Question

如何推行村级档案工作规范化标准化

Answer 1

推行村级档案工作规范化、标准化是实现新农村建设、为三农服务的重要中间环节，在搞好新农村建设、为三农服务的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。

一、文件资料收集齐全是推进村级档案工作规范化、标准化的基础性前提
文件资料是档案的前身，档案由各类村务工作、活动中形成有资料转化而来。可以说资料制发的怎样，不仅仅决定村务活动本身的质量。同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此，我们在收集资料中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。第一把好纸质关，尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。第二把好材料书写格式关、要注意检查材料是否履行了签发手续，是否符合审批权限，落款是否与材料一致，有无日期等等。第三把好材料书写字迹关，要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
二、推行“科学分类、以我为主“立卷归档不重复原则是实施村级档案工作规范化、标准化的关键环节

相近文件、材料的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现村级档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“科学分类、以我为主”原则就是解决问题、实现目标的关键性工作。“科学分关、以我为主”立卷归档原则，即归档的文件、材料就是要以本单位形成的文件、材料为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进村级档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件、材料阶段任务的才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”不重复原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件、材料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复性和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“科学分类、以我为主”立卷归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住内容的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为实现村级档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
三、提高案卷质量是推进村级档案工作规范化、标准化的可靠保证
在长期的工作实践中，目前村级档案中存在着三个问题，一是文件的形成不够规范，行文不标准；二是有的材料不够完整、齐全；三是有些村干部思想认识不到位、资料分散、收集困难。部分村干部普遍认为自己管辖内形成的资料，就是自己管理范畴，仍不知档案是由他们手里文件资料转化来的，而文件资料转化为档案应具备两个条件，第一是留存，第二是归档。文件资料向档案转化是人为的，是人们有意识“挑选”出来的。在“挑选”过程中，由于个人对档案工作的认识和业务水平上的差距，导致了档案在形成、收集、立卷归档工作中的差距。案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进村级档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好各个方法问题，以有利于村级档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于村级档案规范化管理。还有一方面，为提高档案工作人员的水平，笔者认为在村级档案工作中要找准工作重点，注重抓基层、抓基础。最后一方面要保持兼职档案人员相对稳定，加强档案专业知识方面的培训，要深入基层，加强指导，为实现村级档案工作的科学化、标准化、规范化打下坚实的基础。