在职场上作为领导的秘书,我们应该做好哪些工作呢?
秘书最重要的工作是写材料,也就是写单位要求的日常公文。有人说,“能够在会议开始时发言”是秘书的内务管理技能,这确实是合理的。虽然秘书在工作中很少发言,但他经常讲话、报告情况、提出建议、传达指示、接待来访、协调工作等,并以大量方式使用口头表达。
勤于做笔记
勤奋记笔记是一个好秘书的重要条件。一般来说,为领导撰写演讲、总结和报告应该反映领导的思想、观点和风格。要做到这一点,秘书们应该注意平时做笔记。对领导参加的各种会议、调查和正式活动都要认真记录。特别是,应如实记录一些意见和细节。组织和完善这些材料,并将其应用到领导讲话中。在手稿中,手稿具有强大的生命力和独特的个性。因此,作为秘书,他们必须注意提高自己的写作能力。
愿意做小事
俗话说:“办公室里没有小事。”。作为领导身边的文字服务人员,他们不仅要能给领导提意见,还要善于做小事,愿意做小事。目前,我们的一些秘书在工作中没有想法和想法,但他们不愿意做一些看似琐碎的事情,例如数据收集和整理、手稿校对、文件收发、排版和印刷。真的,大事不能做,小事不想做。“如果你不打扫房子,为什么要打扫世界?”。秘书只有把小事一件一件做好,才有做大事的基础和条件。只有把这项基本工作做好,我们才能用手指写手稿,并自由使用。
常规工作
办公室布局:上级办公室和会议室的布局和清洁,空调、通风、照明等的调整。接待客人和接听电话:登记客人、带路、向客人传递信息、带茶带水、送出客人:接听电话、传递电话内容等。文书工作:起草公司内外的文件和信件;收集和归档各种文件和信件。日程管理:日常日程管理:会议预约、登记等。信息管理:收集公司内外的各种信息,并对信息进行整理、汇编、上报。出差准备:出差期间的日程管理:与相关单位联系协调;安排交通和住宿;出差后的费用报销和出差总结。会议准备:会议地点安排:登记、准备会议文件并分发给会议代表;制作会议记录等。