Question

实物地质资料馆藏机构业务工作探讨

Answer 1

刘凤民

（国土资源实物地质资料中心　三河　065201）

摘要　根据《实物地质资料管理办法》的有关要求，结合国家实物地质资料库运行实践，实物地质资料馆藏机构应开展工作包括馆藏体系及收藏规划研究、地质项目工作部署与工作进展信息跟踪、实物地质资料筛选、现场接收、库藏管理、服务利用、综合研究等7个方面。

关键词　馆藏体系　实物筛选　库藏管理

《实物地质资料管理办法》（以下简称《管理办法》）从2008年1月11日起发布实施，实物地质资料管理作为一个全新的业务，将在地质资料馆藏机构陆续展开。具体需要开展哪些业务，如何开展，需要设置什么样的岗位，业务人员需要具备哪些基本素质等，是一个需要长期探讨的课题。

实物地质资料中心是国家级馆藏机构，从2004年起开始了国家实物库试运行。结合几年的工作实践，初步总结了馆藏机构实物地质资料管理业务主要工作内容、工作流程以及工作岗位和人员需求，对于全国实物地质资料管理业务建设具有重要的指导意义。本文从《管理办法》的要求和国家实物地质资料库实际工作的角度，对实物地质资料馆藏机构主要工作内容和工作流程进行了总结和构想。

1 实物地质资料馆藏机构主要工作内容

《管理办法》第五条明确了实物地质资料馆藏机构的4项基本职责，第一是筛选、采集、验收、整理、保管实物地质资料，第二是建立健全馆藏实物地质资料保管、利用制度，第三是向社会提供实物地质资料服务，第四是省级以上国土资源行政主管部门规定的其他职责。前3条确定了实物地质资料馆藏机构的工作目标和任务。为了履行职责，实物地质资料馆藏机构应开展以下几方面的工作：

1.1 实物地质资料馆藏体系及收藏规划研究

为什么要开展馆藏体系及收藏规划研究，可以从以下几个角度去理解：

（1）无论什么级别、什么类型的档案馆、资料馆、博物馆、图书馆等公益性服务机构，都有自己的收藏保管范围、服务对象和服务方式，从形式到内容各具特色。实物地质资料馆藏机构也不例外，各级各类馆藏机构也应准确把握定位，明确发展方向，在国家赋予的基本职责指导下，将收藏目标具体化，逐步完善馆藏体系，实施馆藏规划，完成收藏目标。

（2）实物地质资料是花费巨大投入获得的第一手地质资料，具有重要的保管和利用价值，在国家财力允许的前提下应最大限度的统一保管和提供利用。但是，从另一方面，实物地质资料需要很大的保管成本，从需要和可能、成本和利用效率等综合考虑，不是所有的实物地质资料都能由馆藏机构保管和提供利用。恰恰相反，需要由馆藏机构保管的只是其中的很少一部分。

（3）《管理办法》规定了实物地质资料汇交和保管分工，从体制上划分为国家级馆藏机构、省级馆藏机构、受委托保管单位，同时要求从事地质工作的单位具有保管实物地质资料的义务。

不同级别和类型的馆藏机构具有不同的收藏定位。国家实物地质资料库应重点收藏具有典型性、代表性、特殊性的实物地质资料，收藏内容包括：①科学钻探、大洋调查、极地考察、航天考察取得的实物地质资料；②具有代表性、典型性的区域实物地质资料，包括具有国国际、全国对比意义的地质剖面，重要地层、古生物、构造和岩浆岩等实物地质资料；③反映重要的、特殊的地质现象的实物地质资料；④具有典型的或特殊类型的矿床的实物地质资料；⑤取得的国外重要实物地质资料。

（4）实物地质资料馆藏体系及收藏规划研究是实物地质资料筛选的需要。《管理办法》针对实物地质资料管理的特点，明确提出了实物地质资料汇交的一个重要环节就是筛选。这是实物资料管理有别于成果资料管理的一个重要特征。《管理办法》第九条，规定馆藏机构在收到实物地质资料目录清单后，依据筛选细则确定实物地质资料汇交清单。筛选细则应是与《管理办法》配套的一个重要文件，需要在实践中逐步总结制定，其主要内容应包括馆藏体系和收藏规划。

（5）明确的馆藏体系及收藏规划利于馆藏机构职能的履行和单位的发展。馆藏体系和馆藏规划是在职能框架下制定的，是单位职能的目标化和功能的具体化。馆藏机构的发展目标体现在具体的工作任务。具体工作任务的完成促进了目标的实现，也就体现了单位职能的发挥。

馆藏体系及收藏规划研究应解决以下几方面的问题：①馆藏机构服务对象和服务功能；②馆藏机构的收藏范围（区域）及类型（地质）；③实物资料收集计划、来源及措施；④近期采集目标与进度安排；⑤实物库规模及布局。

