2019-01-30 · 新闻活动媒体发布媒体邀请邀约平台
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众所周知，很多企业都知道要大量地宣传自己的公司，才能获得更多的业务量，只有少部分懂行的企业才会看准时机，大量的举办新闻发布会，新品发布会，参加各种展会等，这个时候如果能邀请到当地权威的记者媒体到现场采访和后期适当的宣传报道，定会起到事半功倍的作用。
但是，如果企业没有一定的人脉优势和相关经验，像这种商业发布会是很难邀请到记者到场的，更别说后期的宣传了，这时候就需要找专业的媒体公关公司进行相关的媒体邀请服务，接下来小编就给大家分享一下通过媒体公关公司邀请媒体记者的具体流程，以便提高大家的工作效率。
一、确定活动时间
提供准确的活动时间，这个时间一定要精确到时，比如2017年11月4日上午09:30，这样媒体记者心里有个数，会根据实际情况提前出发到达现场，不至于出现迟到的现象，有人为了让记者不迟到，把时间报早了30分甚至1个小时，这完全没必要，一般媒体记者都会提前20分钟左右到活动现场，时间完全充足。
二、确定活动地址
提供详细的活动地址，地点要精确到某某酒店或者某某展位，比如广州琶洲国际会展中心A区1.2馆J19，这样媒体记者可以直接到会场干活，而不是到某个地方后再打电话给对接人，有时候对接人一忙，或者电话调的静音联系不上，媒体记者只有苦等，这样就有可能会迟到，首先这样对媒体记者不尊重，其次还有可能会影响活动效果。
由于是商业活动，记者不负责撰稿，如果邀请网络媒体或者报纸媒体，需要甲方提前准备正规合法的新闻通稿。网络媒体（如，新浪网）通稿字数一般1000字左右，可以配1-3张图片，平面媒体（如，南方都市报）一般200-300字左右。如果邀请视频媒体（如，腾讯视频）或者电视台（如，广东电视台），需要甲方提前准备配音字幕稿还有重要人物名称和职务。
媒体邀请函可以是图片形式，H5形式，甚至是文字形式，如果是自行邀请的话，媒体邀请函对记者是否来参加活动起着至关重要的作用，但今天我们讲的是通过媒体公关公司邀请记者，如果以上三点都提供了，那么媒体邀请函可有可无，因为媒体公关公司是吃专业饭的，完全有这个关系和能力帮你邀请到相关记者，但前提是你的活动必须正规合法。
说出你想邀请的媒体类型（电视台，报纸杂志，视频媒体，网络媒体，网红直播，KOL），想邀请的媒体数量，让公关公司帮你确定。如果你不熟悉有哪些媒体，不知道邀请多少合适，你可以给一个大概的预算和活动的规模人数，公关人士会根据经验和实际情况做最合适的匹配以保证活动效果。
以上信息提供给公关公司以后，一般当天就能确定好哪些媒体愿意参加活动并进行宣传报道，这个时候就要甲方根据实际情况走合同打款确定媒体记者了，一般提前一周比较合适，因为媒体记者每天的工作都是提前安排好的，如果临时确定，很有可能记者已经被别的企业定了而不能答应你的活动。
这个流程一定要提前让记者知道，最好记者到场之后给一份流程表给记者，因为媒体记者不会全程待在活动现场，如果是有需要采访环节的更要注意，采访时间不要安排在活动最后，因为记者采集到所需素材之后便会离开，以免找不到记者采访。另外，采访还需要甲方提前提供采访稿，以避免记者提的问题受访人答不上的尴尬处境。
如果不是特别大规模的发布会活动，媒体公关人士不会亲自到场，但是会指定一个记者作为领头人带领其他媒体记者一并到场，甲方最好是专门派一个负责接待的人相互存下电话号码以便及时沟通。双方碰面后，如有其他交代可以当场协商，活动现场应为媒体记者安排座位和饮用水，媒体记者准备离开的时候最好能有一份伴手礼以增加好感，有利于后期的宣传和合作。
活动结束以后，媒体记者回去原则上是按照甲方事先准备好的新闻通稿在对应的媒体上进行报道（电视台播放，报纸杂志刊登，视频上传，网媒发稿），但也可能有部分媒体参加活动之后觉得内容或者标题和实际活动不符合，会进行适当的修改和调整并不会提前告知。另外，如甲方想要用自己拍的照片放在新闻通稿里，需提前告知公关公司和记者协商。
活动宣传报道之后，媒体公关会对本次邀请的媒体进行宣传报道的信息进行整理汇总给甲方。电视台播放会提前通知甲方播放时间，让甲方注意收看，有部分电视台有网络播放链接可提供，视频媒体提供链接，网络媒体提供新链接和收录截图，报纸/杂志媒体有部分有网络链接提供，并且会寄至少一份样报/杂志给甲方，网红主播提供回放链接，KOL提供宣传链接。
