如何组织一场中大型会议？
大会难办怎么办？如何高效的组织大型会议举办?
大会难办，几乎是会议策划、管理与服务从业者公认的事实。会议举办难度随会议规模扩大而指数级增长，为什么会出现这种现象？我们又要如何应对？
快会务 大型会议管理系统
大会难办源于会议因素间复杂的相互作用关系
首先，我们要对会议活动有一个清晰的认知，那就是会议不是简单的参会人排排坐，服务人员奉茶水。会议是一项复杂的活动，由各种因素与关系方组成，而各因素与各关系方之间也存在着或强或弱相互作用。
简单地说，开会，尤其是大型会议，本就是一件比想象复杂的事情。
会议因素的动态性
组织会议不是写代码，你按照逻辑写好了，检查好没有bug，它就会按照你的期望运行。会议的各种因素都存在着不确定性，比如一个重磅演讲嘉宾飞机延误了不能按时出现，比如报名400人实际因各种原因只来了200人，比如天气预报明明是晴天忽然下起了雷阵雨……会议规模越大，可能变动的因素就越多。
会议因素存在关联性
会议因素往往不是独立存在的，而是有一定的协作性和关联性。比如某场会议因邀请了某重磅嘉宾而吸引了很多参会者，那么该嘉宾的因故缺席就会影响到这部分参会者的参会积极性，甚至因该嘉宾产生的会议赞助、参会媒体等也会受影响。
会议因素的开放性
如果一场会议是公司内部会议，往往可控因素更多些。但很多会议是对外的，参会者与主办方的利益关系不强，可控性也不强，出现意外的几率就随之增加。越大型的会议，这种现象就越明显。
做好这三点，大会效果有保障
1、着力关注关键性影响因素
其实会议管理从某种程度来说也遵循着帕累托法则。一个重磅嘉宾对一场会议的影响与一个普通参会者的影响显然不同。会议组织者要想清楚一场会议的关键因素有哪些，把相对多的精力放在这些因素上。只要把控好这些关键点，其它因素即使出现小问题，对大会整体效果的影响通常都不会太大。
2、做好预备方案，防患于未然
做好预案，把各种可能的突发情况提前想到，并准备B计划，应该成为会议组织者的基本素质。很多时候，成败藏于细节，想得越细，失误的概率越小，会议达到预期的可能性就越大。
3、组织分工明确，责任到人
与管理基本原则并无二致，会议管理同样要完善责任制，把所有工作落实到人。每个人都要对自己负责的部分想清楚、想到细处。出现突发情况能随时找到相应部分的责任人进行跟进，避免出现踢皮球的情况。
快会务适用于流程复杂、安全级别高、体验要求高的大型会议场景，助力客户提升办会品质与效率。通过会议数字化管理，可以节省出更多人力跟进关键影响因素，可以减少会议组织与跟进过程中的人为性失误，还可以从后台实时关注参会数据，提早发现问题并予以应对。
SoSee
2023-12-18 广告
会议形式有很多种：线下集中会议、电话会议、视频会议、QQ微信群会议等等。本文主要分享的是线下集中式会议。
会议组织分为四个阶段：会议方案、会前准备、会议执行、会后总结。其中会议前的准备工作是整个会议组织的重点，也是花费时间最长，保证会议达成效果的关键。
一般，会议的方案都由领导或上司下达，了解会议的主要目的和效果，核心议程，参会对象，会议规模，会议预算和形式等内容，是会议组织的前提。
会前准备，是整个会议组织中最关键的环节，准备越周到充分，会议效果越佳。
组织中大型会议，是一项繁杂的事物，往往需要团队协作，单靠个人很难达成效果。因此，会前的统筹安排很重要，明确每个人的具体事项和标准，然后分工合作。
细节，体现会务安排的周到，影响现场的体验感。 考虑到会议的方方面面，人、地、场、事的安排，如果越早的考虑到，现场的体验感会越好，比如：会议场地的氛围布置、时间地点日程安排的指引、餐饮适合参会人员的口味、接待的贴心高效等。会务组织是需要经验的积累。
高效，体现会务安排的水平，利用好的工具可提高效率，减少沟通和时间成本。 比如可以会议助手发布通知，会议签到，方便了解动态接收信息和传达率。问卷星金数据收集会议回执和信息，减少统计时间等等。
流程和内容，体现会议核心精神。 如果内容不是组织者提供，那组织者需要考虑的更多的是流程的紧凑和合理，以及内容的展现效果，如主持人串词稿、配合视频、音乐、画面等多种形式的展现。如果组织者需要准备会议内容材料，在会议准备的最开始，就需要定下整个材料的核心思想和内容框架思路，需考虑观众的需求点，然后再考虑填充内容及表达形式。
会议执行，更多的是保证会议顺畅的执行，现场的摄影摄像文字记录，以及临时事件的协调处理。如果第二阶段准备得足够充分，在会议执行出现的问题会越少。
会议结束后，可以喘一口气，但结束后的返程安排，也是给参会人员最后的感受，不可掉以轻心。费用结算是一项繁杂的事情，如果在会议预算考虑全面，会议期间做好签到记录收费记录等，结算时可节省时间。会后总结要及时，最好在会议当天整理好，趁热打铁。
小结：
会议方案：清晰明了
会议准备：团队协作，分工明确，流程合理，细致周到
会议执行：灵活处理
会后总结：耐心，及时