1.2 地质项目工作部署与工作进展信息跟踪

地质项目工作部署与工作进展信息跟踪需要开展以下几方面的工作：

（1）加强与上级国土资源行政主管部门的联系和沟通，及时了解地质工作规划和部署，掌握近年安排的地质项目和年内结题项目名录，特别是国家或省安排的专项地质工作。

（2）密切与项目管理单位或部门的联系，及时掌握项目成果和进展，了解实物地质资料产生和保存情况，咨询实物地质资料收集建议。

（3）跟踪调研重点地质项目或重要采集对象工作进展，了解项目主要成果、重要发现和重要地质现象。

（4）积极参加地质项目管理工作会、成果汇报会、研讨会等会议，了解国内外地质科学和地质工作方法新进展、新突破、热点问题、重要成果信息。

（5）整合各类信息，进行分析汇总，初步提出实物地质资料收集目标和实施计划，制订工作方案，提出落实措施。

1.3 实物地质资料筛选

实物地质资料筛选是馆藏工作的重点。基础性工作包括：①建立实物地质资料筛选专家库，专家库由不同专业、不同部门的地质专家组成，要具有广泛的代表性。②制定筛选原则和依据，保障筛选工作的科学性、规范性。筛选依据和原则根据馆藏机构的定位、馆藏体系、库藏容量等制定，应包括3个方面两个层次。

3个方面包括：①库藏需求；②服务需求；③资料类型。

两个层次包括：①项目筛选；②实物筛选。

（1）研究筛选办法与筛选程序，保证筛选技术的适用性、筛选过程的可控性、筛选结果的一致性。

（2）成立筛选委员会，负责实物地质资料筛选日常工作，根据需要从专家库中抽取有关专家，开展实物地质资料筛选工作。

具体工作包括：①接收并处理汇交人提交的实物地质资料目录清单，依据馆藏体系要求和收集的信息，初步拟订汇交意见；②对需汇交实物的地质项目，与项目承担单位联系，就一些具体问题进行沟通，对重点项目进行野外考察；③组织有关专家进行论证，拟订实物地质资料汇交清单；④现场考察核实实物地质资料汇交清单。

1.4 现场接收

与成果地质资料不同，实物地质资料接收在野外现场进行。《管理办法》第九条规定“实物地质资料馆藏机构，在下达汇交通知书之日起30个工作日内，到实物地质资料暂时保管地接收、验收汇交人汇交的实物地质资料，验收合格的，出具验收合格单”。根据我们几年的工作实践，实物地质资料的现场接收需要开展下面几项工作：

（1）现场考察实物地质资料的包装和储存情况，落实野外整理的具体方法，包装及运输要求。

（2）根据汇交清单，清点实物数量，检查实物质量，包括实物排列顺序是否正确、实物标识是否清晰准确等。

（3）根据需要，复制实物相关资料，主要包括野外钻探登记表、钻孔柱状图、标本采集登记表、实测地质剖面等。

（4）组织人员对实物地质资料进行整理及包装运输。

（5）野外验收、实物资料野外整理结束后，馆藏机构到现场根据协议进行验收，验收合格后运回馆藏机构。

1.5 库藏管理

库藏管理是馆藏机构的核心工作，其目的和任务是：

（1）通过对各种来源的实物地质资料的核查，保证实物地质资料的数量和质量，办理资料的入库接收手续。

（2）根据技术规范和标准对实物资料进行入库前整理，使资料排列系统有序，便于管理与服务。

（3）将实物地质资料按一定规则入库排架，并进行库房保管条件监控和资料定期或不定期检查，保障资料安全。

（4）开展库藏实物地质资料统计工作，为资料管理机构提供统计报表，提高实物地质资料的管理水平，为决策提供依据。

主要工作内容包括入库验收、整理上架、登记建档、库藏保管、出库入库管理、管理统计等。

1.6 服务利用

实物地质资料服务利用是实物地质资料管理的目的，实物地质资料馆藏机构应该向用户提供①资料查询服务，②观察服务，③加工取样服务，④分析测试服务。

要做好服务利用工作需要开展以下几方面的工作：

（1）根据档案资料管理理论和技术方法，结合实物地质资料管理和利用特点以及用户查询行为特征，采集实物地质资料特征信息，合理设置检索层次、检索深度和检索点，编制高效检索工具。

（2）加强实物地质资料服务体系建设，重点开展网络服务研究与开发，为用户提供方便快捷查询手段。

（3）加快实物地质资料数字化工作，通过网络提供实物资料数字化信息拓展资料内容服务。

（4）建设功能齐全、设备先进的配套实验室，为用户提供优良的实验测试环境及可靠的实验测试结果。

1.7 综合研究

依托库藏实物地质资料，根据社会需求，开展综合研究，开发服务产品，指导资料利用。主要开展的工作应包括：①地球科学理论与地质工作研究，②实物地质资料用户需求分析，③实物成果集成，④实物地质资料管理政策与技术方法研究。

2 馆藏机构主要业务工作流程

实物地质资料馆藏业务可分为汇交管理、库藏管理、服务利用和综合研究4个方面，其主要工作内容如前所述。虽各工作内容之间有所交叉，工作程序循环交替，但总体工作需要按一定的步骤开展。按照《管理办法》的要求，实物地质资料的汇交有一套明确的程序。简单地讲就是：汇交人上报目录清单→馆藏机构组织筛选→确定汇交清单→下达汇交通知书→野外现场接收→运输入库。根据国家实物资料库近年的工作实践，馆藏机构主要业务工作流程概括如图1。

图1 工作流程