Question

如何推行档案工作规范化标准化

Answer 1

如何推行档案工作规范化标准化
一、简化
简化，就是在一定范围内缩减对象的类型数目，使之在既定的时空范围内足以满足一般需要的标准化形式。一般来说，简化是在档案管理实践中应用较广的一种标准化的初级形式。它不是主观任意地缩减，而是只去掉档案管理中已经成为多余的、重复的、低功能的环节，如实行文档一体化管理之后，过去的某些编目环节、登记环节便成为多余、重复、低效能的环节。通过标准化的简化处理，便可以实现文档一体化管理体系的整体优化。标准化的简化应具有必要性和合理性的特征，这也是确定合理简化的两个界限。只有当标准化的工作对象的多样性发展规模超出了必要的范围时，才会使简化成为可能。简化的目的是使标准化的对象实现总体功能的最佳化。为此，在实际的档案管理实践中，应当注意发现在档案工作现代化的进程中不断出现的多样性情况，并在适当的时机出台一定的标准，对其实行必要的简化控制。
二、统一化
统一化是把同一事物的两种以上的表现形态归并为一种或限定在一个范围内的标准化形式。它虽然也是一种标准化的初级形式，但却是标准化的主导形式与手段。档案管理活动中有许多对象需要在方法、操作规程、术语符号、参数标志等方面实现统一化，以提高档案管理的标准化水平。值得注意的是，强调统一化的同时，一定不能“统死”，必须注重标准化对象的选择，对于那些不具有重复性、反复性特征的事物与对象，不能通过制定所谓的行业标准或地方性标准等方式，硬性实行削足适履式的标准化。档案工作标准的制定必须建立在调查研究和注意借鉴国内外成功经验的基础之上，合理地确定统一化的对象及其程度。
统一化的主要内容与范围包括：
(1)一定范围的统一。如档案的著录和标引工作直接关系到档案信息资源的共享，只有实现全国乃至国际范围内的统一化，才能有效地满足现代化社会人们对档案信息检索的需要；再如，某些档案管理程序由于目前没有可能实现全国或全行业的统一化，可以首先实现一个地区、一个部门的统一化。
(2)一定程度的统一。即明确规定标准中哪些方面的内容、指标要统一，哪些不宜在较大的范围内统一而只能在较小的范围内实现统一。如对档案实体的分类，由于各个单位、各个部门、各个行业的文件和档案的自然形成规律不尽相同，所以，就不宜在大的范围内统一。但是在一个单位之中，在文件标准化水平较高的一些部门，也可以在一定程度上对分类标准的选择要求、分类方案的编制体例与技术性要求以及分类工作程序等，做出统一化的规定。
(3)一定级别的统一。应该在全国各个行业统一的档案工作对象或概念，就 P176 必须制定国家性的档案工作标准；应该在一个行业或专业范围内统一的档案工作对象或概念，就必须制定行业性或专业性的档案工作标准；应当在一个地区范围内统一的档案工作对象或概念，而不宜在一个行业或全国范围内统一者，就必须制定地区性或地域性的档案工作标准；应当在一个企事业单位范围内统一的档案工作对象，就只能制定企事业档案工作标准。如果档案工作统一化的对象级别选择不当，轻者会造成一些行业或部门的档案管理水平停滞不前，重者将会造成档案工作混乱无序，以及国家人、财、物力的浪费。
(4)一定水平的统一。档案工作标准的确立，应当考虑到先进性与合理性的双重要求。所谓先进性，是档案工作统一化和标准化追求的主要目标之一，但是，不能不顾国情提出一些在经济上、技术上都难以保证的标准要求；所谓合理性，就是从国情出发，从最大限度地提高档案工作现代化水平和管理效益出发，实事求是地确定档案工作的标准化内容。
(5)一定时间内的统一。这是指档案工作标准的稳定期的长短。当标准所约束的对象已经发展、标准已落后于档案工作发展的需要时，如果不及时修订或更新原来的某些规定，标准就会在功能上走向反面，阻碍档案事业的健康发展。
(6)一定合理多数的统一。档案工作标准中的统一不一定就指统一为一种，而是可以统一于一个理想的多数，可以规定出若干等级，以适应各种不同管理层次的需要。
三、系列化
所谓标准的系列化，是档案工作标准的高级形式，它是根据档案事业发展的需要，通过对某些标准化对象的发展规律的深入、全面的分析研究以及对国内外同一对象的发展趋势的合理预测，结合我国的档案工作的不同发展条件，将有关的标准指标加以适当归并简化，并按照一定的规律排列起来，作为指导我国档案事业发展的依据。目前，我国的档案工作标准化工作尚无这种高级形式的档案工作标准，这说明我国的档案工作标准化还有很长的路要走。
四、通用化
通用化是指在不同的标准化对象之间可以互相通用的档案工作标准。如档案工作基本术语标准、档案著录用符号标准等。注重档案工作标准的通用化程度，也是提高我国档案工作标准化工作质量的一项基本要求。
五、典型化
典型化就是以最先进、最合理的工作方式、工作程序、技术指标、技术参数、技术手段或管理规定等为样板，要求或倡导以后的有关方面的档案工作均参照此执行、取得统一的过程。它可以逐步实现档案管理水平的整体优化。 P177
六、格式化
目前，各企事业单位正在大力建设文档一体化信息管理系统，此项工作的关键环节就是建立一套标准的、覆盖整个组织的数据库结构，而在这一结构之中，合理地规定文档信息的格式和信息链接的逻辑关系又是至关重要的内容。建立这一标准化结构有两个目的：一是保证各个部门联机处理数据的过程的统一性；二是满足各种联机分析处理信息的需要。

Answer 2

为了使档案工作进一步规范化、标准化，应该采取以下措施:
　　一、建立健全切合实际的档案管理制度。
　　档案种类繁多,形式各异,有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《档案法》为指导原则，首先，要加强硬件的建设；其次，建立档案工作网络，具体制定业务档案的各项管理制度；最后，要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。
　　二、严格公文的制发。
　　公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。
　　三、做好文书以及电子文件的处理工作。
　　工作实践表明，文书是档案的来源，档案是文书的归宿。因此，要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。
　　电子文件也属于档案的一部分，在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命。在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里。
　　四、实施“以我为主”的立卷归档原则。
　　“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。
　　五、提高纸质档案立卷的质量。
　　案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索。另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
　　六、加强对声像档案的管理和保护。
　　声像档案是指国家机构、组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。要强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要结合实际,，创造条件，力求妥善保管，从长久保护和利用考虑。

Answer 3

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。