Question

办公用品采购详细流程

Answer 1

对于办公用品的市场管理，政府采购是有一定的措施的，而且也取得了一些成效，如对IT产品与设备和数码产品实行协议供货，对笔墨纸砚等零星文化用品实行定点采购，对办公家具实行集中采购与自行采购想结合等方式，基本上解决了办公用品的管理问题。目前对文化用品的管理出现了两种不同的认识，一种是主张进行定点招标，后期严格管理，以制度来规范管理;另一种是取消此类办公用品的采购，由单位自行组织购买，采购机构不参与办公用品的管理。从取消定点管理以后的市场运作看，主要经营机关文化用品的此类定点商店从业绩方面没有受到任何影响，相反由于打破了垄断限制，更有利于采购人择优选用，促使原定点商店提高服务水平，因为只有失去定点制度政策上的扶持与垄断，才能使所有的供应商站在同一起跑线上进行竞争。通过办公用品的市场竞争运作与政府采购定点比较，可以发现，竞争的优势大于凝固模式的勉强管理。
政府采购对零星的办公用品没有有效的监督手段。零星办公用品数量有限，金额不大，但采购人的要求随机性很强，个性色彩浓厚，一旦需求链接困难将造成办公秩序的混乱。由于采购人主观愿望性很强，而定点又部分地限制了选择空间，定点制度规定，采购人还不能到定点以外的商店自行购置，这样一来就人为设置了障碍，排斥了自由竞争，因此采购人就不会满意，再加上价格与质量因素，定点制度往往成为行风评议的重点对象，让采购机构遭受到难以承受的压力。要管理好定点单位，本质上必须要让采购中心具备物价、质量技术监督、纪检、审计等方面的职能，这是不可能达到的梦想，也与法律规定的采购中心的职能相违背。采购机构不是万能胶。采购机构面对本级上百个财政支出单位，以及每个单位无数的采购需求，汇集起来的工作量十分巨大，因此在定点采购上的监督工作十分困难，即使有一些手段，其实也是在画地为牢，与市场经济的发展格格不入。
原定点商店生意依旧红火。取消文化用品定点以后，原来设想的定点商店的经营业绩可能每况愈下，因为采购人必须限定在定点商店购买被压抑的采购需求，可以在很大的程度上得到释放，多样化的购买需求可以在更多的渠道得到实现，同时以前反映的对定点商店诸多不满意，也会促使其重新作出选择，因为市场是开放的，选择权的回归使得采购人可以大显身手。但是通过一段时间的观察，情况与预计的截然不同，原先的定点商店生意依然火爆。透视存在这种现象的原因，可以从侧面证实定点制度的难以根除的弊端。
定点商店有固定的客源。办公类文化用品定点的服务对象主要就是机关事业单位与社会团体，服务对象有一个共同的特点就是财政买单。在定点实行其间，对客源的争取，事关重大，是商店能够生存并走向赢利的关键措施，因为定点商店的数量有多家，因此这些定点单位会利用一切存在的和争取到的机会进行公关，公关的手段丰富多彩，总的来说就是要抓住采购单位领导和经办人的心，让其成为自己忠实的顾客。这种关系网络形成以后，一般比较稳定，可以说是一种利益共同体关系。当然除了公关因素以外，还存在着定点单位的服务质量、地理位置、货品质量等方面考虑，一旦采购人认定以后，也能变成相对稳定的购买群体。定点制度废止以后，这些固定的客源在没有找到更好的替代供货者时，依然进行着定点时的操作行为，于情于理是说得通的。
赊账制度是办公用品店吸引机关购买力的决定性因素。财政报账制制约着单位的即时购买欲望，一年一度的财政预算使用起来就没有了预算，经常是寅吃卯粮，而办公用品店针对机关购买行为可以进行赊账，不需要付现金，单位可以不考虑资金现状而随意赊购办公用品，购置时只要经办人签字认可，以便作为以后开票报销的原始依据，在固定时间范围或者是赊账资金到一定数量以后，办公用品店开具发票，才让购买单位向财政报账，这种营销方式有针对性解决了采购人资金运转的缺陷。同时也从形式上避免了金钱来往存在隐密性，购买形式的公开透明与购买物品的登记签名，似乎也防止了暗箱操作带来的一些弊端。
办公用品商店助长了假公济私行为。办公用品的购买登记制度从形式上来说是好的，但从本质上来说，存在帐实不符的情况就很难控制，因为这种购买行为是由采购人与商店面对面的行为，中间也不可能存在面对面的监督措施，而且利益共同体的关系，使得供需双方配合默契。账实不符其实与假公济私存在密切的关系，办公用品是一个固定的概念，有具体的范围，一旦单位购买超出其范围的东西，财政是不能给予报销的，如购买私人物品，但是办公用品商店能够满足采购经办人私人需求，在登记时只要进行适当的操作，任何人是看不出来的，这样一来既满足了经办人个人的需求，又不需要付现金，办公用品店的灵活经营策略是其生存的有效保障。
省去了外出购买的车马劳顿之苦。办公用品店还有一个最大的便利条款就是能够送货上门，承诺五角钱及以上的物品就能够免费送货上门，采购人甚至不需要上门选择，所需物品就在短时间内送到了自己面前，所以办公用品店里一般是看不到顾客，而生意却是出奇得好，这点大型超市是不能与之相比的。办公用品店专门为机关事业单位及社会团体精心策划而量身定制的营销策略，充分满足了机关活动的特点，是衙门作风与垄断经营的完美结合，这其间有许多问题值得深思。
办公用品店的竞争搀杂了人为因素。取消办公用品定点就是为了引入竞争机制，满足采购人的多方面的个性化需求，紧跟时代飞速发展的步伐，然而由于办公用品店的部分垄断性质决定了诸多人为因素的存在，不能达到公平竞争的理论境界，一定程度上限制了其生存与发展的空间。
首先进货方式的人性化选择。这类专营店的服务对象是固定的财政支出单位，所有的进货物品必须针对服务对象的性质，然而单位的需求与实际的供货是不对称的，这里存在着明显的信息反馈闭塞的问题。采购人的需求千差万别，质量价格要求也很不一致，一般来说办公用品店对采购人需求信息是不可能知道的，也根本没有统计的渠道，于是进货时往往是根据自己对此市场的一般了解，从利润的最大化，从自己的优势进货渠道等方面综合考虑，因此在货品的品种、质量、价格等方面很难与单位的需求适度衔接，采购人必须适应定点商店的货物品种，购买选择范围很窄。
其次办公用品店老板的素质不同，导致企业发展前景差异明显。办公用品店一般是私人经营行为，有些企业发展后劲不足，与经营者目光短浅有直接的关系，专门针对机关办公而设立的办公用品店，其实是计划经济时代的产物，已经与市场经济格格不入，在取消办公用品定点以后，假设原来的定点商店不抛弃旧的经营理念，一味等靠要，在竞争激烈化的市场环境中定会步履艰难。相反对于那些经营者头脑灵活，能够充分考虑到取消办公用品定点后的严峻现实，紧跟时代发展变化，用市场竞争的法则定位企业的运作，勇于探索创新的企业才能打拼出另一番天地。
第三，选择办公用品店的人为因素大。在一定程度说，单位选择购买办公用品不是考虑这家商店质量服务和价格等因素，而是基于个性化的因素，诸如关系、好恶、远近、主观感受、办事效率和规模等。出现这种人为倾向的关键因素在于使用权与拥有权的分离，财政资金与个人没有直接的利害关系。
政府采购不是市场垄断的创作者，而应是市场竞争的推动者。政府采购选择文化用品定点供应商是规范零星购买行为的一种积极探索，但从实际操作情况看，实际上却起到了相反的作用，这是设计探索计划时没有意料到的。定点采购制度首先是促进了专门经营办公资料商店的大量涌现，这种不符合市场商品买卖规律的垄断行为，变成了某些不规范行政购买行为的始作俑者，这种畸形商店的出现也破坏了政府采购形象。第二，办公用品专卖形成了经营与价格垄断，使得办公用品的供给渠道受到限制，个性化与先进性的要求得不到满足，甚至同一种货品出现政府采购价与个人购买价两种不同价格，致使政府采购形象受损。第三，购买行为不能得到有效监督，不规则的交易行为在一定程度上存在。由于上述原因的存在，文化用品的定点制度有必要取消，政府采购部门应建议并积极配合财政部门建立相应的财务制度，对取消定点后形成的空白进行控制，采取的可以设想的方式主要有：预留单位专项购买资金，实行备用金制度，规定不得挪作他用，用这笔资金进行实物购买，实报实销;实行超市购物模式的实物发票制;鼓励当地超市改变经营观念，涉足政府采购市场;鼓励单位购买物品时货比三家。采取以上措施的目的就是要所有的能够经营办公类文化用品的商业机构，能够在自由平等的竞争环境下参与政府办公用品市场经营，真正使政府采购体现公平竞争的原则和宗旨。

