Question

你的企业用了OA系统吗？

Answer 1

OA系统，即办公自动化系统。

办公自动化（Office Automation，简称OA），是将计算机、网络协同等现代化技术运用到传统办公方式，进而形成的一种新型办公方式。办公自动化利用现代化设备和信息化技术，代替办公人员传统的部分手动或重复性业务活动，优质而高效地处理办公事务和业务信息，实现对信息资源的高效利用，进而达到提高生产率、辅助决策的目的，最大限度地提高工作效率和质量、改善工作环境。

它可以通过特定流程或特定环节与日常事务联系在一起，使公文在流转、审批、发布等方面提高效率，实现办公管理规范化和信息规范化，降低企业运行成本。

办公自动化（OA）是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。不同的使用对象具有不同的功能：对企业高层领导来说，办公自动化是 决策支持 系统。它运用科学的数学模型，结合企业内部/外部的信息，为企业领导的决策提供参考和依据；对于企业中层管理者来说，办公自动化（OA）是信息管理系统（IMS），它利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”， 把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率 ；对于企业普通员工来说，办公自动化（OA）是事务/业务处理系统。办公自动化（OA）为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。

我国办公自动化技术的发展可分为四个阶段：

第一阶段：1980-1999年， 文件型办公自动化 。最早的办公自动化从Lotus12-3、WPS、MSOffice等单机版的办公应用软件开始，实现了由手工办公到电脑办公的转变，在当时被称作“无纸化办公”。一方面实现了企业的信息交流和共享，另一方面建立了企业审批及流程雏形，从而形成了OA的概念。

第二阶段：2000-2005年， 协同型办公自动化 。这一阶段主要以工作流为中心，在文件型OA的基础上增加了公文流转、流程审批、文档管理、会议管理、资产管理等实用功能。在实现个人办公自动化的基础上，该阶段的办公自动化系统完善了各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立了企业内部的协同工作环境，将办公自动化拓展到企业的全部办公机构，确保所有员工均可实现办公自动化，并能够根据各自的授权了解需要的信息，完成自己的工作任务。

第三阶段：2006-2010年， 知识型办公自动化 。随着OA系统应用的逐步深入，企业和用户的要求也不断提高，办公自动化系统的发展也随之派生出全新气象，形成了以“知识管理”为主要思想、以“协同”为工作方式、以“门户”为技术手段、整合了企业内信息资源的“知识型办公自动化系统”。从这个意义上说，办公实际上是一个管理过程，电子商务时代带来的企业事务处理对象瞬息万变，这就要求作为企业的办公自动化系统能够提供足够的灵活应变和开放交互能力。

第四阶段：2011年后， 智能型办公自动化 。随着企业组织流程的不断固化和改进、知识的积累和应用以及技术的创新和提升，最终的办公自动化系统将会全面脱胎换骨，全新的“智能型办公自动化系统”将成为未来的发展方向，智能型OA能够提供决策支持、知识挖掘、商务智能等服务，并且更关注企业的决策效率。

OA系统的三大特点：第一，处理各项事物自动化；第二，处理文件自动化；第三，实现自动化决策。

1、办公门户技术

门户技术 是整合了内容与应用程序、随意创作统一的协同工作场所的一门新兴技术。信息门户技术提供了个性化的信息集成平台和可扩展的框架，能够根据需要进行全方位的信息资源整合，使应用系统、数据内容、人员和业务流程实现互动。在办公自动化系统中， 门户网站和门户系统是两种常见的表现形式 ，例如根据企业需求建立的企业门户系统，运用不同技术建立的基于门户技术的电子办公系统，及根据不同需要建立的门户网站等。

2、信息交换、公文传输、传输加密技术

信息资源的共享是办公自动化系统的一个重要内容。为提高办公自动化效率，需要建设统一、安全、高效的OA系统信息资源共享交换平台。信息交换平台由集中部署的数据交换服务器及各种数据接口适配器构成，提供一整套规范、高效、安全的数据交换机制，解决数据采集、更新、汇总、分发、一致性等数据交换问题，解决按序查询、公共数据存取控制等问题。

3、业务协同机制

数字化、网络化、信息化是办公自动化发展的潮流，而多维度、多领域的“协同办公”是办公自动化发展的新方向。简单来说，协同工作就是由多人互相配合完成同一工作目标，照此理解，为实现办公自动化中各业务信息的交流、组合以及信息共享等方式都可看作是协同办公。

4、工作流技术、辅助决策技术

工作流 （workflow）技术的概念形成于生产组织和办公自动化领域，是计算机应用领域的一个新的研究热点。国际工作流管理联盟（WfMC，Work flow ManagementCoalition）对工作流的定义是：一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同的执行者之间传递、执行， 工作流实施的三个基本步骤分别是：映射、建模和管理 。

在办公自动化系统中，工作流技术的实施主要是通过工作流管理系统来实现的。工作流管理系统是一个软件系统，它通过计算机技术的支持完成工作流的定义和管理，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行，工作流管理系统将现实世界中的业务过程转化成某种计算机化的形式表示，并在此形式表示的驱动下完成工作流的执行和管理。

1、节省工作成本，利于文件传阅管理

与过去对纸质文件的审阅方式相比，通过OA系统处理收发文件及共享信息资源可以节省大量纸张，降低办公成本。领导可直接在OA系统上阅读、审批和修订电子文件，并保留阅读和修改的痕迹，解决了过去因反复修改文件草稿而浪费大量纸张的问题，而且，电子文件在OA系统上可同时向多人传阅，缩短了文件传阅的周期，杜绝了纸质文件丢失的可能性。

2、方便检索查阅，促进信息共享

OA系统中的公用文档、公共信息和通知公告等功能模块是各部门共享信息资源的平台，员工可通过OA系统及时了解全院的最新信息，有利于部门之间的沟通与合作。OA系统上强大的条件检索功能为员工快速查找文件资料提供了极大的便利，解决了过去花费大量时间翻查纸质文件的问题，从而提高搜集文件资料的效率。

3、增强监控能力，提高行政管理水平

OA系统能及时有效地监控各个部门、各位员工的日程安排、办文情况以及会议室、车辆和办公用品的使用情况，并具有催办督办和自动提醒的功能，一方面防止了延误业务办理时间的情况，另一方面有利于管理员的全局监控，及时发现问题并及时协调解决。此外，在OA系统上处理的流程步骤都留有审批痕迹，具有可追溯性，方便日后的查阅和管理。

4、提高工作效率，打造优秀团队意识

OA系统的信息传递、日程安排等功能模块，极大地提高了员工之间的协作效率与沟通能力，打造了凝聚力较强、工作效率较高，并且具有快速反应能力的优秀团队。通过设立工作论坛等模块，更及时有效地加强了领导与员工之间、员工与员工之间的交流和互动，员工之间互相取长补短，共同学习，共同进步，促进了业务水平的提高增强了团队合作精神。

5、实现自动办公，构建科学管理模式

OA系统的使用，全面推进了办公自动化，借助先进计算机和网络信息技术，实现了高效、安全、规范地处理办公室内的事业性业务，大幅度提高工作效率和服务质量。同时，为各级领导进行宏观管理提供了高效、便利的服务，为科学决策提供了参考依据，从而构建一套科学的管理模式。