Question

（转载）『邮件自动回复』的正确用法

Answer 1

outofoffice.jpg

话说，某天我向一家供应商的经理发了一封电子邮件，立马收到从她邮箱弹回来的自动回复：『本人正在休产假。。。到2014年12月4日结束。在此段期间请联系XXX。。。』奇怪的是，当时她早已结束产假上班三个月了。人已上班，休假通告却挂在邮箱中久久不撤，显然是粗枝大叶所致。我把此事发上微博，立即有同学评论：『我的邮件从来不设置自动回复，我也特别反感对方邮件设置的自动回复，但是不知道为什么那么多人以为设置自动回复是一种专业和职业的行为。』随后赞成的声音也不少，但反对的声音也不弱。看到这里，我发现有些同学对『邮件自动回复的使用方法』未必完全了解，于是便以此作为咱们商务写作课第二讲的主题。
『邮件自动回复』只是电子邮箱中的一个小工具，既然邮箱的设计者们把它整出来，自然有它的用武之地。工具本身不存在专业与否，就看你怎么用。使用得法，它就是专业的；使用不当，它就是一块鸡肋甚至成为别人眼中的笑点。
怎样才能正确地使用这个小工具，让它变得既实用又贴心，还为你的专业形象加分呢？下面，我从两个方面进行分析：一、何时使用『邮件自动回复』？二、如何使用『邮件自动回复』？
一、何时使用『邮件自动回复』？
现在我已经记不起自己什么时候开始使用『邮件自动回复』了，那绝对是long long ago。想必在过去的某个时点，看到从公司的领导们或其他同事的邮箱弹回来的自动回复之后，我和很多人一样觉得这个功能很有逼格，于是便照葫芦画瓢地用起来。而且，后来更留意起别人自动回复中的语句，一旦看到写得棒的就马上摘录下来，从而优化自己的回复语中的措辞，让它看起来更有范儿。咱们公司从来没有明文规定员工必须在邮箱中设置自动回复，然而基本上每个经常使用公司邮箱的员工都会使这一招，这就是一个集体之中的成员耳濡目染相互影响的结果，这种结果成为了企业文化中的一部分。
有的人认为，『企业文化』是公司的核心管理层所倡导的那些东西，比如写在员工手册上的价值观、公告栏上的海报，以及开会时经常被提及的各种理念和口号。其实，那些需要经常摆出来倡导、提醒、甚至强制实施的恰恰不是企业文化的已有成分，是核心管理层试图强力植入『企业文化』中的新鲜成分。为啥要强力植入，就是因为缺嘛。『企业文化』是在组织之中众多人自然而然形成的集体行为模式。不用管理层说，员工都会照做的才是真正的『企业文化』。
尽管，我已经使用『邮件自动回复』多年了，但在收到某些自动回复时却让我感到非常诧异。其中之一就是本文开头说的那种『上了班三个月还说自己在休产假』的无厘头回复。另外一种，是我和一些大学生朋友邮件交流时收到的回复。在我写博客的早期，曾经办过几个指导大学生求职技能的小规模培训班。办班期间，我经常用邮件指导班里的学员修改简历，有不少同学的邮箱就设有自动回复。后来，我发邮件给儿子的大学生家教老师时，也看到这种自动回复。大学生设置的『自动回复语』非常类似，都是说『您的邮件已经送达我的邮箱，我会尽快回复您』云云。
为什么大学生们的『邮件自动回复』让我感到诧异？因为，平时在工作中，我还没见到过这样的自动回复。是的，你没看错，作为一个置身于『邮件自动回复』是企业文化一部分的公司中的人，我没见过这种自动回复。我在工作环境中收到的自动回复都是当收件人出差时、休假时、外出开会办事培训时所留下的。也就是说，当我一看到这种回复就知道对方不在常规的工作状态下，不能以平常的速度收阅我的邮件。这些回复的内容也比较固定，通常都是说：『本人因何事在何时间段不能如常收阅您的邮件，如有急事，请打我的手机XXXXX，或联系谁谁。』与商务人士使用的自动回复相比，大学生使用的自动回复有一个显著的特点：没有明确的时间范围，是一个常规化的回复设置。
我推测，本文开头提到的『对邮件自动回复的厌恶感』就是被这种不分时不分候，随时都能收到的自动回复所引发的吧？我又想，大学生式的自动回复是情有可原的。毕竟他们不像商务人士那样频繁地使用电子邮件，因此，他们希望对方看到这个自动回复之后会安心一点儿。然而，问题来了，对方看到这种『常规性自动回复』后，是否真能安下心来呢？相信很多读者和我一样，在知道收件人是大学生的情况下，对他们略显『稚嫩』的自动回复抱以理解，毕竟他们置身的环境和上班族不同。但假如一个商务人士的邮箱中设置这种『常规性自动回复』，会导致什么后果呢？轻则贻笑大方，重则招人反感！
众所周知，邮件送达了对方的邮箱，不代表对方已读取这封邮件。发件人真正在乎的，不是邮件送到了没有，而是对方有没有在看完这封邮件之后采取相应的行动。因此，『常规性自动回复』对于商务人士而言，不仅是一种哄小孩的无聊举措，还对发件人造成不必要的邮件干扰。假如一家公司的员工集体使用『常规性自动回复』，那么他们的邮箱服务器很快就会面临崩溃。
看到这里，有人可能会问：那一旦咱们邮箱有问题，要么我发不出去，要么对方确实收不着，那怎么办？时至今日，连免费邮箱也普遍具有发送状态的通知功能，企业邮箱必定是有的。尽管，某些公司在使用托管服务器时会出现掉链子的情况，但毕竟发生的几率并不大。况且，如果你急需对方的及时回应，就不应该坐在电脑前傻等，应该拿起电话打给他。对于这一点，我已经在第一课《为什么发出的邮件不受重视？》中讲过了，这里不再赘述。
『邮件自动回复』这个小工具的作用，不是让发件人看了放心的『安民告示』，而是收件人为了保护自己而立下的『免责声明』。它其实就是对发件人说：这段时间本人『不在服务区』哦，你有急事的话，要么打我手机，要么找谁谁。当然，假如你那段时间在国外旅行或者渡假散心，连电话都不想接，你也可以在自动回复上写上『本人这段期间内不便接听电话』的语句。不过，这样写好不好，应该视你的职业特点和你们公司的企业文化而定。
二、如何使用『邮件自动回复』？
本文开头提到的『上了班三个月还说自己在休产假』的情况，主要是因为设置者忘记取消这个自动回复。对于Outlook企业邮用户来说，这种所谓的『忘记』是十分奇怪的。因为，Outlook邮箱的自动回复设置里面就有让人填入使用时间段的地方。让我们看看商务写作班的同学是怎样说的吧。
河畔的小树 说：Outlook里的自动回复可以设置日期和具体时间段，精确到秒啊，过了那个时间段自动回复就不会发送了。为保险起见，回到办公室开邮箱时应该首先检查下设置 。

