Question

如何有效的对项目文件进行管理？

Answer 1

如何有效的对项目文件进行管理？

项目的实施方法
作为一个项目，可以自身全部去完成网站开发，如果有实力的话；但是很多企业都愿意委托专业的网络公司去开发，这样对项目管理而言，相对增加了难度。下面主要就委外设计开发网站的项目进行介绍。

如果实行委外开发，一般最好是采用招标的形式来决定谁来开发公司的网站。这样做的好处有：避免暗箱操作，使整个项目具有说服力；多家参考，可以预测整个行情的行价；自身有多种选择，可以在成本、价值、实力等方面之间进行最优化选择。

当然，这里还需注意的是：①、招标、评标需要多人组合，以透明化；②、经过初步筛选后，不应该有太多公司进入决标阶段，一般有三到四家实力相当的公司就行了，以免打击投标公司的积极性。如果这里你还不了解项目要做到什么样的程度，那就高中低档的网络公司均选一代表参与决标，让大家共同表决。

不管是否进行委外开发，项目立项后，都要成立相应的项目小组，而对于整个项目来说，这期间主要是网站公司的调研、开发过程了，我们要做的则是扮演一个监督者的角色，同时更是当一个合格的配合者。

那项目如何来进行监控呢？别忘了还有合同的约束，拿着合同上的甘特图，定期向他们敲敲进度的警钟，并要他们定期向你以文件的形式汇报进展情况。当然，有事没事也可打打电话、发发E-mail问候一下，毕竟合同是死的，人是有感情的，一些小问题还是可以宽容的。

不定期召开双方项目小组碰头会是很有必要的，因为随着项目的深入，双方都会发现与当初的想法有些偏差，坐下来进行互动沟通是使项目顺利进展的润滑剂。而且双方项目小组内部也应时常沟通，并进行明确的分工。

当然，整个项目所发生的进程都应形成文字的形式，包括招标、调研、碰头会议、以及后来的上线调试所出现的系统毛病等等，一是使整个项目一目了然，有依有据；二是向领导汇报工作时更有说服力；三是当双方回顾项目时，能够清楚地知道要进一步改进的地方，积累经验。

三、项目的实施过程
做一个项目，结果固然重要，但项目管理的闪光点就在于项目的实施过程。经验也就是从中而来，因下章将进行专门的项目分析，所以本章就以时间为线简单地罗列一下项目的整个过程：

1.首先便是从思想上把它作为一个项目来抓，这样才能全面去考虑项目所需的各种资源。其次是组建项目小组，并由专人专职专心全程跟进本项目，在小组中，至少必须吸纳一名具有专业性或有操作经验的人参与。同时，小组内必须进行明确的分工。

