Question

简述公共档案设置中“编码原则”的含义

Answer 1

1. 唯一性原则：在档案馆（室）中，档案档号应当具有唯一性，即不同的编号对象应被赋予不同的代码，确保一个代码仅对应一个编号对象，避免混淆和重复。
2. 合理性原则：档号结构的设计必须与馆藏档案的整理分类体系相匹配。这意味着档号系统的构建应当符合档案整理的科学性和逻辑性，以便于检索和管理。
3. 稳定性原则：一旦档案档号被确定，就应保持其稳定性，不应随意更改。这有助于确保档案的连续性和可追溯性，减少由于频繁更改档号所带来的混乱。
4. 扩充性原则：档号系统应具备足够的扩充性，能够适应未来档案数量的增加。这要求在设计档号时考虑预留足够的递增空间，以满足档案长期管理的需要。
5. 简单性原则：档号应尽可能简洁明了，这有助于减少编码错误，节省存储空间，并提高档案管理的效率。简短的档号便于快速识别和处理。
附加信息：案卷目录号的设置应根据档案的整理情况来确定。可以根据不同的时间、组织机构、保管期限、专题或载体形态来建立案卷目录号。通常，每个案卷目录应包含的案卷数量以三位数为准。如果案卷数量不足100，一般不会单独设立案卷目录；而当案卷数量超过1000时，则应考虑建立新的案卷目录。
（参考资料来源：百度百科-编码规则）