如何才能高效率的工作？
前段时间我读了一本名为《零秒工作》的书，感觉对提升工作效率很有帮助，在这里与各位共勉。
01
动笔写这篇文章的时候，我抬腕看了看表：16:03分。
17:00下班，离下班还有57分钟，也就是还有一节自修课的时间；一节课，我能否完成一篇1500字的书评？
有点悬。虽然书看完了，但是看书过程中的一些心得和笔记比较散乱，思维导图在手机里没有导出，有的读书笔记写在书页上的，有的写在笔记本里，有的写在“豆瓣读书笔记”中，还有的写在“锤子便签”里；而且，光有这么多素材也没有用，还得按照一定的逻辑关系将资料整合成文，哎呀，想到这里，头上有点冒汗了。
不能走神了，抓紧时间写吧。“叮咚……”可就在这时，手机屏幕上跳出一个APP推送。为了能在工作和学习时做到专心致志，我将微信等社交软件通通设置为“消息不提醒”，可是，手机上的APP越装越多，时不时地就蹦出来一两条提醒……
这就是我现在的常态----日常工作之余挤出时间看书、写文。但是，对时间总是不能很好的应用；看书、写文章的速度太慢……曾经口号响亮地喊着要“斜杠”，如今践行起来还真不容易；为自己立了无数个flag，可是完成起来却总是力不从心。这不，现在手头这本13万字的书，我足足看了5天，书评写的还是磕磕绊绊。看看豆瓣书评榜上那些达人，有的优秀书评人甚至一天能提交好几篇书评，他们是怎么做到的？
速度！速度！速度！他们看书和写文章的速度肯定比我快多了！而我呢，却总是被时间和dead line追着赶着走。所幸，我正在读的这本书，正是以讲述如何提升日常工作、阅读以及整理资料的速度为主题---由后浪出版公司推出的《零秒工作：速度解决一切的麦肯锡工作术》。前文所述我的经历，你是否也是心有戚戚焉？那快跟我一起来读这本书吧。
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02
《零秒工作：速度解决一切的麦肯锡工作术》是畅销书《零秒思考》的作者赤羽雄二的最新力作。赤羽雄二“曾经在麦肯锡工作14年，一个人同时负责7-10个项目；独立创业后，同时参与数家企业的经营改革，每年举办的演讲超过50次……作者能够完成如此庞大的工作量，关键就在于他的工作哲学：‘思考的速度可以无限加快’和‘工作的速度可以无限提升。’”
怎样才能像作者一样，能够完成如此巨大的工作量并且让多项工作都能够有条不紊的进行呢？这本书的目的就是教会读者“如何完成庞大的工作量和高效率工作的秘诀，是作者“提升工作速度”的“干货分享”。
《零秒工作》的作者教我们“提升工作效率”，但却并不盲目求快。在他看来，要提高工作速度必须“有的放矢”，首当其冲，就是理清自己为什么“慢”的原因。《朱子语类》之《论知行》篇中讲到： “不可去名上理会。须求其所以然。”也就是说，我们不仅要知其然，更要知其所以然。在《零秒工作》的开篇，作者首先提出了一个问题：“为什么工作效率如此低下”？
然后，他从日本社会与商务界人士工作的现状出发，梳理出了“工作进展缓慢的原因”：
找到原因后，作者反复强调了“提升工作速度的重要性”：“当速度得到提升的时候，其他的工作、业务也会随之井然有序地完成，最终，在某种程度上便能够在截止日期前的某个时间轻松地开始着手这项工作，如此一来便形成了一个良性循环。”
记得小时候常听到一句民谚：“早剃头早凉快”，说的就是凡事赶早不赶晚的必要性。无论对于尚且在读书的学生，还是职场上打拼的职员，任何事情都尽早完成，才会有更宽裕的时间来修补改正，心理上也不会有deadline的压迫感；在一种轻松的心态下工作，效果也会明显优于在巨大心理负担下的工作，这也就是作者所称的“良性循环”。
