Question

发邮件需要注意哪些礼仪方面的啊

Answer 1

一、主题\x0d\x0a主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短\x0d\x0a短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。\x0d\x0a\x0d\x0a1．一定不要空白标题，这是最失礼的。\x0d\x0a\x0d\x0a2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用?才能显示完你的标题。\x0d\x0a\x0d\x0a3.. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因\x0d\x0a为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。\x0d\x0a\x0d\x0a4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。\x0d\x0a也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”\x0d\x0a\x0d\x0a5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理\x0d\x0a\x0d\x0a6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但\x0d\x0a应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。\x0d\x0a\x0d\x0a二、称呼与问候\x0d\x0a\x0d\x0a1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度\x0d\x0a\x0d\x0a邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的\x0d\x0a，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。\x0d\x0a\x0d\x0a如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的\x0d\x0a“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。\x0d\x0a\x0d\x0a不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名\x0d\x0a也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。\x0d\x0a\x0d\x0a2． Email开头结尾最好要有问候语\x0d\x0a\x0d\x0a最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼\x0d\x0a换行空两格写。\x0d\x0a俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对\x0d\x0a方也能平静的看待\x0d\x0a\x0d\x0a三、正文\x0d\x0a\x0d\x0a1. Email正文要简明扼要，行文通顺\x0d\x0a\x0d\x0a若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须\x0d\x0a通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要\x0d\x0a功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁\x0d\x0a还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明\x0d\x0a。\x0d\x0aEmail正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，\x0d\x0a然后单独写个文件作为附件进行详细描述。\x0d\x0a\x0d\x0a正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的\x0d\x0a语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。\x0d\x0a\x0d\x0a2. 注意Email的论述语气\x0d\x0a\x0d\x0a根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰\x0d\x0a当的语气进行论述，以免引起对方不适。\x0d\x0a\x0d\x0a尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别\x0d\x0a人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！\x0d\x0a\x0d\x0a3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。\x0d\x0a\x0d\x0a如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段\x0d\x0a落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。\x0d\x0a\x0d\x0a4. 一次邮件交待完整信息\x0d\x0a\x0d\x0a最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么\x0d\x0a“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。\x0d\x0a\x0d\x0a5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查\x0d\x0a\x0d\x0a这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打\x0d\x0a开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。\x0d\x0a\x0d\x0a在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。\x0d\x0a\x0d\x0a6. 合理提示重要信息\x0d\x0a\x0d\x0a不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提\x0d\x0a示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。\x0d\x0a\x0d\x0a7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述\x0d\x0a\x0d\x0a对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合\x0d\x0a图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。\x0d\x0a四、 附件\x0d\x0a\x0d\x0a1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件\x0d\x0a\x0d\x0a2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理\x0d\x0a\x0d\x0a3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时\x0d\x0a\x0d\x0a4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件\x0d\x0a\x0d\x0a5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用\x0d\x0a\x0d\x0a6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，\x0d\x0a\x0d\x0a另外需要注意的地方：\x0d\x0a一、语言的选择和汉字编码\x0d\x0a\x0d\x0a1. 只在必要的时候才使用英文邮件\x0d\x0a2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件\x0d\x0a3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收\x0d\x0a件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。\x0d\x0a4. 选择便于阅度的字号和字体\x0d\x0a中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字\x0d\x0a即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。\x0d\x0a不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。\x0d\x0a不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又\x0d\x0a伤眼睛。\x0d\x0a\x0d\x0a二、结尾签名\x0d\x0a\x0d\x0a每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从\x0d\x0a发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。\x0d\x0a\x0d\x0a1. 签名信息不宜过多\x0d\x0a电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传\x0d\x0a真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面\x0d\x0a，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。\x0d\x0a2. 不要只用一个签名档\x0d\x0a\x0d\x0a对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签\x0d\x0a名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。\x0d\x0a\x0d\x0a3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般\x0d\x0a应选择比正文字体小一些。\x0d\x0a最后，不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。