三、提供新闻通稿
四、提供媒体邀请函
五、拟邀请媒体
六、确定合作媒体
七、活动流程对接
八、媒体到场接待
九、活动宣传报道
十、合作反馈汇报
电视台和视频媒体不提供源视频，不接受提前给甲方看并且修改；
报纸杂志媒体刊登一般都是文字内容为主，如需插图需提前协商；
部分媒体会对宣传内容进行适当的修改调整，并不会提前告知；
活动信息一经报道，不能修改，不能删除，不能在相同的媒体重复发布；
注意事项
二、打电话给相关负责人，邀请媒体参加，并传真邀请函。
1、来参加活动的媒体，看他们几点过来，怎样过来（坐车还是自驾车），过来的当天我们会整理一个资料袋，里面包括通稿，礼品，项目信息，签到，拿红包的另外签到并要名片。
2、不来参加活动的媒体，看他们是否可以发通稿，发的话我们在活动当日发通稿过去，然后他们出稿后，我们要拿回相关的书或者报道做留底，并发300元过去。
三、确认参加媒体后，要跟进，确认最后到的媒体人数，到来的方式，具体负责人和电话等。
多数平面媒体刊出新闻的时间是在获得信息的第二天。应把新闻发布的内容安排在最初的阶段，至少保证记者的采访工作可以比较早的结束，确保媒体次日发稿。
提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在新闻发布会前发放给新闻媒体，顺序依次应为：
1、 会议议程
2、 新闻通稿
3、演讲发言稿
4、发言人的背景资料介绍。（应包括头衔、主要经历、取得成就等）
5、公司宣传册
6、产品说明资料。（如果是关于新产品的新闻发布的话）
7、 有关图片
8、 纪念品（或纪念品领用券）
9、 企业新闻负责人名片（新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络）
10、空白信笺、笔（方便记者记录）
媒体邀请的技巧很重要，既要吸引记者参加，又不能过多透露将要发布的新闻。在媒体邀请的密度上，既不能过多，也不能过少。一般企业应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域记者参加，必要时如事件现场气氛热烈，应关照平面媒体记者与摄影记者一起前往。
邀请的时间一般以提前3到5天为宜，发布会前一天可做适当的提醒。联系比较多的媒体记者可以采取直接电话邀请的方式。相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时可以采取书面邀请函的方式。
在记者邀请的过程中必须注意，一定需要邀请新闻记者，而不能邀请媒体的广告业务部门人员。有时，媒体广告人员希望借助发布会的时机进行业务联系，并作出也可帮助发稿的承诺，此时也必须进行回绝。
在如今的活动、会议、展览、赛事等现场中，多多少少都能看到媒体的身影，无论活动的规模大小，在活动前期的线上宣发也能看到媒体的报道篇幅，媒体已俨然成为活动中不可或缺的重要部分。而媒体在活动中的作用主要分为以下2种。
第一种：媒体作为媒介传播渠道，帮助主办方扩大活动影响力。
第二种：媒体可以作为活动的承办方或合作单位，深度合作，并有专题页报道。
而作为活动人的我们，对媒体的了解和运用也将会直接影响到主办方对我们专业度的重要考评依据，很多主办方内部并没有专门的公关部门来负责媒介，大型企业办活动有时候为了省心省力也会选择一并外包给供应商（活动公司、公关公司）作为活动负责人、策划人该如何正确邀请媒体到场呢？小马识途媒体顾问建议邀请媒体到场之前，一定要有做好详细的媒体计划，再进入媒体邀约流程。
一、正式与媒体对接
首先，你自己要搞清楚你邀请媒体到现场是做什么？包括邀请的媒体组成部分（主流媒体、视频媒体、纸媒还是电媒？还是KOL或网红），这里就需要做一份邀约媒体的名单，然后一一取得联系确认，一般来说，除非关系够硬或活动本身有足够吸睛的地方，媒体才会选择到场。所以较难邀约的媒体可以外包给小马识途这样专业的媒介公司来负责（尤其是媒体数量较多的情况下采用此方法），虽然活动预算增加一点，但是能达到预期的活动宣传效果就行。
二、确认媒体事务
紧接着，就需要落实邀约到场的媒体所做的工作有哪些？例如：采访领导，那么，就需要一份比较详细的采访前的提纲，以及活动的背景介绍。
