Question

公司备用金的管理原则

Answer 1

备用金作为企业流动资金的重要组成部分，在企业资金中所占比重越来越大，不仅挤占了企业的生产资金，而且增加了企业的资金成本。能不能够对企业备用金进行有效的管理，逐渐成为企业管理者关注的对象。为了提高资金的利用率，有效控制资金的占用，保证资金的安全，加速资金的周转，企业应该通过以下措施，强化备用金的管理。 1、建立备用金使用人员档案制度。在企业的生产经营中，各业务部门根据自己的实际情况，列出确实需要使用备用金人员名单，逐级报批，最后由总经理根据相关制度决定，而且要定期更新。这样做可以限定备用金使用人员的范围，提高企业有效控制资金的能力和资金的使用效率，既可以避免部分人员借出差的名义占用企业的资金，还可以防止部分用心不良人员公款私用。 2、限定备用金使用人员的额度。在现金支付范围内，根据备用金使用人员业务量大小、出差频率制定出合理的限额。根据业务人员使用备用金额度，划分出不同的级别，对大额备用金用户要重点管理。审计处对大额备用金用户的备用金使用情况，要定期进行有效的审计与监督。同时根据业务情况的变化，及时调整限额，避免企业一些不必要的资金占用。对于超出限额的备用金使用，要让使用人员说明理由，由总经理审批，避免给企业造成经济损失。 3、健全和完善费用报账制度。企业备用金使用人员根据业务性质，没有做到及时报账，这样不仅会导致企业备用金占用金额增加，而且会增加备用金管理难度。因此对备用金使用人员要分别管理：①按次报账。对于业务不经常发生的备用金使用人员，要做到每次业务处理完毕后按照规定期限（如5天）报账。②按期报账。对于业务经常发生的备用金使用人员，为了提高工作效率，减少签字次数，可以放宽报账期限（如15天）。对于无故拖延的人员，财务要定期催办。根据权责发生制原则，这样做可以减少对当期会计报表的影响，避免费用跨期结算，便于领导更好地决策。 4、每月对备用金进行账龄分析。备用金挂账的现象很容易形成呆账、坏账，增加企业资金收回的难度。根据备用金管理的有关规定，每月对备用金进行账龄分析，这样可以减少资金的占用，同时减少坏账的发生，降低对会计报表的影响。 5、年底核销制度。所有备用金使用人员年底必须进行核销、冲账。根据备用金管理的有关规定，重新办理借款手续。 6、责任追究制度。对于给企业造成损失的备用金使用人员，要制定相应的处罚措施，根据其造成损失的大小，让其承担相应的责任。对于损失金额大的，甚至要追究其刑事责任。备用金制度有利于各部门积极开展业务，提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用。