明确了速度的重要性后，在接下来的章节中，作者毫无保留地向读者详细阐述“提升工作速度的8个原则”以及各种改进方法，并希望“更多的人能够切身体会到寻找工作中可改进的点、提高工作速度所带来的快乐。”
如我在阅读本书过程中绘制出的思维导图所示，作者涉及商务工作的方方面面进行了“事无巨细”的经验介绍，除了一些易于推广的方法之外，甚至连自己保留文件时习惯使用的保存日期的方式、“个人常用词汇库”的扩充等都进行了详细的解说。为什么这么“婆婆妈妈”的介绍这么细微的经验？因为，作者经过亲身“实验”，发现使用这些方法能节省以分钟、甚至以秒计数的时间！而想想平时的自己，无论是工作还是看书，有多少次，甚至管不住自己摸向手机的那只手呢？
记得读鲁思·本尼迪克特的《菊与刀》时，自己就对日本人及日本文化所表现出的“不可理喻”和“矛盾性格（如爱美而又黩武，尚礼而又好斗，喜新而又顽固，服从而又不驯等）”感到叹为观止；读完这本《零秒工作》，作者赤羽雄二对于“提升工作速度”的“蜜汁执着”，及其细致、耐心到简直有些不可理喻地挖掘提升工作速度方法的态度，屡次让我感到惊叹不已----作者几乎是在“手把手”地教读者怎样准备会议、怎样在会议中使用白板、怎样写邮件、怎样回复邮件、怎样为自己的词汇库增加高频使用词汇等一些看起来似乎“琐碎”的事情……
这份细致、耐心、不厌其烦，简直到了“不可理喻”（此处为褒义）的地步。而这，不正是在信息化洪流中浮躁焦虑、无所适从的我们，所需要保持的一份“初心”吗？这不正是一名合格的职场人面对工作时，所要经过的自我修养之路吗？
昨天是农历新年的二月二，俗称“龙抬头”。基本上，理了发，这个新年就“胜利地”“圆满地”过完了。当然，更有可能的一种状态是：你早就全身心地投入到工作中，已经没日没夜地忙成狗了。
正如某些大咖们提倡的，节假日越来越是留给农业社会人群欢度的，与这个时代无关。比如，我从大年初二开始更文，到今天完成阅读9本纸书，发表书评8篇，拆解课程音频6篇，读书笔记（纸质）若干页（偷懒不想数了……）。而这一切是建立在朝八晚六的全职工作和四岁宝妈的双重身份之上完成的。好吧，我不想说自己是个“超人”，但当今天写下这些，我也被自己的“神奇”吓了一跳。于是，习惯性自我反省，我是用了什么“高效”的方法？而还有什么方法，可以再提升一下效率呢？
由此，就开启了传说中没有最快，只有更快的“闪电侠”模式！
01 为了“高效”，我们曾做过哪些努力？
时间管理，效率提升应该算作是近两年比较火爆的职场词汇了，相信身在职场的你，肯定也没少尝试过。番茄钟，TO DO LIST，猴子法则……不一而足。那么效果如何呢？为此，我特意随机采访了几位身边的朋友，听听他们对于时间效率管理工具的感受。
张XX：“我用过番茄钟和四象限法则。感觉刚开始还是挺有帮助的，但是很难坚持下去。尤其是番茄钟，20分钟不被打扰，在实际的办公环境中，真的太难了。你又不能挂块‘请勿打扰’的牌子在这，所以渐渐也就放弃了。原来什么样，现在也差不多。”
高X：“提高工作效率，我用了把事情集中处理的方法，感觉还不错。比如说，把需要回的邮件集中处理，或者把电话逐一记下，然后统一回复。这样就节省了大量的切换时间。”
“听起来不错呀，您可以将这个方法推广下吗？”
“我觉得不妥。如果所有人都集中回电话的话，你想想会不会有问题呢？一般人不会占用大段时间做这些，那么必然都会集中在午休前后等零散时间段，那电话还能打得通呀！哈哈！所以我这个方法一般不告诉别人的哟~”
额，好吧，原来是独家秘方。
这，就是为什么我们时时刻刻想要提升效率，而却始终待在起点的原因了。
那就是：方法不对！只重视了“战术”上的改进，而忽视了“战略”上的偏差。
因此，今天就让我们一起来读一本书-《零秒工作》。名字有些耳熟？没错，它就是去年《零秒思考》的姊妹篇。书中针对低效工作的“战略”问题进行了深入分析，从而得出行之有效的改善“战术”，从而使职场人实现从“拖拉机”到“闪电侠”的蜕变，可谓现代职场中不可多得的宝典！