2.项目立项时，项目小组必须明确自身的建设目标，同时初步综合各部门的意见，形成网站的虚拟状态。在此基础之上，分析出本项目的初步预算成本。

3.制订本项目的大体工作计划表，并在各相关部门设立一个网站需求联络员（这将为后来顺利提供相关资料打下基础）。

4.项目正式对外启动，采用公开招标的形式决定承办者。

5.以文本形成向领导汇报进度，重点描述成本预算，并得到领导的批准。

6.决标，最终决定承办者，并签订合同（严格、谨慎地审察合同条款）。

7.网络公司需求调研分析，期间，要求合作方全体人员至少与我们项目小组、网络需求联络员、部分中高层领导进行一次全方位的面对面沟通。

8.各部门对需求分析进行确认，并要求各相关部门指定人员（一般为网络需求联络员）进行资料提供，确保资源的及时到位。

9.严格执行合同条款，同时对合作方的参与人员进行随时监测，确保网站质量。

10.经常与合作方进行沟通，并检查其进度，要求合作方在一定时期内提供进度表。

11.各模块生成时与各相关部门进行同步检测，并得到模块使用部门负责人的确认（这是网站要顺利结项的重要方面）。

12.全部模块系统开发完毕并整合在一起时，双方的全体人员应再次进行面对面的沟通，确保双方意见的一致性。

13.上资料，并请我方领导的审定，进行最后的修改。

14.上线前的培训，主要是系统模块的操作培训。

15.正式上线运行。并随时反馈、更改使用时出现的问题。

16.网站正式结项，交付相关文件。

17.后期的长期维护。

18.请重点注意以下几点：

A、作为一个项目，目标、成本、完成期限是三个最核心的指标，它们贯穿全程。

B、需求分析时一定要反映各方的意见，最终形成最后需求分析。

C、请采用公开招标的形式。

D、合同审定要慎重，特别是付款方面。同时，执行合同要严格！

E、选择一个成熟的合作方是一个项目操作顺畅销与否的关键一步。

F、得到部门及高层领导的大力支持，使之不在工作中再增加影响项目进程的工作。

G、系统检测时，发现的错误应形成文本的形成，双方代表必须签字确认并生效。

H、文件交付时，请注意查收源代码、运行说明书、验收报告等文件和电子光盘。

四、项目的综合分析
“以铜为镜，可以正衣冠；以史为镜，可以知兴亡；以人为镜，可以明得失。”无论一个项目成功与否，都是值得回味的，现将网站项目管理运作中的诸多要素进行综合分析，以求与诸君共享。

1、项目范围：也就是说一个项目的目的与需求是什么。这要求在项目启动前有个明确的答案（也就是刚才所说的背景介绍及推出的需求分析），而且在过程中坚定不移地执行下去。随着项目的深入，一般都会根据项目的实际情况或企业的某些建议进行某些需求的更改或转移，但必须明确的是所有的改动都要在项目范围限定下进行。

为从根本上杜绝此类现象的出现，在项目开始时，就要充分调动各部门的积极性，彻底把各方需求收集整理，并由一个较专业的人员进行审核把关，而且在网络公司最终形成的需求分析书上要求各相关部门签字确认，这样所有涉及项目的人都清楚地了解了项目的范围。

2、项目成本：这是一个项目的核心之一，这也是与网络公司在合同签订前讨论的焦点问题。成本预算必须依据以下几个标准：①、项目要达到什么样的目的，也就是说要做到什么样的效果；②、行情，包括一般企业做网站的费用、网络公司的整体报价及利润率；③、企业能承受的限度，这需要与老总们进行深入的沟通，着重描述网站的前景及能够带来的利益。④、如果企业以前做过网站的话，还得参考以前的价格，并加以说明。否则，前后网站建设所用花费用的不同，老板可不一定懂内幕哟。

当然，一般项目成本包括：网站建设费用（即对方的报价：主要有调研费、设计费、系统开发费等等）、人员的工资与差旅费，如果需要租用空间或购买邮箱的话，还得加上空间租用费及邮箱费用。

Answer 2

项目文档是项目管理者了解项目开发进度、控制项目质量、发现项目存在的问题以及预期目标的管理依据，而大多数项目的项目成员都来自不同部门、不同岗位。因此，在企业文档管理中常常会出现信息割裂、无据可查的问题，使整个项目的管理变得混乱。
要想进行有效的文档管理，一套标准的文档管理规范与文档管理工具缺一不可。
首先是建立文档管理规范：
项目管理者需要结合行业及项目的实际情况，制定出适合自身的文档管理规范。如明确项目文档的具体分类：
1. 从重要性和质量要求角度：可以分为非正式文档和正式文档
2. 从项目周期角度：可分为开发文档、产品文档、管理文档
之后，我们可以利用工具搭建统一的文档管理平台：
以文档协同和知识库管理工具 ONES Wiki 为例：ONES Wiki 可以帮助项目团队高效编辑、管理文档，沉淀团队经验。
1. 撰写各类文档、展开讨论
2. 高效沉淀周报、会议记录
3. 组织项目文档，管理项目知识
4.构建团队知识库
如此一来，你就可以轻松管理项目文档，帮助团队向知识型组织迈进。