Question

垫付费用账务处理

A公司委托B公司办事并支付其服务费，B公司还垫付了一些其他的费用，发票开的都是A公司，请问A公司在支付服务费和代垫费用时可以一笔转账吗？用途怎么写呢？或者应该如何处理好呢？
因为涉及第三方代垫费用，用B公司出份说明情况吗？

Answer 1

A公司在支付服务费和代垫费用时可以一笔转账吗？

可以，只要记账时分开就行了。由于此笔付款是应付和垫付，所以，建议分开支付（分两次），这样银行里会留下两次支付的痕迹，一旦产生纠纷，证据比较确凿。

用途怎么写呢？

可以分开写，也可写一笔的用途。不论用途怎么写，如果一次支付，都无法从银行记录里查到分别的金额（仅一笔金额），所以这里的用途只是银行转款的一个说辞，不具备分开核算的法律意义。

因为涉及第三方代垫费用，用B公司出份说明情况吗？

可以写一份委托付款书，由第三方写，大意是此笔款项由B公司暂时垫付。

追问

垫付费用是几张发票的合计数，那转账用途是写发票品名，如：XX费和XX费，还是也可以统写：代垫费用？
您说的委托付款书是必须有的还是最好能有呢？

追答

1、用途建议分开写，这样银行那里虽然是一笔记录，但收款人知道这是笔钱是几份发票的合计数。
2、委托书必须有，这是收款人的承诺，由垫付款的收款人写。以备将来若出现纠纷无依据。

Answer 2

因代垫费用是后期可收回的，故实际属于公司的资产，计入其他应收款；因为该行为与你们公司经营无关，故不计入费用类科目，对报税应该不产生影响
借：其他应收款

贷：银行存款

Answer 3

可以合并支付，用途写明服务费多少、代垫费用多少，也可以分开支付。

追问

那支票上的用途写：服务费和代垫费？

追答

是的。

追问

因为涉及第三方代垫费用，用B公司出份说明情况吗？解释为什么发票是别的单位开给A公司的，费用打到了B公司？

追答

代垫费用还是要有发票进来的的，所以账是平的，B公司银行或现金进出之后也是平的，因此一般无需再要情况说明，当然你要谨慎点这样做是最好了，问题是B公司肯不肯这样做对吧。