02 导致工作效率低下的原因
我们不妨先回想下，是什么占用了每天工作的大部分时间和精力？没完没了的会议，悬而未决的讨论，多部门之间的沟通，还有永远改不完的资料。《零秒工作》的作者赤羽雄二，曾经任职于麦肯锡咨询公司14年，并且从零创办了麦肯锡韩国分公司。最忙碌的时候，同时负责着10余个项目。在大量实际经验和咨询案例中，他分析出直接导致工作效率低下的原因有三：
看过这3条后，有什么感觉？是的，它将我们每天遇到的诸多问题层层深入，直达核心。说本书是“战略”层级的思考，由此可见一斑。同时也能看出，作者本身就是“零秒思考”的成功践行者，对问题的理解和分析，不探求到真相，绝不罢手。
那么，针对这三个导致“低效”的根本原因，我们要如何应对呢？
03 提升工作速度的8原则
书中指出，要实现职场高效、快速工作，就一定要满足以下8个原则：
好吧，我知道你要说什么了：“这能有用吗？”
“避免返工”，当然能节省时间了。但是，老板让我改，我能不改吗？
“不要过于细致”，我反复仔细检查还让老板骂呢？这不教我们马虎工作吗？
……
这时我想提醒一句，这本书还有一个姐姐-《零秒思考》。也就是说，这8个高效工作的原则，实际上都是建立在“快速思考”的基础之上的。相信我，一旦形成了快速思考的习惯，这些疑问也就不攻自破了。
04 快速思考是根本
所谓快速思考，本质上是要训练自己对问题的反应速度和深入思考能力。也就是要0秒 察觉出问题，0秒 了解其本质，0秒 形成解决办法。想想就很梦幻，有没有？别急，具体训练方法来了：
以个人的经验来说，去年在读完《零秒思考》后，我就准备了一沓4A纸，横着装订成“工作”“生活”“写作”等分册，每天至少写一页。渐渐地你会发现，这一页的内容会远远跟不上自己的思考速度。于是两页、三页，没几天一册就写完了。由此带来的思考深度与速度的提升，使自己把工作安排得井井有条，没有“救火”，只剩“从容”。
举个例子吧，就说刚才的“避免返工”这条。在接到一个写报告任务的时候，你是立刻打开word敲字呢？还是先用几分钟想一想？
如果是我，会先写一页A4纸。
XX报告撰写注意事项 XX年XX月XX日
1、报告需要在周四前，以PPT形式上报到经理处。
2、汇报内容针对1月份方案修改的8类原因进行分析。
3、可将8类原因汇总为客户原因、合作单位原因和自身原因三类。
4、领导最关注的是合作单位部分，需单独一页阐述。
5、另外加上与历史数据的对比和环比分析。
6、注意用结构化思维组织材料。
然后，针对“领导关注合作单位部分”，再写下一页A4纸，直至对材料没有任何疑问。而这时，所有的A4纸已然成为了PPT的每一页素材，再动手写的话，成文速度可想而知啊！
并且由于在动笔之前，报告细节全都经过了“零秒思考”的深思熟虑，那么交给领导后，再返工的几率也会大大下降，甚至可以完全杜绝了。
相比较执行之前花费的10几分钟思考时间，是相当的划算！这也就是8原则中“尽量避免返工”的由来，其实，只要开始践行，真的没有想象中的那么困难！
同样，书中的“假设性思考”和“零基础思考”都可以用于日常思维的锻炼方法。再结合8个原则的目标有的放矢，相信用不了多久，职场中的“闪电侠”就非你莫属啦！
总之，忙忙碌碌的工作总是让人焦头烂额，我们却总以为是方法技巧的问题，而“头痛医头脚痛医脚”，结果收效甚微。如果你也正处于这种状态的话，我建议精读文中的这两本《零秒思考》和《零秒工作》。因为只有将思考提速，集中火力于核心问题，才能根本性地解决职场中的各种“拖拉机”现象。
在人类的起源地非洲大草原上，猎豹跑不快没饭吃，羚羊跑不快被吃掉。“快”是一切生物得以繁衍生息的根本。脱离野外生存已久的我们，是否应该再次回归本性，以追赶豹的速度，成为名副其实的“职场闪电侠”呢？