Answer 2

我们是这样操作的：使用部门汇总到部门负责人——部门负责人申请——行政综合部审批——总经理审核签字——行政综合部去财务申请资金——行政综合部安排采购——清点入库——采购报账——总经理审核

Answer 3

1、各部门应于每月25日至27日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划，由部门负责人填写《部门物资需求计划表》交办公室。
2、办公室统一汇总、整理各部门的采购申请，并经核查库存状况后填写《物资采购申请单》，呈报总经理审批同意后实施采购任务。
3、未填写《部门物资需求计划表》及未经领导批准擅自购买的不予报销。
4、单价在XX元以上、单项一次性采购总额或单项当月累计额在XX元以上，于每月28日前上报集团办公室批准后实施。

Answer 4

我们公司的:
1、各部门在每月25日前填写下个月的办公用品计划，经部门领导、分管领导签字批准后，报办公室；
2、办公室汇总各部门的办公用品计划，报总经理审批；
3、办公室根据办公用品计划到定点商店或超市采购办公用品（我们公司是先欠账后付款）
4、将采购的办公用品入库
5、通知做出计划的部门领取办公用品（出库登记）
6、根据办公用品计划，到财务部门填写费用支出审批单。经领导签字后，向指定商店或超市打款。
7、开具发票。

注:6和7顺序可以颠倒。
我就是负责办公用品计划和采购的。

Answer 5

我们公司的：
1、各部门在每月25日前填写下个月的办公用品计划，经部门领导、分管领导签字批准后，报办公室；
2、办公室汇总各部门的办公用品计划，报总经理审批；
3、办公室根据办公用品计划到定点商店或超市采购办公用品（我们公司是先欠账后付款）
4、将采购的办公用品入库
5、通知做出计划的部门领取办公用品（出库登记）
6、根据办公用品计划，到财务部门填写费用支出审批单。经领导签字后，向指定商店或超市打款。
7、开具发票。

注：6和7顺序可以颠倒。
我就是负责办公用品计划和采购的。