三、安排出行日程
确认媒体和事务后，就需要向到场的媒体发送邀请函，邀请函也分为这几种形式（纸质邀请函，和信封形似、电子邀请函、DIY邀请函），在邀请函内需要注明的是，媒体到场的时间和地点，要精确到分钟和活动地点的具体楼层。同时，如果媒体是从异地赶到现场的，需要再注明交通出行方案，并且是否会有专车负责接送等问题要落实到文字上，包括住宿接待等等。
四、现场对接
活动现场，会有媒体老师们的独立签到处（提前准备好媒体签到表哦），并且还需要礼仪接待，负责指引媒体进入会场坐席，如现场有产品体验区和采访环节，也需要安排妥当。活动结束后，也需要确认媒体的返程时间和再次表示感谢之类的话。
五、跟进新闻稿发布情况
一般在活动开始前，或活动当天主办方就需要提供1-3份不同类型的新闻通稿给到媒体手中，活动现场照片经过精修处理后也要立刻给到媒体。在新闻发稿的环节，也会遇到媒体拒稿或审核不通过时，所以，一定要提前备好补充媒体名单。
六、保持良好互动
媒体关系需要靠人情和多维度的关系网组成的，并非是纯粹的商业合作关系或利益关系，所以，需要借助社交工具和媒体保持良好的沟通关系尤为重要，逢年过节代表公司送送礼品和贺卡之类的也很重要。必要时甲方企业也可以组建一个服务于公司的媒体沟通群。
看到这里，也许会有许多人问小马识途的媒体顾问，文章为什么没提及到“车马费”等问题。这个是行业的一个潜规则，商业活动肯定是要为到场的媒体朋友准备的，人家车马劳顿为企业做报道，虽说也是媒体的工作吧，企业给报销路费也是可以理解的。这方面的话如果外包给公关公司，这些事情就是由公关公司代为处理。
1. 确定活动时间
2. 确定活动地址
3. 提供新闻通稿
4. 提供媒体邀请函
5. 拟邀请媒体
6. 确定合作媒体
7. 活动流程对接
8. 媒体到场接待
9. 活动宣传报道
10. 合作反馈汇报
为了更好向外公开一项重要决策，或一个新产品，召开发布会进行宣传，已然成为企业必不可少的传播手段。
然而，作为公司的媒介执行人员的你，在每次召开发布会之后，是否有过这样的痛点：
1、媒体沟通难度大，发稿时间不固定
2、媒体的发稿内容不符合公司的宣传目标
3、媒体发稿意愿低，内容容易出现死链
......
深挖原因，发布会前期的准备工作至关重要。比如内容部分媒体邀请函、品牌宣传资料的撰写工作，以及在媒体沟通环节上，寻找对口记者进行精准沟通的操作步骤。以上环节，牛媒云发布团队均有丰富的实践经验。
本文仅从如何定制化媒体稿件的细节出发，提供记者精准沟通三步骤，助力解决稿件“难产”问题。
1、熟悉记者线口，对接精准角度
了解媒体，才能真正做到看碟下菜。在沟通媒体环节中，如果不了解媒体的内容属性，不熟悉邀请记者的稿件，就很难实现高效沟通，产出优秀稿件。
那怎么划分媒体呢？比如产业线口，就需要找中国经营报、第一财经、21世纪经济报等媒体了。
2、逐一沟通，提供选题参考，实现公关命中
按照线口对媒体进行划分排序之后，就需要逐一询问记者报道的意愿角度，提供选题角度参考，为记者定制稿件，实现公关命中。
3、内容审核不要忘，避免出现“改稿难”
在媒体沟通过程中，媒介也带有检查任务。团队必须建立多方审核机制，内容层面需要项目负责人、文案等多方确认审核再发记者，以免出现改稿难的状况。
以上三个步骤，主要用来解决“发稿难”的场景。如果企业发布会流程的工作足够充分，自然可以省略一些内容。现在选择牛媒云发布，可以帮你一站式解决发布会难题。
为什么选择牛媒云发布团队？
牛媒云发布团队拥有一套成熟的媒体沟通策略，谙熟不同的媒体调性，可通过新闻挖掘提炼最有价值的新闻点，采取有针对性的邀请方式，最大化触达记者的认知。
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同时，团队还拥有以下5项核心优势：
1.媒体资源全面覆盖，全国各地各主流媒体记者均可邀请到。覆盖900多家报社和杂志，10万多名记者。
2.牛媒平台独创“新闻助理”模式，可对每名记者的性格、写稿风格进行透彻的研究。
3.可通过精准沟通物色有锐度的记者，把握稿件深度与出稿质量。
4.可针对媒体分类分层次分阶段进行沟通，定制化输出素材，形成多角度多题材报道集群。
5.独创协同写作公关套路，帮助记者写稿，降低记者采写难度，准确把握媒体出稿方向。
