Question

经验分享：质量管理文件的变更应从哪些方面进行管控？

Answer 1

质量管理体系文件经审核批准后，分发到相关岗位使用。在使用过程中，可能存在对内容进行变更的情况。那么，在质量管理实践工作中，文件的变更应注意哪些方面呢?

对于文件打印、使用过程中发现的如错别字等个别错误，可以事先征求审批人员同意，采取“划改”的方式在文件中直接修改，并在附近签署修改人姓名及日期。待文件升版时再统一修改

对于文件内容较多，出现多处错误(多为文字错误、装订错误等)，但暂时又不考虑修订升版的情况下，可采取换页的办法，把错误页的内容更改后重新打印，在原文件中换页。可在修改页中注明修改内容和操作者。

当文件的部分内容已不适应当前工作，如依据标准开版、适用范围或职责分工调整等，应对文件进行适应性修订、升版。这种情况下，文件需要重新编制、校对、审核、批准，并在文件的修改页中注明新版文件修改原因、主要修改内容等。

(1)对文件内容进行“划改”，不能随意涂改，应划掉修改内容，在旁边增补新内容，并签署修改人姓名和日期。

2)对文件内容的修改，原则上应经原审批人同意。否则，文件内容就容易出现不受控、随意更改的现象。

(3)一般在文件封面第二页设置文件修改页，主要包含版本、修改内容、修改原因、修改人等内容。修改文件内容时，应按要求填写各项内容。