工作3年，虽然不敢说在职场多么的顺心顺意，但是关于如何提高工作效率的方法，还是有着自己的观点的。
下面把我的几点建议，分享给大家。
01丨提前做好规划
我有个习惯，就是喜欢在晚上临睡觉前，花10分钟把第二天要做的事情列出来，我习惯性的用手机app把事情列成List，不需要很多，把你认为最重要，明天一定要完成的写上就OK了。
如上图就是我给自己列的3月26日的计划，由于是周日，所以列的都是我的学习计划，而非工作，大家理解意思就可以。然后26号那天我就按这个计划去分配我自己的时间，虽然有时候会有突发的事情，但是按照这个list工作的话，方向总不会错。
有人喜欢早上上班的时候花时间整理自己一天的工作，这当然没有问题。只要有这种思维，你的工作效率一定不会太差。
02丨分清轻重缓急
分清轻重缓急，这个应该不难理解。就是大家常说的“重要紧急矩阵”，通过矩阵把事情分为重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急四类，然后按照先后顺序去处理。
重要紧急，此类事项立刻处理，优先级最高。
重要不紧急，这类事情可以稍后处理，但是千万不要忘记，一定要在忙完最紧急的事情后着手去做。
不重要紧急，如果你有下属的话，把这类事情交给下属去做，如果没有那就应该马上去做（但一定排在重要紧急事情的后面）。但是请记住，如果这类事情总是重复出现，那就证明你的工作方法有问题，应该及时调整。
不重要不紧急，这类事项放在你所有事情优先级的最后面，其他事情处理完后再去考虑这类事情。
03丨集中注意，每次只做一件事
我们不是神人，我们的注意力有限，所以有可能的话，一次只做一件事，然后集中注意力把这件事做好。
比如我在思考一个很重要的事情的时候，我一般都会把手机调成振动或静音。如果思考到很关键的时刻有电话进来，除非是很重要的人，不然我都不会接这个电话。我习惯性把一个事情想完或想到一个节点然后再打断它，这样我思考的效率会变高而且想出来方案的质量也会很不错。当然，事后我会马上去回复我漏接的电话。
04丨劳逸结合，适当的休息
我现在习惯性的在午饭后趴在自己办公桌上休息半个小时。虽然每次睡醒脖子和胳膊会比较难受，但是休息后下午的工作质量会得到保障。而且我在持续工作一个小时后，一般都会出办公室走走，去打杯水或者上个厕所。这样的话，我保持高度紧张的大脑能得到有效的休息，休息过后再重新投入工作，总会有意想不到的效果。
可能正是我工作中间插入了5分钟的休息，让我脑子能想出特别有创造的方案。
05丨一次性把事情做好
最严重的浪费就是返工的浪费。
据说在华为有这样一个文化，叫做“永远的v1.0”，这个文化的来源是这样的：某一年华为来了一个新员工，他入职后被分配去开发某个软件模块，正常类似的软件模块的开发时间是1个月左右，但是这个员工却用了将近半年才完成。结果可想而知，这个员工年底的绩效不是很好，最终导致他离开了华为。后来华为发现，同类软件模块基本上过几个月都需要升级一次，而那个员工开发的那个模块使用了两年都还没有升级，而且使用起来还是没有任何问题。最终同时期开发出来的模块都已经升级到了v10.0，而这个模块还是v1.0。
为了鼓励那种一次性能把事情做得很好的人，华为为自己的公司文化中增加了“永远的v1.0”这个文化概念。
06丨学会总结
当我们一天的工作结束后，我们要有意识的总结这一天的成果。
哪些事情想要做但是没有做？为什么？
哪些事情工作的效率比较低？为什么？
而又是哪些事情自己高效解决了？是什么原因造成的？
只要不断总结，然后不断更新自己的工作方法和思路，我们才能一步步的迈向高效人士的行列。
