山东省从2007年开始成果地质资料数据库建设，以建立健全成果地质资料管理和服务体系为核心，以大量成果地质资料基础数据的清理、整合为基础，以现代信息技术为手段，以组织、政策、标准制度体系建设为保障，以需求为导向，以应用为目标，以提高成果地质资料的开发利用程度为宗旨，建立图文成果地质资料数据库、成果地质资料目录数据库、矿产资源储量空间数据库以及储量动态管理数据库等8大数据库，计划利用5年时间建成山东省成果地质资料数据中心，为成果地质资料电子文档的管理提供保障。
3.2 尽快完善成果地质资料电子文档汇交管理机制
按时、保质、保量地汇交成果地质资料是《地质资料管理条例》规定中的一项重要规定，其目的是促进基础信息资源共享，避免重复投入、重复勘探，最大限度地提高成果地质资料的利用率。为了提高资料的汇交率，我省依据相关的法律法规，制定了一套切实可行的资料汇交管理制度，实行岗位责任制，强化市场项目的成果地质资料管理，建立成果地质资料质量监督审查负责系统。工作中严把质量关，将成果地质资料汇交工作与探矿权和采矿权登记、储量登记统计工作有机地结合起来，实施综合管理。
日常工作中我们依法定期检查成果地质资料汇交情况，强化监督管理职能：一是定期检查成果地质资料归档入库制度执行情况；二是严格依照《地质资料管理条例》的规定，对违反汇交制度的行为，依法给予严肃处理；三是对归档不及时、不完整、不规范的依照规定予以纠正，拒不服从的予以处理。
3.3 加强成果地质资料电子文档的规范化管理
为便于资源共享，实现成果地质资料电子文档的规范化管理，我们从2003年连续几年对全省各大矿山企业、各地勘部门成果地质资料管理人员进行业务培训，重点讲解《成果地质资料电子文件汇交格式要求》、成果地质资料电子文档制作与浏览系统、成果地质资料涉密清理系统、成果地质资料目录数据库以及固体矿产登记统计等专业软件使用方法。为方便资料管理人员之间的交流，我们建立了通讯录，并在腾讯QQ上建立了成果地质资料汇交人员群，发现问题共同协商，及时解决。通过几年来的业务培训、相互间的交流与学习，大大提高了我省成果地质资料电子文档的规范化程度。
3.4 要保证成果地质资料电子文档的可用性和安全性
电子文档一般以光盘和外置硬盘为主要存储载体，根据《磁性载体档案管理与保护规范》，要求库房温度15～27℃、相对湿度40%～60%范围内，24小时内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过±5%。最佳环境温度是18℃、相对湿度是40%。每年对磁性载体档案按3%的比例随机抽样读检，如发现有永久误差，则应对整套磁性载体档案重新检查，对发生永久误差的磁性载体档案进行复制。一份电子文档要复制3套以上，并进行异地保管，从而确保成果地质资料电子文档的安全保管。除此之外环境中的热源、有害气体以及强磁场也会对磁性载体的“物理生命”产生影响，要把光盘存储在特制防潮、防磁、防静电的电子储藏柜中。
为贯彻落实《国务院关于加强地质工作的决定》，进一步完善成果地质资料的社会化服务功能，2007年下半年我省开展了馆藏成果地质资料涉密清理工作。通过这一工作我们摸清了馆藏各专业资料档数、件数等家底，为资料合规、合法、安全的向社会提供利用奠定了基础，杜绝了资料在提供利用过程可能因无标注造成的泄密隐患。
3.5 加强队伍建设，提高资料管理人员的素质
资料管理人员如何应对电子文档对成果地质资料管理带来的挑战，转换角色，是当务之急要解决的问题。我认为必须做到以下几点才能适应档案管理事业的发展步伐。
第一，要掌握档案学基本知识。作为一名资料管理者，要掌握明确档案的基本含义、本质属性和档案种类；了解档案耐久性的检测指标及方法，熟悉档案危害的防止措施、技术和方法；掌握档案馆温湿度控制及变化规律。只有掌握了这些，才能更好地进行成果地质资料管理。
第二，要熟练应用计算机。地质资料电子文档对现代化设备具有较强依赖性，其数字化和信息化的生成、处理、存储及传输都是在计算机的支持下完成的。这就要求我们资料管理人员要熟练掌握计算机的安装、使用及维修，熟练操作Windows平台上的各类应用软件（如Word、Excel、Powerpoint、Internet Explorer等）和各种专业软件（如Mapgis、Autocad、ed-maker等）以及利用Internet进行各种网际信息交流。
第三，要掌握地质专业知识。地质工作是一项专业性很强的工作，地质资料的密级度较高。这就要求成果地质资料档案管理人员熟练掌握地质专业知识，根据其独有的特点进行管理和二次开发。
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2024-10-29 广告
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。
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