Question

高校档案管理工作机构应如何开展档案利用工作，为学生提供档案信息服务？

Answer 1

高校档案管理工作的开展
一、高校文书档案管理中存在的问题
1、文书档案立卷质量不高
高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录，可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证，也为编写校志等提供宝贵资料，所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收集得齐全，就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌；反之，档案残缺不齐，就不能很好地反映一所学校的工作原貌，如严重不齐全的，反映的将是支离破碎的情况，直接影响将来的编史修志等工作。
2、档案材料归档措施不到位
近年来，随着科技进步的加快，高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及，极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前，高校文书档案资料归档存在着两种倾向：一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的；另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料，也不利于重要文件档案的保存。
3、管理工作人员积极性不高
有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心，或者缺乏文书档案管理方面的知识，致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法，出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了，而工作中的资料在工作完成后便随手一扔，认为没有保存的必要，认为档案收集工作是档案室工作人员的事情，与自己无关。
三、解决高校文书档案管理问题的措施
针对高校文书档案管理工作中存在的问题，笔者谈一下自己对高校文书档案管理对策的一些看法。
1、加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接
文件是档案的前身，文件质量的好与坏直接影响到档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。文书人员要有非常强的档案意识，做好文书资料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化，不能五花八门；严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外，强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节，“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度，它不仅是文书工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后，文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样，才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。
2、做好高校文书档案现代化归档工作，杜绝错误倾向
办公现代化是当今社会发展的必然趋势。由于计算机和网络技术在工作中的普遍运用和迅速发展，公文中不可避免地将出现大量的电子文件，这些新型文件要归档，就必须借助现代化的管理平台，建设一个全新的电子文件管理系统，同时让这个系统能够与其他信息管理系统实现信息的优化配置与共享，使得高校的文书、档案管理工作纳入到整个信息管理工作中。当现代化的办公设施与传统的档案管理模式发生冲突、出现碰撞的时候，文书工作人员或档案员必须要努力提高自身的认识，更新陈旧的观念，不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式，使得文书档案管理工作不断地向纵深领域发展，不仅要继承传统的优秀做法，而且做到开拓进取，与时俱进。
3、提高高校文书档案管理人员的专业技能
高校文书档案管理工作人员要不断加强学习，充实和提高自己的档案管理业务和计算机应用能力水平，要积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论。另外，科学技术特别是信息技术的迅猛发展也对文书工作和档案管理提出了新的更高要求，管理工作人员要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主动性，坚持素质教育、终生学习的理念，不断提高新的学习目标、任务和要求，主动学习信息技术、现代管理等相关专业知识，掌握和提高应用计算机、外语、网络技术的能力和水平，努力打造成为管理型、技术型和复合型的专业人才。
4、提高文书档案管理工作人员的积极性
学校首先要重视档案管理工作，建立健全规章制度，加强档案整理工作的检查监督，做好宣传工作，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作；其次要增强文书档案管理工作人员的责任感，把好人员变动关、调入关。要培育文书档案工作人员的工作热情，提高脚踏实地、实事求是的工作作风和工作态度，把好业务技能关，要及时对从事档案管理的专兼职人员进行档案业务培训。

Answer 2

高校学生档案管理工作如何开展
（一）适应社会需求新形势，丰富高校学生档案内容
传统的学籍材料反映的是一个学生在高校学习期间基本情况的历史记录，内容单一、档案术语化、形式化严重，丧失了档案的参考、凭证属性。在双向选择的就业模式下，高校学生档案管理工作必须完善学生档案内容，使学生档案能够如实反映学生的综合素质，为用人单位提供第一手参考资料。学生档案除传统收集范围外，还应增加学生的科研水平、协调能力、组织能力、进取精神、诚信等方面信息的收集，这些内容不仅可以帮助用人单位选拔合适的人才，也可以增加毕业生的就业砝码。因此，高校学生档案的建立，一定要跟上社会需求新形势，重新构建档案内容指标体系，实现学生档案的参考价值。
（二）健全高校学生档案保存与转递制度
高校学生档案材料形成涉及学校多个部门，而各部门大多各行其是，责任不明，在档案的收集、保存过程中缺乏统一指挥，学生档案材料的收集、归档工作滞后，造成学生档案归档材料不齐全、归档内容不规范、档案材料错装、漏装现象时有发生，给毕业生就业造成不可弥补的损失。强化学生档案的规范化管理，明确责任，建立严密的档案保管、转递制度，档随人走，杜绝弃档现象的发生。档案如同人的身份证要伴随人的一生，或更长时间，因此档案管理部门应强化档案意识，做好学生档案的接收、保存、转递工作，为学生提供高效、优质的服务。
（三）加大宣传力度，全面提高师生档案意识
高校可通过多种途径与方式，加强师生档案意识的培养：首先，在新生入学之际，通过讲座的形式宣传《档案法》，按照学校要求重视个人档案材料的日常积累，让学生初步树立档案意识;其次，根据学校实际情况，充分利用校园网、报刊、广播、宣传栏等多种形式，大力宣传档案的重要性与弃档的危害性，使广大师生充分认识到学生档案对学生就业、升学、出国深造以及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据。
（四）加快高校学生档案数字化建设
学生档案管理部门应与时俱进，重视学生档案的基础工作，同时开发适合本校实际的学生档案数据管理系统，把高校学生档案从落后的手工管理向现代化管理转化，借助现代的信息技术实现学生档案内容的数字化，网络化，使各部门学生档案信息资源共享，从而达到更加快速、准确、全面地提供每个学生档案信息的目的。改变学生档案载体的单一性，采用磁盘、光盘等大容量的载体，既可以保存更多的纸质档案信息，也为实现学生档案信息化与网络化奠定基础。

Answer 3

开展档案利用，首先要提供档案检索功能，电子信息检索和纸质文本目录检索并用。其次，当学生检索到需要的档案后要提供复印或电子稿（涉密档案除外），供学生阅读使用，不能复印，又没有电子稿的，要能借阅。第三，做好档案回收工作，方便下次利用。

Answer 4

这横重要的，应最大限度的开展档案利用