Question

企业文档管理需要注意一些什么问题？

Answer 1

当前企业文档管理工作中应注意的问题及采取的解决措施

　　当前，企业文档管理工作正面临着深刻的改革。上述问题的产生，既有历史的原因，也有现实的原因，要解决这些问题，企业管理部门就必须正视现实，调整管理思路，改进管理方法，适应新形势的要求。

　　（一）、加大宣传力度，提高企业员工文档意识

　　文档工作是企业全局工作的重要组成部分，企业领导及文档管理部门领导要提高对文档管理工作重要性的认识，进一步解放思想，摒弃旧观念，树立新观念，适应新形势，以开放、前瞻性的视角在更高的层面上筹划文档工作的发展方略，积极寻找文档工作同企业中心工作的结合点，实实在在地解决文档工作中存在的问题和困难，促使企业文档工作快速发展。

　　（二）、明确责任，强化文档管理工作者的责任意识

　　坚持推行文书部门或业务部门立卷归档的制度，同时档案部门要积极主动地协助立卷部门做好工作，发挥部门、业务部门熟悉文件形式和办理过程的优点，提高案卷质量和工作效率，作为一个文书工作人员或档案管理人员，应以高度负责的精神做好自己的本职工作。

　　（三）、运用“六个特征”，掌握科学立卷的方法

　　一般情况下文件可以根据六种特征立卷，按问题特征立卷、时间特征立卷、名称特征立卷、作者特征立卷、通讯特征立卷、地区特征立卷，把若干具有相同特征的文件组合在一个案卷内，这就是按文件特征立卷，是一种比较科学的方法，通常是根据文件的实际情况，灵活地结合运用2～3个特征来组立一个案卷，只要掌握基本的方法，再根据本企业的实际情况，灵活抓住文件的主要特征，然后根据文件数量多少，保存价值，文件之间的联系等方面情况，结合其他特征细分，能更好的为企业档案工作服务。

　　（四）、科学组卷，保证企业文件材料的保存价值

　　由于严格的组织管理和生产程序是确保产品质量，增加企业生存和竞争力的关键，而严格的组织管理和生产程序主要是由执行组织管理职能和规定生产程序的现行文件来体现，所以提供丰富的价值的借鉴性史料，便于机关日后工作中对有关文件的继续贯彻执行。在文书材料中，有的效用是一次性的或短时期的。实践证明，对这类文书材料保存最好的方法就是及时地装订成卷。按照一定的制度由文书档案室或交档案馆进行科学管理。以备及时地调卷、查考和利用。

　　（五）、加强观念创新，提高企业文件与档案管理者的素质

　　为了使这项管理走入良性循环发展轨道，需要不断提高其管理者的素质。具体包括：

　　1、提高文件与档案管理机构素质人才的构成比例

　　高素质的文件与档案管理者群体的形成是提高其信息工作整体水平，从而全面、有效地服务于企业各项活动的前提和基础。

　　2、加强对在职文件与档案管理者的培训

　　提高企业高素质的文件与档案管理者的构成比例，加强对其在职人员，特别是中青年专业技术骨干的继续教育，是使文件与档案管理者工作适应企业跨世纪可持续发展需要的重要人才保障。

3、加强企业文档管理者的观念创新

　　文档工作者如果没有创新的认识，文档工作的创新就无从谈起。因此，文档工作者要适应文档工作网络化的要求，在工作中渗透创新思想、开展创新实践。企业领导者应当充分认识企业文档职能型、管理型、知识型、信息型的特点，科学把握企业发展与企业文档管理的内在联系，注重发挥文档的潜在生产力，并对文档工作给予应有的支持。企业文档工作者应当顺应企业文档事业发展趋势，树立“管理型、信息型、服务型”观念，加强自身职业修养，否则就难以提高档案服务水平。

　　4、提高企业档案管理者学习创新

　　要做好新时期的文档工作，队伍建设至关重要。一方面，档案人员要树立正确的价值观，要树立学习上不进则退的思想。另一方面，企业管理者要以新的方式、新的观念全方位发掘、培养、选拔档案人才，建立档案人才库，并不断尝试采用新的模式激励档案人员充分发挥其聪明才智，为企业发展提供智力支持。企业文档管理队伍建设应朝着知识结构综合化、年龄结构阶梯状、性别比例适度、高学历人员所占比例适当的目标努力，只有这样才能实现企业档案工作的持续、长久、高效发展。档案工作者不仅应掌握如何合作计算机网络、如何利用复读机处理信息等技术，还应学会利用网络进行档案信息的应用开发、用计算机网络管理档案，实现档案信息资源共享。

Answer 2

1，文档的分类要清晰。将不同的文档分成不同的类别，放在不同的文件夹之内。便于查找。
2，清晰易懂的文件命名。命名能够反映文件的内容，便于查询。
3，文件版本记录要清楚。不同时间、不同时期的不同版本，要分清。
4，文档流通记录要记录。
5，文档电子备份。为安全起见，对文档要进行安全扫描备份，防止文件丢失等意外情况。
6，文件管理者的流动管理。管理者流动，会造成文件管理的混乱，所以在交接时一定要交接好。
祝你工作愉快！

