Question

请教备用金怎么填写入账？？

向大家请教备用金怎么填写入账。公司中途才建帐，我又是新手，财务就我一个人。备用金凭借款单还有发票之类填写完报销单之后，接下来该怎么做呢？我的是这样做的，请大家指正：
1.填写付款凭证
2.记现金日记帐
3.在明细账中记入管理费用

P.S. 账本我没有接触过，不知道如何填写。比如有人领用800元买办公用品记，现金日记账和明细账怎么填。
十七栏明细账和三栏式明细各用于什么的记录？如何选择？
在这谢谢了！！
我刚整理了一下单据就看见大家的回复，谢谢大家～
我们公司是先填写借款单，再领钱，买完了再报销的。
我还有个问题：借款单和报销单该怎么处理呢？分别保管好？还是附在付款凭证后面作为单据？

Answer 1

备用金根据领用的内容填写“备用金领用单”，然后根据“备用金领用单”，挂“其他应收款-领用人”入帐，等报销后冲减“其他应收款-领用人”。

备用金(petty cash) 应指定专人负责管理，按照规定用途使用，不得转借给他人或挪作他用。预支备作差旅费、零星采购等用的备用金，一般按估计需用数额领取，支用后一次报销，多退少补。前账未清，不得继续预支。对于零星开支用的备用金，可实行定额备用金制度，即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。实行定额备用金制度的单位，备用金领用部门支用备用金后，应根据各种费用凭证编制费用明细表，定期向财会部门报销，领回所支用的备用金。对于预支的备用金，拨付时可记入"备用金"(或"其他应收款")科目的借方;报销和收回余款时记入该科目的贷方。在实行定额备用金制度的单位，除拨付、增加或减少备用金定额时通过"备用金"科目核算外，日常支用报销补足定额时，都无须通过该科目而将支用数直接记入有关成本类科目、费用类科目。
备用金主要用于小额零星报销费用支出，其使用范围为:除工资统发项目外的国家规定对个人的其他支出;出差人员必须随身携带的差旅费;其他确需支付现金的支出等。

建立备用金管理制度：
1.设置批准制度
对哪些部门、哪些业务实施备用金管理，应建立一个规范的申请、批准制度。
2.定额管理制度
对批准使用备用金的部门，必须根据需要事先核定一个科学合理的备用金定额。
3.日常管理责任制度
使用部门必须对备用金指定专人管理，并明确管理人员必须执行的现金管理制度、按规定的使用范围和开支权限使用、接受财会部门的管理及定期报帐等各项责任制度。
4.清查盘点制度
财会部门必须对备用金建立定期与不定期相结合的清查盘点，防止挪用或滥用，保证备用金的安全完整。
5.审查入帐制度
对备用金使用部门报销的所有票据，财会部门都要象对其他原始凭证一样，进行严格的审核后方能付款记账。

Answer 2

一、你的3不对。应该是其他应收入款--某某

备用金是不直接进入费用的，备用金是看企业怎么规定的，即是某某固定手里留有固定现金数，还是先支领，待拿回发票后再报销。

例如：你支给张三200元现金，借：其他应收入款--张三 200 贷：现金 200
1、规定他允许有200元周转金。则他拿回票据金额合计300元，则借：管理费用 300 贷：现金 300
2、200元只是暂时周转。则 借：管理费用 300 贷：现金100 贷：其他应收入款--张三 200

二、有人领用800元买办公用品。借：管理费用--办公费 800 贷：现金 800
先制会计凭证 现金帐、分类帐是根据会计凭证填写的， 现金帐不用多说了吧！分类账 你可以根据你公司所涉及的会计科目建立，如管理费用，二级科目还可以细分如办公费、工资、电费、其他、招待费等。

借款单和报销单是两笔业务，借款单和报销单都应妥善保管好。尤其你身兼两职，必须谨慎。任何原始单据都不能丢弃。必要时可留复印件。
借款单付在付款凭证后面，报销单是费用，是第二次付款或报销的凭证。应分别附在每笔业务的凭证后面作为依据。
没有借款单无法证明你的资金去向。
业务员报销时，也不能把当初的借款凭证还给他，否则你会说不清前一笔资金的去向。还回钱时你可以给他开收据。

Answer 3

备用金的概念，是给对方钱，一般对方持有时间较长，要记入“其他应收款”里核算。

备用金在支付时：
借：其他应收款--**人
贷：现金

对方报销时：
借：相关费用
贷：现金

等到收回备用金时：
借：现金
贷：其他应收款--**人