Question

公司采购部门需要完善那些方面的制度？

公司采购部门应该建立健全哪些管理制度去规范部门的行为以及各项工作的流程。

Answer 1

　　采购管理的主要制度有采购领导制度、经济责任制度、监督制度和民主管理制度。
　　1、采购领导制度
　　采购领导制度，即采购决策制度，按采购什么、采购多少，什么时候采购等决策权属于哪一级来划分领导制度。具体有三种：
　　（1）集中制
　　采购的决策权集中于总公司，其他分公司或分厂无权采购，适用于小企业或分公司（分厂）较集中的企业采用，集中制的特点是：
　　① 采购数量大，能享受数量折扣，降低进价；
　　② 集中采购，统筹安排，可节约大量人力、物力、财力；
　　③ 目前一些连锁店大都采用这种决策制度，例如日本的八佰伴集团就曾采用这种决策制度。
　　（2）分散制
　　将采购的决策权分散于各个分公司或分厂。一般大规模企业，且分公司（分厂）分散在各地，企业的各分公司（分厂）所需的物资差异较大时，企业常采用这种领导制度，采用这种领导制度能充分调动分公司（分厂）的积极性，减少了内部物资的调拨手续，但不利于采购资金的统一管理，浪费人力、物力、财力，无法享受价格优惠，使进价较高。
　　（3）混合制
　　若企业的分公司（分厂）的所需的物品相同，且采购金额较大时，由总公司统一采购，对于各分公司间有差异的、金额较小的、临时性采购的物品由分公司自行采购。这样，一方面能使采购资金较合理地统一管理，又能调动各分公司的积极性，及时满足经营的需要。
　　2、经济责任制度
　　经济责任制是按照客观经济规律的要求，以提高经济效益及服务质量为目标，科学地确定相关部门、人员经济职责、利益权力的一项管理制度。明确经济责任制，有利于维护采购队伍的良好的工作秩序，提高工作效率，讲究经济核算，从而提高经济效益。采购部门的经济责任制度通常有以下几方面：
　　（1）岗位责任制
　　岗位责任制是采购制度的中心环节。建立与健全采购岗位责任制，能做到采购部门人人有职责，事事有人管，目标清楚，责任明确，工作有条不紊，加强职工责任感，调动工作积极性，发挥其聪明才智；可以堵塞工作漏洞，保证采购工作的良好秩序。
　　虽然不同类型的企业采购，岗位责任制不尽相同，但一般采购部门内设有不同的岗位，不同岗位确定有不同的职责。结合采购工作的实际，我们认为采购部门的人员应承担的职责有：
　　采购主管和计划人员的职责是：
　　① 制定采购计划；
　　② 制定和修订采购制度；
　　③ 统筹安排采购资金；
　　④ 监督和考评采购人员，并指导其工作；
　　⑤ 合同的审议和管理；
　　⑥ 决策购进业务活动，以提高经济效益；
　　⑦ 组织领导采购人员搜集市场信息，预测可供货源及其趋势，为企业主管领导当好参谋；⑧ 指导采购人员与供应商搞好关系。
　　一般采购人员的职责是：
　　① 货源、价格、服务等市场调查；
　　② 与供应商谈判，确定有关事项，如价格、质量、交货期及结算条件等；
　　③ 催货；
　　④ 处理退货、索赔；
　　⑤ 发票的核对与付款；
　　⑥ 办理物品入库手续；
　　⑦ 与供应商建立良好关系；
　　⑧ 搜集调拨信息，预测可供资源及其趋势，供领导决策参考；
　　⑨ 节省购进费用支出，提高企业经济效益。
　　（2）采购费用承包制
　　这是采购部门加强经济核算的一种形式，在实际工作中，许多企业的采购费用大大超过正常的费用水平，造成采购环节经济效益低下，从而也影响了整个企业经济效益的提高。因此，用制度的形式来控制采购费用的开支水平显得尤为重要。
　　采购费用承包制是将采购费用指标落实到每一个岗位、每一个采购人员身上，只允许其在规定的费用标准内开支费用，从而控制采购费用支出。 实际操作过程中，可以用相对数来控制，如规定采购每吨商品的费用额或每百元商品的费用额等。也可以用绝对数来控制，如规定采购部门在按要求完成采购任务的前提下，每月的采购总费用水平，对于超支的部门由采购部门、采购员自己承担；对于节支的部分可由采购部门、采购人员自行分配，以激发其工作责任感。
　　3、奖惩制度
　　为了调动广大采购人员的工作积极性，充分发挥他们的聪明才智、努力干好本职工作，企业应该建立与健全各种形式的奖惩制度以真正体现“干多干少不一样，干好干坏不一样，干与不干不一样，干轻干重不一样”的分配精神。对于一些成绩突出、工作勤奋踏实的采购人员应给予适当的奖励；对于那些工作散漫、绩效较差，甚至给企业带来经济损失的采购人员应进行必要的惩罚，甚至清除出采购队伍。
　　在建立奖惩制度时应注意两点：一是把握好“刺激度”，即拉开档次，不搞平均主义，要奖得高，罚得重，使奖惩措施真正起到激励的作用。另一方面要注意多种奖惩方法相结合，根据心理学理论，人的需求是多方面的，物质奖励只能满足职工物质方面的需要，过分强调物质刺激，会产生“一切向钱看”的错误观念，其作用必然有限。我们提倡物质奖励与其他奖励形式的配合，如精神鼓励（评先进、表扬、提干等）。对于惩罚来讲也是如此，可以罚款，亦可行政处分，甚至开除公职，这样奖惩制度才真正有效。
　　4、监督制度
　　贯彻采购制度必须坚持严格监督与考核，没有严格的监督，采购制度就会流于形式，严格的监督是以科学考核依据为基础的。在实际工作中监督的方法包括三种：
　　一是由采购负责人对各部门组织和职工个人执行情况进行纵向检查；
　　二是组织有关部门的负责人进行横向联合检查；
　　三是个人自查。
　　在制定监督制度时，要注意把握两个方面：
　　一是对权力的使用和监督，检查是否有滥用职权、借采购之机以权谋私的现象；
　　二是对应负责任的监督与检查，检查责任是否落实到每个单位、每个人，或是否有职责不清、相互推诿的现象。
　　

