Question

如何高效开会

Answer 1

一家企业随着规模的不断增加，组织架构也随之调整，从企业家亲自指挥到不断的授权，高管随之承担更多的责任。那也就意味着会议成为一项很重要的管理工具，所以随着企业规模越来越大，职位越高的人就会发现大部分的时间都会在开会中度过，甚至由于开会都没有时间去做正常的工作，以致需要通过加班来完成工作。

因此如何开好高效会议便成为很重要的任务，而会议要高效，必须要有一定的会议方法。会议对公司的价值就是效率和品质。我们这里说的会议不是战略研讨会，也不是头脑风暴会，更多的是指工作例会或者是决策会。

开好一个高效的会议，有5项原则。

任何一个会都要提前把主题明确，这样与会人员可以提前做好准备。比方说每一个公司都会非常关心经营业绩，当经营业绩出现了偏差，一定要拿出举措来。这样的会主要就是要解决业绩的偏差问题，因此会议的重点一定不是探讨业绩偏差的原因，而更多的是如何解决业绩偏差问题。这样有要求与会的人员要带着方案来，带着结论来，带着思考来，发言要结论先行，而且要有理有据。

所有的时间都要约定下来，这里面包括4个时间。

1.开始和结束的时间一定要约定

2.发言的时间要确定下来

3.与会者决议达成共识的时间要确定下来

4.行动方案确认的时间。

会议不仅仅只是一个决议，决定一定要把行动方案确定下来，至少要把做什么和不做什么要确定下来。一个有效的会议建议不要超过30分钟，最长是40分钟，很多公司都喜欢开几个小时的会，一开就是半天一天，其实除了战略会议，半年度或者是年度会议，日常的会议，都不要超过40分钟。原因是开会的人基本都在重要岗位，时间开得越长，公司的成本越高；第二会长并不代表就能够解决问题，其实能否解决问题是跟会前的准备有关系，所以前期准备的越充分，会就会越高效。

与会的人员一定要记住会议的核心是围绕行动方案，因为我们要解决具体问题，因此不是谈观点，也不是谈问题。因此，凡是会上夸夸其谈或者是谈与行动方案无关的观点，或者是一个劲儿的去谈问题，互相争吵，互相争论，其实意义都是不大的，会极大的影响会议的效率，也不会产生什么效果。

所有的会议一定要议会而有决，如果开会没有结论，没有形成决议，那会就白开了，浪费了大家的时间。

会议光有决议还不行，一定要把决议变成可执行的任务，而一旦变成任务，任务必须明确由谁来负责，在什么时间完成到什么成果，标准要清晰，甚至协同人员也要清晰。

如果我们的会议都能满足这5个原则，一般来说这个会议就是高效的。