Question

用好工具可以提升工作效率

Answer 1

每个人总会有那么一刻，想提升工作效率。

每个人手里都有自己的工作，不能在规定时间内完成，就要牺牲上班之外的时间。

早点完成工作，意味着准点下班回家，不用熬夜，不用掏夜晚的打的费。

工欲善其事必先利其器，工具用好了，可以省非常多的事情。

就拿最常见的EXCEL来说，基本上每台电脑都有，每个人都会基础的操作。

但真正会用的人和小白，差别是巨大的。

记得有一回，公司需要统计数据，因为数据统计的条目比较多，数据量比较大，5、6个人一起加班。

最后在汇总的时候，会用函数的同时，一个公式解决轻松解决问题，而不会用的，还需要计算器一个数一个数的累加，期间按错了就要重来。

期间不能被打断，因为打断了就找不到刚才到哪了，又要重新计算。

最后汇总的时候也非常麻烦，公式计算的遇到需要调整的数据，只要把数字重新填写一下就好，改完立刻就能得出结果，

用计算器计算的，稍微改动一个地方，就是一场灾难。

还有就是word，别看也是每台电脑上都有的。

但真的让你用的时候，就会发现，有些人不会自动生成目录，有些人不会设置页码，有些人不知道怎么调行间距，怎么统一设置格式。

我平时用word少也少，有一次给客户写项目策划书，里面用的“小四号-宋体”。

客户汇报要求用“四号-仿宋”，40页的文档，一行一行的调整，换得我绝望的。

客户看到说“你这个太慢了，我给你弄”，他直接给正文设置了统一的样式，顺带把一级标题，二级标题也调整了。整个下来都不到2分钟。

之后我还将信将疑地去看了一下，发现还真不用一行一行的调整。

我当时就想，他2分钟就解决的事情，我可能需要花很久的时间，并且我还不能保证里面一点错误没有，因为数量越大，修改起来越累，出错的几率也越大。

所以工作中其实很多的时间，被浪费在对工具不熟，导致的无效操作中。

虽然确实也在很努力的干活，但因为在工作中做了很多重复和低质量的劳动，所以总是要通过加班弥补时间，需要一行一行，一句一句校对文件。

最终文件发给老板，还会怀疑是不是哪里有问题，要提心吊胆地入睡，有时候感觉真的很委屈。

别人用更短的时间，做得还比我好。他可以准点下班，享受工作之后的美好时光，而我却要呆在空无一人的办公室，思考如何解决问题。

工具使用不好，真的会浪费大量时间。

虽然工具一直在那里，但因为不常使用，用的时候就像个新手，所以办事率一直受到影响。

后面就学习一下工具的使用，努力的积累了一些小技巧，工作的时候经常就会派上用场。

有些小技巧看起来非常的简单，但会和不会却是两种截然不同的情况。

就像写文档大家常用的“保存”功能。鼠标点击-文件-保存一般需要5秒钟，而直接点击保存的图标需要3秒，可是如果你使用快捷键ctrl+s，用习惯了你只需要1秒不到。

但如果你一个文件没有保存，一次断电，一次死机，就可能让你一整天的工作都白费。

但是当你知道文档可以设置自动保存，即使你忘记按保存，也能帮你挽回大量的损失。

工具的使用就像是在学“屠龙之术”，不知道什么时候能用上。

可真需要的时候，又会因为工作忙没时间学习，工作一阵一阵没有尽头，自然工具学习的计划就搁置了。

工具一直用不好，工作效率一直上不去，只能用更多的时间工作，也就越来越没有时间。

因为不会，所以低效，因为低效，所以没时间，因为没时间，所以只能加班。

一直在加班，没时间，加班的过程中不断循环。最终一直不会，一直低效。

不过好在现在互联网发达，搜索一下基本都有，平时只要积累一些更高效的方法就好。

为什么在互联网如此发达的现在，一搜什么都有的今天，还要积累方法？

是因为，当你不刻意学习的时候，就会倾向使用熟悉的工作方式，如果情况紧急，你第一时间不会想搜索工具使用，一定是想如何解决问题。

当下短视频中有很多的工具使用技巧，平时只要用心收集一下，知道在哪能用，用的时候在哪找就好。

但只要学会了这些小技巧，对工作来说效果真是立竿见影。