Answer 2

这个比较多：
下面是3个最近本的：
1，采购管理控制流程（最基本的）：包括这几个方面：如何接收内部需求，如何确认需求的正确及反馈，询价的范围，询价的方式，合同模板，合同审批流程及权限，合同签订后如何管理
2，进货检验流，供应商送货标准，如何接收货物，如何送检，合格入库办法，不合格品如何处理，供应商如何领取不良品。
3，供应商管理程序：新供应商如何引入，供应商如何保持供货能力，供应商如何PHASE OUT。每一步都需要那些人参与，何时参与，职责如何。具体的你可以找找相关资料
还有更详细的，每个公司需要根据自己的实际情况制定，简单举几个例子：

1，自制外包流程2外协物料控制，3供应商选择评价4，供应商终止合作流程5，供应文件控制流程6，供应商工装模具控制流程7，供应商绩效评估流程等等
另外，对部门内部控制：
1，采购人员绩效评价，前提是必须每个采购人员有当年的详细工作计划（必须可衡量，并且有一定难度，难度以通过努力可以达到为准）,
2，对物料进行分类，采购员最好也按物料类管理，对所有物料，供应商的管理必须提交物资策略，物资策略是由采购员制定，但必须是经过公司高层审批过，而不是采购部自己审批，供应商管理必须遵守该审批过的策略，策略需要根据公司的实际情况更新，例如每半年review一次，如果策略变更，需要提交高层审批（高层应该包括，采购，研发，销售，质量控制，生产）。

Answer 3

不知贵公司是销售商品采购、工厂材料采购，还是自用品采购，要求是不一样的。通常有以下要求：
1、采购管理制度及工作流程（这是最主要的），涉及供应商选择标准、采购审批流程、验收流程付款流程。
2、库存管理制度，涉及分各类人员的岗位责任，物品入库流程、库存管理（含盘库）、出库流程，还有库存分析（包括周转率、库龄等）。
3、绩效考核方案，主要针对采购经理级各个岗位的绩效考核。
4、采购合同管理

Answer 4

主要可分为：部门隶属关系（整个公司范围内，明确部门定位），其次确定部门同其他部门及个人（总经理或董事长）的工作关系；其次是部门的工作目标以及部门的核心人物；紧接着就是部门的具体工作内容，最后工作汇报；再就是部门权限及部门责任以及部门工作标准等等，在公司宏观上的定位以及部门内部的规章制度进行完善及约束部门职员。这就是一个简单的管理流程。