Answer 3

1，文档的分类要清晰。将不同的文档分成不同的类别，放在不同的文件夹之内。便于查找。
2，清晰易懂的文件命名。命名能够反映文件的内容，便于查询。
3，文件版本记录要清楚。不同时间、不同时期的不同版本，要分清。
4，文档流通记录要记录。
5，文档电子备份。为安全起见，对文档要进行安全扫描备份，防止文件丢失等意外情况。
6，文件管理者的流动管理。管理者流动，会造成文件管理的混乱，所以在交接时一定要交接好。

Answer 4

面对各类纷繁复杂的文档，如果各式各样，每个人一个风格，不论从美观性和可读性上 都会有影响，所以在文档管理中的过程中需要建议一套文档的模板。 在建立文档模板时，需要对一些格式进行要求，需要将一些基本的要素固化到文档模板 中，确保文档需要的内容能够在文档中体现，例如文档的页眉页脚、文档变更历史、文档的 目录方式、文档的字体等。 在建立文档时，要注意做好文档的分类，各种分类有一个清晰的定义，使用者可以清楚 地知道实际使用时要采用哪种模板。如果是使用共享目录方式管理文档，需要在一个相对容 易找到的文件夹目录中存放模板，如果是使用信息系统方式进行模板管理，最好能够在首页 进行一个连接，或者是让使用者可以快速的搜索到。在建立分类时，需要含有一个共同类， 或者叫做公用类，因为在实际的使用过程中总是会有一些新的类别出现，也会有一些无法进 行分类的文档，这个时候就可以通过共同类进行管理。 对于文档模板的变更需要能够做到及时告知使用者，并做好版本管理。 文档目录的管理 为了能够在纷繁复杂的文档中找到需要的文档，需要在进行文档管理时建立一套完整的 文档目录体系，主要包括文档的索引管理和文档的分类管理。 在进行文档管理前，需要对不同的文档建立一个分类，建议不同的分类可以便于文档的 查找，也可以针对不同的分类制定不同的管理要求。如果是文件夹方式管理，还需要分别不 同的文件夹内容的安排以及权限的控制，因为文件夹管理的特殊性，需要注意其权限管理的 简洁化；如果是采用信息系统管理，需要注意类型的编码体系的建立。一个好的文档分类体 系可以让使用者方便地进行文档的归类和查找，文档的分类在一些管理过程中还需要注意归 档管理的需求。 对于文档，需要建立一套索引机制，这里之所以特别提出索引机制，是因为在日常的文 档使用中，会发现一些很多类似的文档，或者类似的内容说明，由于不同的撰写者会对一些 基本的概念或者原则的说明会存在一些差异，这个时候就需要能够有一个索引来明确什么是 最准确的，这一点在项目管理过程中特别重要，因为一个项目组往往会不时的发生一些变动 ，后来人面对多个说法时很难知道什么是对的，同时一些实际情况也会发生变动，一些说法 也需要进行修正，而之前的一些文档也无法进行更正，所以这个时候也需要有一个索引来明 确正确的说法，这一点问题也可以通过文档版本的管理加以改善。另外对于那些纷繁复杂的 文档，有些只是事务性的，通过一个索引的方式，可以将一些重点的内容放在一个突出的位 置，便于进行检索和阅览。 不论是文件夹方式还是信息系统方式，都需要注意对文档的权限管理，特别是对一些归 档的文档，避免归档的文档被不正确的修改或者删除。

Answer 5

从注重发展数量到先进注重发展质量的中国企业，早已意识到文档是每个企业都需要把控的重要核心内容，因为文档资料承载的是企业的发展记忆、经验以及成果，很多时候，管理只是停留在个人或部门层面，这些重要的文档会因为员工的离职而丢失，因为时间推移而失去记忆，也会因为使用不规范而出现遗失、损坏，更有被恶意扩散导致形成损失的可能。

但是，他们往往把文档管理理解成文件的备份和保存，变成了一个额外的工作，且不说员工会抵触，也没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合，很多时候，往往难以达到理想的效果。所以，关于文档管理，会博通综合知识管理系统主要注重以下两个问题：

1、如何将文档管理融入到员工实际的工作中

企业文档管理，应该考虑到如何让员工在潜移默化中，直接利用文档管理系统去创建文档，并可以支持文档创建的过程管理、形成成果文档后分门别类的管理，以及后续的再利用。

2、企业怎样有序化、规范化的管理文档

因为一般企业对于文档管理的误区，只停留在文档的存储与备份层面，但还是会出现查找困难、借还不知去向、变更版本混乱、权限不清导致恶意扩散等文档形成后的后续管理问题。

题主可以了解一下会博通综合知识管理系统，它为企业提供文档从创建、协作、归档到再利用的全生命周期管理，员工在文档创建之初就利用系统创建文档，并可启动对文档的协同工作（如编辑、校对、变更、审批等），形成成果文档后，可把成果文档，以及形成成果文档的管理痕迹（协同痕迹），一并分类保存到对应的文档分类中，从而在企业层面完成了文档的集中统一管理。