工作应接不暇？你需要“提速”了
在这个快节奏的时代，多数人都在无尽的忙碌中，加班已经是家常便饭，上下班路上还不停地打电话、移动端处理工作……尽管如此，仍是焦头烂额。工作好像永远也忙不完，这是当前的普遍现象。造成这种现象的原因，除了行业和时代的现状外，也许还有另外一个很重要的因素——你的工作效率不够高，满足不了新时代职场工作的需要。
行业的现状，凭一己之力很难改变。但是，个人的工作效率，却可以努力去提高。我们羡慕“牛人”“大神”，崇拜“斜杠青年”，我们一份本职工作还没有做到特别优秀，大神们却可以在不同领域都做得风生水起。工作效率的差异，只能用“悬殊”来形容。
其实，工作效率是可以通过训练来提高的，工作效率是可以进行管理的。只要你有决心，只要你肯依照有效的方法来行动，你也可以成为职场达人。
《零秒工作》，图片来自网络
赤羽雄二曾经在麦肯锡工作了14年，一个人同时负责多个项目，还曾经从零创办了麦肯锡韩国分公司，推动LG等韩国企业走向世界。相信他的工作量，远远超过普通的职场人。作为一个典型的日本人，他对工作效率简直是追求极致，“零秒工作”是他所提倡的终极目标，他在《零秒工作：速度解决一切的麦肯锡工作术》中，总结了个人提高工作速度的方法和心得体会。这些方法的最大特点是简单实用，每一位职场人都可以借鉴，甚至有些方法可以直接拿来应用。想要提高工作效率的朋友们，推荐读一读这本《零秒工作：速度解决一切的麦肯锡工作术》，学习管理和提升工作效率的方法。
（一）提高工作速度的含义，包含“快”和“早”的概念
赤羽雄二认为，速度能够解决一切问题，通俗的说，希望自己的工作做得“又快又好”、效率高。既然要提高工作效率，“快”当然最直接、最容易理解，那么“早”呢？在前言中，赤羽雄二指出，赶早，能够做好准备工作，占得先机，减少时间浪费，容易让工作形成良性循环。所以，“早”和“快”是相辅相成的。
（二）提升工作效率的八个原则
赤羽雄二在《零秒工作：速度解决一切的麦肯锡工作术》中提出了以下八个原则：
提升工作速度的八个原则
这八个原则，为提高工作效率指导了行动方向，其中体现了很多项目管理的思想。
根据“首先形成整体印象”“工作不要过于细致”“掌握工作的要领”三个原则，工作要懂得从大局出发，整体看问题，抓大放小；对细节要适度把握，做到满足工作要求，不过度追求完美；确保工作质量。
从项目管理的角度来讲，我们可以把工作任务看作是个人承担的一个个小项目。要对这个项目的最终成果负责，必须从整体角度出发，抓住项目的核心问题，保证核心任务的完成是第一目标。细节的工作是为整体服务的，如果花费大量精力，在某个小细节上追求完美，对于整体工作成果的影响并不大，此时所花费的精力换取成果的效率就非常低。要摈弃这种无用功。
“形成良性循环”“对改善方法本身做改善”两个原则，非常符合项目管理中质量管理领域的要求。在工作过程中，确保每一步都朝着良好的方向发展，那么最终工作成果会是符合预期的。改善有利于工作朝着良性方向发展。改善无处不在，不仅可以针对工作方法做改善，当然还可以对改善的方法本身做改善。这里也体现出日本人对于目标追求的极致，他们严于律己，力求全方位的执行。就像传统的PDCA质量循环工具，在日本人的手中发挥到了极致。
“凡事提前”“凡事先行一步”，则体现了“早”的概念。提前规划，提前准备，提前执行，能够主动为自己争取优势，也能为后续可能出现的变动，赢取更多响应时间。这就大大提高了工作的灵活性，对取得良好的工作成果有更大的保障。
“避免返工”，返工所花费的精力和资源，通常都超过个人的预估。质量管理大师克劳斯比提出“零缺陷”理念，提倡“第一次就做对”，通俗的说，就是“事情一次做对，成本最低”。对于个人的工作也是同样道理，一次把工作做对，效率最高，也避免了返工带来的时间、精力的不必要消耗。
