Question

提升项目管理能力，你需要掌握这5个重点

Answer 1

项目管理有多重要？

《Fortune》杂志曾指出， 项目管理能力，已经成为一项职场人士的必备技能。

而在2009年，任正非也曾提出， “一家好的企业，必然要以项目为中心；优秀的企业员工，必然要具备项目管理能力。”

2021年，华为成为了全球领先的ICT供应商，5G技术全球第一，得力于始终贯彻 “以项目为中心”。

在华为，项目管理能力被认为所有员工的核心竞争力。有能力管好项目的员工，职位和收入也要高出其他人很多。

在百度百科中，对项目管理（Project management）的解释为：运用各种相关技能、方法与工具，为满足或超越项目有关各方对项目的要求与期望，所开展的各种计划、组织、领导、控制等方面的活动。

里边阐述了 “运用各种相关技能、方法与工具” ，也就是说，作为一名在职场人，做好项目管理只有方法论还不行，还得使用高效的管理工具。

合适的管理工具不仅可以提高个人/团队的生产力和效率，还可以使组织为高影响力项目带来的变化做好准备。

因此，为了发挥最佳性能，我们需要充分利用项目管理的工具。

一般而言，项目管理有五个常规流程： 启动、计划、执行、监控和收尾。

拿到一个新的项目，不要急着做任务分解，否则很容易导致需求不明确，及因为需求沟通不够而出现各种各样的问题，甚至是自己没有想到的一些情况。

拿到一个新项目，第一步是明确项目需求，紧接着确定项目目标， 关于项目目标，必须满足SMART（目标管理）原则，即：

S：具体性（Specific）—— 目标应该明确具体，不能笼统

M：衡量性（Measurable）—— 可以通过定性或定量方式对目标进行衡量

A：可实现性（Attainable）——目标在付出努力的情况下是可以实现的

R：相关性(Relevant)——目标必须和其他目标具有相关性

T：时限性（Time-bound）——需在特定限期完成目标

明确了项目目标后， 紧接着就要定义相关方的期望值，最后选择项目组成员。

项目管理的计划阶段是项目实施过程中非常重要的一个阶段。

在这个阶段，为了能使项目团队的工作有序的开展，你需要完成的是分解工作任务、估算任务工期、安排时间进度、计划风险与沟通等工作内容。

首先，可以利用 飞项 创建一个项目。

然后，利用SMART原则的可实现性（Attainable） ，将整体项目分解为可消化的小任务，让协作人 清晰过程里的实现路径。

紧接着，再结合SMART原则的时限性（Time-bound），为每个任务设置 关键节点和截止日期 ，让每一个执行者都能按时保质保量在预算内完成任务。

最后，拆解完项目，下一步就是合理分配、落实到人。

我们需要做的，就是利用 SMART原则的具体性（Specific） ，即把相关任务的具体指标、标准要求在分派事项的背景信息里交待清楚，使得任务更加清晰， 然后在邀请协作人里通过微信好友、飞项协作人等为他人派发事项。

所派发的事项，会以卡片的形式发送到执行者的微信聊天窗口，即时实现事项的同步协作。

待协作被接受之后，事项就会自动进入对方的日程之中，每天通过日报提醒其该事项的进展和办理。

项目的执行具体包括项目的前期工作、范围变更、记录项目信息、激励组员，强调项目范围及目标等。

在项目执行过程中，最重要的内容就是项目信息的有效 沟通 ， 以保证信息及时的传递。

在飞项上，无论是项目，还是细分的子任务，都有一个 单独的IM ，无需额外在微信上新建新的群聊，且各个任务之间信息互不干扰。

沟通过程中，我们可以 对沟通内容的文字、文件等标记重点 ，且飞项对“重点”、“文件”会自动提炼，再也不用“爬楼”找干货，即便是新邀小伙伴也能快速了解事项的重点内容，省时又高效。

协作过程中，为了推动事项的进展，难免需要开个会议讨论，而会议结束后，也会产生相应的待办事项，以及发布即时公告等等。

所以，飞项除了有事项协作和日程管理外，还支持在对应的事项中 发起会议预约、时间征集、待办创建和发布公告 等促进协作行为的小工具。

项目管理的监督阶段贯穿项目始终，是保证项目朝目标方向前进的重要过程，就是要及时发现偏差并采取纠正措施，使项目进展不偏离目标方向。

飞项的 “事项脉络图” ，一定程度上依据了 SMART原则的相关性(Relevant)， 它可以让我们直观监控整个事项的进度情况、先后的主次、以及谁在负责什么都一目了然。

一旦发现问题，作为项目管理者必须要对计划内容和时间表进行调整，使得实际进展与计划保持一致，以保证项目能够顺利进行。

当项目进入总结与验收阶段时，项目就进入了收尾。传统的项目总结只是站在当前项目的角度思考，这对后续的工作几乎不起作用。

而加入知识管理的方法，面向未来思考，则可以在沉淀项目经验教训的基础上，有效提高组织未来相关类似项目的执行，同时避免重复犯错。

当项目进入收尾阶段，一方面飞项会自动储存并归类项目文档。

另一方面，飞项的 笔记关联事项功能 可以做复盘总结，这对于项目管理来说是相当有用的；即在飞项的笔记上，总结出未来同类项目可能犯的错误及可应用的优秀点，接着将该总结笔记关联相关事项， 分享给协作成员 。

如此一来，这些项目文档和总结的经验笔记，就会成为公司的知识信息，为后续员工所用。

无论你的项目目标是什么，了解并把控好项目管理有五个阶段： 启动、计划、执行、监控、收尾， 一切从项目的实际出发进行调整和控制，才能使项目朝着正确的方向发展，提高项目的成功率。

当然，理清了项目管理全流程还远远不够，作为一名职场人还需要通过不断的实践， 根据负责项目的复杂程度，选择合适的管理工具， 然后在实际做项目的过程中加深理解，积累经验，这样才能真正掌握项目管理的精髓。