OA系统中公文管理如何更好的进行
OA系统中公文管理如何更好的进行
在全球信息化时代，使用OA办公系统实现科学化、规范化办公已成为企事业单位现代化管理的必然趋势。公文管理是办公室工作的一项重要内容,企事业单位如何做好公文管理工作?在我看来并不难，通过靠谱的OA办公系统即可完美实现。
随着信息化建设受到越来越多企业的重视，OA办公系统的应用也日渐普及起来，OA厂商的数量也是越来越多，那么企事业单位应该选型怎样的OA厂商才算是靠谱?我建议各位应在研发时间、成功案例数量、易用性、性价比等因素方面加以参考。其中工作流管理专家华天动力就是个不错的选择。华天动力已投身OA行业16个年头了;成功实施的客户也已超过了12000个;易用性较强;性价比较强等等，优势明显。
那么，以下将以华天动力OA系统中的公文管理为例，分析OA系统如何实现公文管理更好的进行。
华天动力OA系统将公文管理划分为发文管理与收文管理。
在发文管理中，OA系统对企事业单位内部发文过程进行自动化管理。首先，拟稿人依据发文类型选择适合的发文模板和审批流程，送交相关领导进行审核、复核、会签、签发等工作，然后由办公室进行发文登记、编号、套头、盖章，并进行文件的发放(分发、下发、办结)等工作，最后由公文管理员对办结公文进行归档。在整个发文过程中，可实现督办、催办的功能。作为OA行业内的工作流管理专家，华天动力的工作流对发文管理的设计全面，使用快捷、灵活，可以满足企事业单位不同的应用需求。下图即为华天动力OA系统中发文管理的界面。
收文管理是对单位收到的公文进行管理的过程，公文到达后,收文登记人选择公文类别，登记公文，送交相关人员进行拟办，根据公文模板附带的审批办理流程，送交相关领导进行批示，并送交相关部门承办、传阅等。收文登记人也可以自定义下一步相关处理人员，然后由审批人再选择下一步处理人。其中华天动力OA系统中的公文收文管理包括两种模式：一种是通过管理员预先设置好的收文模板和收文流程，进行收文登记、审核、批示、承办、监控、管理等一系列操作。此种适用于收文流程比较规范、审批人比较固定的企事业单位，比如行政文、党委文、工会文都有与之对应的模板和审批流程。另一种是采用系统自带的.收文模板，并由收文登记人选择拟办人，拟办人选择批示人，此种则适用于收文流程比较灵活、审批人不固定的企事业单位。下图即为华天动力OA系统中收文管理的界面。
通过上述分析可知，华天动力OA系统的公文管理较同类产品来说优势不少。比如：
1、由于华天动力OA系统强大的工作流，所以能满足几乎全部企事业单位的审批需要。华天动力OA系统多变的流程、灵活的审批流程节点，使审批操作方便、快捷。另外，审批相关的设置操作皆以图形展开设计，使用者可以对功能及操作一目了然，易用性较强。
2、华天动力对公文发文与收文的设计完全按照大型企事业单位标准化的收发文流程设计，采用WORD文档和HTML表单相结合的方式，收发文的正文均采用WORD文档格式，便于对文档进行编辑;而签批单则采用HTML表单格式，便于对数据进行统计汇总。
3、由于华天动力强大的权限设置功能，从而保证了发、收文单的数据信息安全;另外系统有多种方式的存档功能，如转存至文档中心相应目录，收文库等，可对数据进行多次备份，保证数据不丢失;此外，华天OA系统回收站的巧妙设计，可对删除数据的操作进行二次保护，保证用户的操作安全。
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