（三）提升思考速度的方法
完成工作离不开思考，提升工作速度，离不开思考速度的提高。
赤羽雄二在《零秒工作：速度解决一切的麦肯锡工作术》中提出了以下几种方法：
提升思考速度的六个方法
几种方法各有特点，都是能够帮助人们整理和归纳思维，提升思考速度，清晰认识问题的。思考有条理，有助于认识问题的实质，抓住工作的核心，进一步帮助提升工作速度。
比如我平常习惯记录工作笔记，形式上与“A4纸笔记法”有相似之处。我会把每天工作中的每一项任务单独记录，记录中包括时间、任务描述、该任务相关的执行要点、影响任务的关键因素等。这样在执行时可以与记录内容进行对照，避免遗漏；完成后，又可以记录效果、解决方案；事后在需要时，还可以作为备案信息进行查询和参考。
工作框架也是一个非常好的工具，我通常在接受一项新的工作任务时使用。主要用于对任务进行拆分，将二级任务划分优先级，划分方法通常依据重要性和紧急性，或者技术难度和时间要求等，根据需求灵活掌握。
赤羽雄二是一位非常注重实用性的作者，在《零秒工作：速度解决一切的麦肯锡工作术》中，不但讲述了以上提升工作速度和思考速度的原则和方法，还针对信息收集、文件和资料制作、如何高效举行会议、写邮件、沟通等方面，给出了很多简单易操作的实用技巧。这些方法，在需要的时候，都可以直接拿来使用，相信会有很多收获。
提高工作效率。图片来自网络
在现代的工作环境下，无论是高层、中层还是基层，每个人都面对着繁重的工作压力，提升工作速度，是所有职场人的必修课。工作速度也许并不能解决职场的全部问题，但一定能解决很多问题。为工作效率烦恼的朋友们，一起来学习和使用这些方法吧，把自己的工作效率管理起来。 “零秒工作”也许是个极限的神话，但我们可以努力去“提速”，努力去接近目标。对于个人而言，只要有进步，就是好的；如果能够运用PDCA循环持续改进，那就是“善莫大焉”了。
2017.03.05雾凇
二八定律又称80/20定律，虽然最初是被应用于社会及企业管理，但对于工作和时间分配也有重要的意义，它可以教会你如何避免将时间和精力花费在琐事上，并抓主要矛盾。
一个人的时间和精力都是非常有限的，要想真正“做好每一件事情”几乎是不可能的，要学会合理分配的时间和精力。要想面面俱到还不如重点突破，集中精力做少数重要的事。因为，80%的有成效的工作都是在20%的时间内完成的。做事情要有所选择，少做，才是通往效率的途径。
效率才是一个工作中最至关重要的衡量标准，加班的人一定很努力，但是不一定很优秀（那些工作超级繁忙，需要加班应对的除外）。如何高效出色的完成工作才是重中之重。
帕金森法则
帕金森法则认为，任务的重要性和复杂度与所分配的完成任务的时间密切相关。这就是不断迫近的最终时限的魔力。如果给你24小时去完成一项任务，时间的压力促使你集中精力去执行，别无选择只能做最重要的部分。同样的任务，如果给你1周去完成，它就换来了小题大作的5天。如果给你2个月的时间，但愿不要这样，它就变成了一场精神磨难。因为精力高度集中，短时限内做出的最终产品通常不比长时限内做出来的差，甚至质量更高。
80/20法则和帕金森法则是两个重要的基础概念。当你仔细剖析自己每天的工作和精力分配时，你会发现自己大部分的投入都是无用功，而被你浪费的时间远远超过被合理利用的时间。
大多数人在做工作的事情，基本是拿来马上开始做，而这样工作下来效率是很低的。正确的做法应该是，做一件事情前，先想想“3+2”定律
why：为什么写，目的是什么
what：写什么，对象是什么
when：什么时候结束
how：怎么写，采用什么逻辑架构去写
how much：写到什么程度
最难得不是做事情，而是做事情前的整理思路，当思路架构有了，做事情自然就变得简单高效流畅多了。
