写「电子邮件」的15个建议！
在当今繁忙的商业环境里，时间已成为一项昂贵的商品。像电子邮件和语音讯息这类有助于节省时间的工具，可以帮助我们加快沟通的速度。要知道，使用这些科技沟通，比较不那么正式，你必须格外留意：一旦沟通变得太不正式，可能会大幅降低你的效率。此外，请切记一点，只要是在沟通，无论何时、无论用什么方式，你都在建立印象。因此，你必须时时确保自己给人的印象是正面积极的！
有些沟通方式比较常用，有些则不然，例如电子邮件就比传真更为普遍。重要的是，无论透过哪一种方式，都应该要以最专业的做法来进行沟通，以维持我们的高度专业。
如果你觉得你要留的语音讯息或是要写的电子邮件可能会遭到误解，请在发送前，先给别人过目或是听听看，让他们给你回馈建议。
电子邮件
▨ 如果你有急事要联络，或是有事要立即决定，最好直接跟对方见面谈，或是打电话给他。
▨ 不要写下任何情绪性的字眼，或是你事后可能会想撤回的文字。如果你不确定，请重读三遍。
▨ 不确定的电子邮件先放到草稿匣里，等一小时后再回来重新读一遍；这么做可能会让你产生不同的观点。
▨ 电子邮件无法取代亲手写的卡片。
▨ 每天查看你的电子邮件。
▨ 在发送任何邮件之前，请务必校对内容、检查你的错字和文法。
▨ 将电子邮件的目的写在主旨栏里，并把你想要采取的行动写在第一行或第一段里。
▨ 除非跟所有人相关，否则不要选择「回复所有人」。
▨ 你的电子邮件必须简短扼要。
▨ 如果你要传送的讯息跟前封邮件内容无关，请不要按下「回复」的选项。换言之，要处理新主题时，请撰写一封新的邮件。
▨ 在邮件中使用全部英文大写字母时要格外小心。全部大写字母的内容，读起来多半会让人觉得你在大吼大叫！
▨ 把邮件转发给通讯录里的所有人并非明智之举，除非你确定所有人都需要收到这则讯息。
▨ 传送笑话邮件给业务往来的对象是不恰当的，而且欠缺专业性。
▨ 要给收件人足够的时间回应。
▨ 了解或是建立你们公司／部门的电子邮件文化，亦即收到信件后要在多久时间内回复才算是符合期望。善意提醒：身为公司／部门的领导者，你有必要建立电子邮件的文化和期望。请记住，私人时间不受公事干扰，才会让员工在工作时更有动力。
所有社交媒体
以下原则可以帮助你在所有社交媒体平台上建立良好的品牌和声誉。
▨ 你所张贴的照片必须是你身边任何人看了都不会有问题的，这当中包括你的父母、孩子、老板、同事和客户。
▨ 任何在商业场合里会被视为不当的行为举止，千万别做。
▨ 请记住，会关注你社交档案的人不只是你的朋友。说不定未来哪一天有个大好的工作机会，却因为你多年前的一则发文而受到影响。
▨ 每则留言都应该合乎情理。
Zoho Mail
2024-11-18 广告