outofoffice (1).jpg

假如你公司用的不是Outlook邮箱，可以看看这位同学的建议。
@想不出名字的T小姐棒棒嗒 说：1.邮箱有时间设置，在假期结束后自动结束自动回复；2.用私人邮箱发送邮件给公司邮箱，试试成功否；3.养成假期结束检查是否关闭自动回复的习惯，我每次假期结束上班第一件事就是检查这个；4.公事用的QQ状态会及时变更，即使邮箱忘记，看到QQ签名也知道重新开始工作了。

除了常规的设置方式之外，还有两位同学向大家分享了他们使用自动回复的好习惯。
@车厘子努力过catti 说：第一， 自己休假或者外出培训不在办公室必须设立自动回复，留下自己的手机号码以防对方有急事找，难以联系你。第二，我工作中有和美国，亚洲各国的沟通，遇上中国过年过节的放国定节日的我也会设立，别的国家同事和你放假习俗不同也要设立好。第三，休假回来办公室第一件事就是把设置改回去，免得尴尬。

上面第二点尤其值得重视。对于咱们中国人来说，黄金周、农历新年等等假期中设不设自动回复关系不大。但假如你的通信对象中有其他国家的人，这个做法就非常有必要了。
@CharlesLu荏苒时光 说：自动回复还可以设置回复的对象，比如组织以外的人，或者其他的规则等，这样更专业一些。 另外，通过观察老板的自动回复，尤其是长期出差或者休假时，他们写的工作交接或者授权说明可以一窥很多的东西。

对于Charles所说设置『邮件自动回复』时应该内外有别，我非常赞同，平时我就是这么干的。对企业内部的人，我会主动在回复语种写上自己的手机号码和职位代理人的联系方式。对来自企业外部的邮件还是谨慎一点为好，我只是简单地写"Dear sender, I am out of office today. If you have something urgent, please give me a ring.”这么随意闲散的写法与我的职业特点有关：一，我不是业务人员，不需要主动向四方八面的人公布我的手机号码；二，与我有业务来往的人自然知道我的手机号码，不知道的人说明他与我之间还没建立业务关系。对于一个甲方来说，手机号码让太多人知道并不是一件令人愉快的事。

outofoffice(2).png

此外，我很欣赏Charles说的第二点，『领导在邮件自动回复中写上授权人信息』这种做法。显然，他公司的领导非常注重工作效率。曾经感受过由于公司高层『不在服务区』而苦苦找人签字的种种急迫的我，对这种领导在邮件自动回复中授权的态度和做法怎能不拍案叫好呢？
好了，《商务写作要领》微博公开课的第二讲就到这里。下一讲，我们来聊聊 『如何写一个有范儿的邮件标题？』 。如果你对这个课程有兴趣，请在周三晚上九点之后进入 @职场教练MsYe 的微博主页。